Как рассчитать kpi сотрудника формула
Опубликовано: 07.05.2025
Чтобы повысить коэффициент работы сотрудников, на предприятиях вводится специальная система Key Performance Indicators (ключевые показатели эффективности). Она позволяет определять текущие задачи, и при помощи различных бонусных программ стимулировать деятельность работников в этом направлении. Такой подход делает людей максимально заинтересованными в реализации поставленных целей, что повышает доходность организации. Что такое KPI-показатели и как их рассчитать с образцами формул и примерами, плюсами и минусами внедрения – опишем по порядку.
Что это такое
Это особый способ выяснить, насколько организованность группы лиц соответствует требованиям компании. Так владельцы бизнеса могут определить результативность того или иного рабочего процесса и корректировать посредством выплаты премий. При этом данные работы каждого отдельного сотрудника привязывают к общим значениям всей команды.
При этом важно сделать так, чтобы разные службы организации не противоречили и не останавливали развитие, а действовали в едином направлении. С помощью активной мотивации персонала и сопоставимых показателей можно добиться улучшение в любых сферах: продажи, привлечение новых клиентов качество отгрузок и прочее.
Виды KPI
У системы Key Performance Indicators нет каких-либо ограничений в выборе приоритетов или применяемых формулах. Поэтому в различных компаниях могут как совпадать способы расчета результативности деятельности, так и разительно отличаться. Чаще всего владельцев интересуют следующие статьи:
- затраты – сколько было потрачено ресурсов в денежном эквиваленте; функционирование – как реагирует потребитель на изменение стратегии и насколько это соотносится с поставленными целями;
- производительность – совокупность задействованных мощностей;
- эффективность – признак по которому определяют, как работает решение, и рассчитывают его по соотношению значений (например, отношение выручки к тратам);
- итоги – получилось ли добиться обозначенных задач.
В зависимости от того, какие показатели хочет определить владелец, формула, как считать KPI, будет отличаться.
Хотите внедрить «Склад 15»?
Получите всю необходимую информацию у специалиста.
Нужно ли внедрять вычисления в бизнес
Конечно, ведь это отличный способ оценить работу сотрудников, подразделений и всей организации в целом. Собственник сможет не только узнать экономическое состояние своего детища, применяя метод сравнения разных периодов в динамике, но и улучшить:
- Заменить фиксированный оклад на зарплаты, соизмеримые фактическому труду каждого отдельного человека. Это исключит ситуации, когда один работает за троих, а другой в это время имитирует занятость.
- Разработать подходящие инструкции, которые позволят совершенствовать результаты: повысить сервис, продажи, кооперацию между отделами и прочее.
- Определить цели и миссию компании, оптимизировать трудовую деятельность контролирующих должностей.
Поэтому знать, как рассчитывается показатель KPI по формуле нужно любому бизнесу, в котором есть необходимость в проведении оценочного анализа всей сферы в целом или каких-либо ее этапов.
Так как владельцы по-разному видят темпы развития предприятия и при этом назначают несколько задач, которых желают достичь, что значительно влияет на выбор системы Key Performance Indicators. Например, одним необходимо увеличить производительность труда сотрудников на 10%. А другие ставят в приоритет достижение роста прибыли с каждой единицы производимой продукции на 5 руб. А третьи хотят и того и другого.
Формулы
Чтобы оценить всех, кто работает в организации, по КиПиАй разрабатывается матрица, или указ о целях. Общая форма выглядит так:
- G=((F–С)/(D– C))*100%.
- Ключевые показатели – то, что работодатель хочет получить от персонала. При этом, в зависимости от занимаемой должности, человеку будут предъявлены определенные критерии.
- Веса – указываются числа в диапазоне в интервале от 0 до 1, где один является наиболее высоким значением. Показывает приоритеты, которыми наделен предыдущий столбец с учетом задач организации.
- База – самые минимальные цифры, которых нужно придерживаться. Все, что находится ниже, считается отсутствием результата, становится вопрос о необходимости такого сотрудника.
- Норма – то, сколько было достигнуто за аналогичный промежуток, который был до этого. Это требуется выполнить каждому работнику в обязательном порядке. Если получилось меньше, значит, не справился со своими обязанностями.
- Цель – необходимо достичь в указанный срок. Он призван стимулировать персонал на получение наилучшего положения.
- Факт – сколько по итогу заданного периода.
- Индекс дает понятие о том, как полученное разнится с нормативом.
Образец
Пример методов расчета показателей KPI по формулам можно рассмотреть на примере маркетолога интернет-магазина. Для этого требуется выбрать не менее трех и не более пяти основных коэффициентов, на которые будут опираться руководители и работники:
- 1 – как много было привлечено клиентов на страницу;
- 2 – число покупок, совершенных одним и тем же человеком;
- 3 – оставил ли покупатель благодарный или негативный отзыв, рекомендацию после приобретения товара на аккаунте в социальных сетях или сайте.
Далее нужно определить вес всех полученных результатов, где общая сумма будет равна единице. Максимальное значение отнести к самому важному (приоритетному) обозначению. Получается так:
- новые люди – 0,6;
- повторения – 0,25;
- письменные отметки – 0,15.
Потом потребуется проанализировать данные по статистике за последние шесть месяцев по каждому показателю и составить план:
Key Performance Indicators
Исходное значение (в среднем за 30 дней)
Плановое обозначение, больше на 20%
всего 192 новичка
Доля человек, повторно приобретших товар
42 раза купили снова
Сколько лиц, воспользовавшихся услугой, оставили положительный отзыв или рекомендацию на ресурсах предприятия
Введем показатели, пример расчета КПЭ ниже:
Так и получается, что владелец поставил задание, к которому сотрудник стремился, а фактические цифры — дают понимание того, чего действительно добился сам специалист-маркетолог. По приведенной выше таблице сразу становится понятно, что работник перевыполнил задачу, что считается отличным результатом, а потому поощряется премиальной надбавкой к основной заработной плате.
Как рассчитать формулы КиПиАй:
- Общая сумма вознаграждения 56000 рублей.
- Размер фиксированной ставки 39700 руб.
- То есть, премиальная часть составляет 16300 (при 100%).
В этом примере человек даже превысил по требованиям, поэтому его нужно выплатить полную зарплату и выписать премию:
- 16300/100*13,7=2233,1 (столько будет надбавка);
- Итого: 56000+2233,1=58233,1.
Но вот если индекс ключевых показателей эффективности получился в результате меньше 99 %, то сотрудник не только лишается прибавки, но и доли заработной платы пропорционально.
Как рассчитать KPI для магазина
Для того чтобы нормализовать работу в розничной продаже, было изобретено бесчисленное количество расчетов, измеряющих их деятельность. Для начала — это объем проданного товара. На втором месте — оценка приоритетов покупателей в ассортименте, далее соотношение цены. Отсюда же рассчитывается зарплата работника: за основу берутся реализованные продукты и услуги.
Отношение реальных потребителей (тех, кто воспользовался сервисом компании) к потенциальным клиентам (те, кто не решился ничего взять по любой причине) называется конверсией. Она помогает рассчитывать заинтересованность и вовлеченность менеджеров. Например, в зал зашло 300 лиц, из них 80 купили что-либо. Далее следует такой расчет: (80:300)*100 = 26,666%.
Кроме этого, рентабельность работающих в настоящее время в организации людей можно оценить по среднему чеку. Объем всей выручки за день нужно поделить на пробитые чековые ленты, цифра в углу листа. Так можно определить лояльных клиентов, готовых прикупить что-то помимо списка, а также рассчитать, сколько потребуется человек на их обслуживание. Остальных сократить или перевести в другое подразделение.
Количество единиц, проданных одному покупателю, характеризуют правильность выкладки товара и определяют процент влияния маркетинговых мероприятий, направленных на увеличение продаж.
Легко отслеживать и регистрировать все операции поможет ПО от «Клеверенс» «Магазин 15». С его помощью можно оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы: к примеру, проводить приемку товара по штрихкодам или инвентаризацию прямо в торговом зале.
Как рассчитать показатели KPI для склада
Для эффективной работы в соответствии с поставленными владельцами предприятий приоритетами нужно установить некоторые стандарты. Рассмотрим подходы к организации КиПиАй совокупности клиентского сервиса:
Доказано: сотрудники любой компании работают в разы эффективней, если перед ними стоят конкретные задачи и предусмотрены «плюшки» за их безукоризненное выполнение.
В этой статье мы расскажем, что такое KPI сотрудников (ключевые показатели эффективности), как их рассчитать, а затем безболезненно внедрить в работу организации.
Что такое KPI?
KPI (расшифровка аббревиатуры: Key Performance Indicator) — количественно измеримый показатель эффективности конкретной деятельности и фактически полученных результатов.
Виды KPI компании:
- результата — какой результат получили в процессе выполнения задач;
- затрат — использованное количество ресурсов;
- производительности (эффективности) — соотношение результата и затраченных на его достижение материальных ресурсов и времени.
Итак, если говорить о KPI в интернет-маркетинге, то их можно разделить на 4 группы:
- Целевые — ключевые показатели результативности, значение которых указывает на то, достигли вы поставленных маркетинговых целей или нет.
- Процессные — оценка эффективности самого процесса работы. Благодаря анализу показателей KPI, можно ускорить выполнения задач за счет выявления и устранения замедляющих факторов на каждом из этапов выполнения задач.
- Проектные — система расчета эффективности конкретного проекта, например, анализ показателей для сайта.
- Внешней среды — это количественно измеримые показатели на рынке, на которые не может повлиять конкретный сотрудник (колебание ценовых показателей). Их нужно учитывать при разработке целевых KPI.
Например, если вы хотите, чтобы в этом месяце ваша компания продала на 20 % больше, значит количество успешных сделок — это KPI для отдела продаж. Если вы поставили цель заполучить 200 новых клиентов, то количество привлеченных покупателей — KPI интернет-маркетолога.
Но важно понимать, что достижение ключевых целей компании напрямую зависит от качественного выполнения плановых задач всеми сотрудниками отделов предприятия.
Нельзя перевести отдел продаж на такую систему, а маркетологов и производство оставить на фиксированной ставке. Работа менеджера по продажам напрямую зависит от результатов деятельности маркетингового отдела (продвижение продукта, развитие бренда, реклама, привлечение потенциальной ЦА и т.д.) и от бесперебойной работы производства (качество продукта, скорость изготовления, объемы).
Если менеджеры материально мотивированы, то другие отделы, работающие на «фиксе», вряд ли будут предпринимать какие-либо лишние телодвижения ради того, чтобы менеджеры выполнили свой план.
Все подразделения должны работать сообща ради общего блага — достижения цели компании.
Нужно ли внедрять KPI в бизнес?
Система оценки KPI в последнее время стала неотъемлемой частью построения эффективного бизнеса. Особенно это касается предприятий, задействованных в торговле, где крайне необходима четкая система анализа работы каждого подразделение, учет расходов и продаж.
Стоит подчеркнуть, что ключевые показатели эффективности деятельности организации успешно применяются в крупных предприятиях, имеющих четкую структуру подразделений и управленцев.
Используя расчет показателей продуктивности, руководитель может объективно оценить работу каждого отдельного сотрудника в конкретных цифрах, а также определить наименее эффективных людей в своей компании. Далее — мотивировать их на выполнение задач, а если результат по-прежнему будет неудовлетворительным — заменить на более продуктивных специалистов.
KPI используется не только для оценки эффективности работы, но и для построения мотивационной системы персонала в процессе геймификации бизнеса. Суть KPI, как и любой другой системы мотивации сотрудников, состоит в том, чтобы объединить цели конкретного работника с общими целями компании. То есть желание вашего специалиста зарабатывать больше должно логично пересекаться со стремлением выполнить и перевыполнить конкретный план.
Далее мы поговорим о том, для чего нужны KPI интернет-маркетологу, как их правильно составить.
Как разработать KPI интернет-маркетолога?
Давайте подробнее рассмотрим KPI (ключевые показатели эффективности) и примеры их применения.
Прежде всего необходимо решить, какие задачи в вашей компании выполняет интернет-маркетолог. Важно учитывать, что формула расчета KPI сработает только в том случае, если показатели по задачам маркетолога математически измеримы и зависят от самого специалиста.
5 показателей эффективности маркетолога:
Для выполнения этих задач маркетологу выделяются определенные человеческие (дизайнеры, аналитики, копирайтеры, программисты и т.д.) и материальные ресурсы. Без контролируемого бюджета вы не сможете соотнести потраченные ресурсы с полученным результатом маркетолога.
Чтобы запустить систему, вам необходимо:
- определить глобальную цель компании — какой результат вы хотите получить за определенный промежуток времени;
- сформулировать и поставить конкретные цели маркетологу;
- разбить оклад маркетолога на фиксированную часть и премиальную, которая будет зависеть от показателей эффективности (например: 70 % — фиксированная ставка, а 30 % — оплата за выполнение плана);
- определить ключевые показатели оценки работы маркетолога;
- разработать план с оптимальным значением показателей эффективности.
Кроме того, чтобы организовать процесс постановки задач, оперативно вносить данные и обеспечить контроль выполнения KPI, необходимо внедрить CMS-систему, в крайнем случае воспользоваться функционалом Excel.
Расчет KPI на конкретном примере
Как рассчитать KPI? Давайте разберем на примере маркетолога интернет-магазина.
Шаг 1. Выбираем 3 ключевых показателя эффективности маркетолога (рекомендуется брать 3-5 показателей):
1 — количество привлеченных клиентов на сайт;
2 — количество повторных покупок существующих клиентов;
Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Общая сумма весов равна 1. Максимальный вес относим к наиболее важному (приоритетному) показателю и получаем:
- новые клиенты — 0,5;
- повторные покупки — 0,25;
- отзывы — 0,25.
Шаг 3. Анализируем статистические данные за последние полгода по каждому показателю и составляем план:
Шаг 4. Ведем расчет KPI, пример которого ниже:
Цель — это плановый результат, которого должен достичь маркетолог, факт — фактически достигнутый показатель.
Мы видим, что маркетолог выполнил план не полностью, но общий показатель равен 113,7 %, что является более чем удовлетворительным результатом.
Шаг 5. Рассчитываем оплату. Общая сумма вознаграждения маркетолога — $800, размер фиксированной ставки — $560, переменной части — $240. Полную премию маркетолог получает за индекс, равный 1 (или 100 %). То есть, 113,7 % — это перевыполненный план, за него маркетолог получает дополнительный бонус. Итого: 560+240+32,88 = $832,88.
Если индекс ключевых показателей эффективности менее 99 %, переменная часть вознаграждения (премия) пропорционально уменьшается.
Благодаря такой таблице мы видим проблемную зону, с которой маркетолог не справился. Возможно, это результат неправильной стратегии повышения лояльности клиента. С другой стороны, задача могла быть провалена по причине неадекватного плана. Так или иначе, этот участок необходимо взять на контроль. В случае, если ситуация не улучшится, стоит пересмотреть требования KPI.
Придерживаясь этой логики, вы поймете, что такое KPI в продажах, на производстве и других подразделениях, как их нужно рассчитывать и внедрять.
Формат расчета может меняться в зависимости от поставленных целей. В него могут включаться новые значения. Например, вводится показатель числа выполненных, невыполненных целей, подключается система штрафов за низкие результаты по приоритетным позициям плана.
Например, если план выполнен менее, чем на 70 %, то переменная часть вознаграждения может вовсе не выплачиваться сотруднику.
Существует и такой вариант системы вознаграждения за выполнение плана продаж:
Как мотивировать команду на выполнение KPI
Мотивировать команду на продуктивную работу можно не только деньгами. Приятные бонусы, подарки, дополнительные выходные, тренинги за счет компании и другие «плюшки» могут вдохновить сотрудника не хуже, чем зарплата. Такая система также основана на контроле показателей эффективности, но в этом случае оклад сотрудника не зависит от результатов его работы. А вот за выполнение плановых задач он получает баллы, которые обменивает на желаемый бонус.
Таким образом, можно оставить сотрудников на фиксированном окладе, но в то же время мотивировать их на выполнение плана.
В команде Marketing Gamers, к примеру, внедрена игровая система мотивации, где за успехи в работе сотрудники получают «эмпы» (внутренняя валюта MG). Эти баллы помогают нашим специалистам быстрее достигать целей и воплощать мечты в реальность: прыжок с парашютом, путешествие или новый гаджет.
Это игровая схема мотивации для сотрудников MG:
В качестве заключения
Введение KPI — часто болезненный процесс. Не все сотрудники могут быстро переключиться на новую систему. Несложно понять беспокойство человека, который раньше отрабатывал свои часы, а в конце месяца забирал фиксированную сумму. Но преодолеть сопротивление можно, внедряя систему постепенно:
Введение системы KPI в работу организации — это справедливая зарплата, увеличение результативности бизнеса, сплоченная и мотивированная команда. Каждый сотрудник заинтересован в достижении целей компании, так как эти цели напрямую связаны с его собственными.
А как вы планируете внедрять KPI в свой бизнес? Возможно, вы уже разработали и внедрили собственную систему KPI? Поделитесь с нами в комментариях!
KPI (в русской расшифровке КПЭ — ключевые показатели эффективности) — это система показателей, позволяющая оценить результат выполняемых действий. Наиболее часто она применяется при разработке комплекса мер по мотивации и стимулированию персонала. Как рассчитывается KPI?
KPI: как внедрить
Показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI) — это числовые индикаторы деятельности сотрудника, отдела либо предприятия в целом. На основании этих индикаторов и строится система мотивации и оплаты труда работников.
Внедрение подобной системы включает несколько этапов.
Определение стратегии развития и целей компании
На этом этапе важно определить общий вектор движения компании, а также делегировать полномочия, т. е. установить, каким образом конкретное подразделение может поучаствовать в достижении общих целей.
Определение конкретных индикаторов и разработка системы оплаты труда с их учетом
После формулировки задач для каждого подразделения необходимо установить конкретные индикаторы, с помощью которых можно оценить, насколько каждый сотрудник отдела приблизился к достижению общей цели, насколько успешно он справляется со своим участком работы.
Показатели KPI, система расчета определяются индивидуально, исходя из особенностей работы каждого сотрудника. Они могут быть, например, такими:
Важно, чтобы KPI отвечали следующим требованиям:
- определенность;
- понятность;
- измеримость;
- реалистичность выполнения.
Когда индикаторы определены, разрабатывается формула расчета KPI; пример определения заработной платы с учетом КПЭ:
В зависимости от выполнения КПЭ и начисляется премия.
Тестовый запуск
Удобно внедрить КПЭ сначала в одном отделе, чтобы провести обкатку и устранить возможные недочеты, а уже потом распространить ее действие на компанию полностью.
Анализ эффективности и доработка
В случае возникновения проблем как система КПЭ в целом, так и отдельные индикаторы могут быть переработаны.
KPI: как посчитать
На рынке существуют специализированные CRM, позволяющие отслеживать и считать КПЭ практически в автоматическом режиме. Однако для мелких компаний или в начале внедрения системы их использование может оказаться неоправданно дорогим и нецелесообразным. В таких ситуациях удобнее всего вести расчет KPI в excel или подобных табличных редакторах, имеющихся в каждом офисе.
Поскольку ключевые индикаторы непосредственно влияют на заработную плату, считать их логично по итогам месяца.
Алгоритм подсчета включает следующие шаги:
- Определяем вес каждого показателя в порядке значимости. При этом наиболее значимым считается индикатор, чье влияние на конечный результат максимально.
- Оцениваем, каких показателей достиг каждый сотрудник. Удобнее всего занести их в таблицу следующего вида:
Возможны 3 варианта:
- Кр = 1 — работник выполнил план и получает дополнительно премию в полном размере.
- Кр > 1 — работник перевыполнил план и к его зарплате добавляется полная премия и бонус, размер которого зависит от процента перевыполнения плана.
- Кр < 1 — работник не выполнил план, премия в таком случае начисляется в уменьшенном размере или не начисляется вовсе.
Расчет KPI в excel: примеры и формулы
Проиллюстрируем описанный алгоритм на примере. Для удобства расчетов воспользуемся табличным редактором еxсel.
Зарплата маркетолога ООО «Маркетинг +» Николаевой О.А. состоит из следующих частей:
- оклад — 1000 у. е.;
- премия за выполнение плана — до 100 % от оклада, в зависимости от процента выполнения;
- бонус за перевыполнение плана, в зависимости от перевыполнения.
Для нее установлены следующие ключевые показатели:
В марте маркетолог Николаева О.А. сработала с такими результатами:
Рассчитаем для нее индекс KPI и коэффициент результативности:
При этом формула KPI в excel будет выглядеть следующим образом:
Николаева О.А. перевыполнила план и ее смело можно премировать.
Заработная плата будет рассчитываться следующим образом:
Плюсы и минусы KPI
Системы, основанные на КПЭ, вовсе не универсальны и имеют как положительные, так и отрицательные стороны.
К минусам таких систем можно отнести:
- сложность внедрения. Разработка KPI достаточно сложна и затратна и влечет за собой значительные трудовые, временные и материальные затраты;
- сопротивление работников. Зачастую сотрудники не понимают, чем внедрение КПЭ может быть им полезно. А если организация идет по пути наименьшего сопротивления и вместо добавления к окладу премий или других стимулирующих выплат просто дробит его на постоянную и переменную части, недовольство работников только растет и мотивация их к труду снижается;
- невозможность внедрить систему в отношении «творческих» работников. Для дизайнеров, художников и многих других специалистов разработать КПЭ достаточно сложно. Также трудности могут возникнуть и при внедрении в отделах, непосредственно не влияющих на прибыль предприятия, а выполняющих обслуживающие функции: бухгалтерия, IT-отдел, канцелярия и пр.
К плюсам КПЭ относят:
- повышение мотивации сотрудников (при правильном внедрении). Помимо материальной (премии в зависимости от выполнения КПЭ), использовать и систему нематериального стимулирования. Например, наиболее результативные менеджеры в первоочередном порядке включаются в кадровый резерв для зачисления на руководящие должности;
- экономия фонда отплаты труда. Несмотря на высокие первоначальные материальные затраты, при дальнейшем использовании система позволяет поощрять только действительно эффективных сотрудников;
- улучшение системы контроля. При использовании KPI для оценки эффективности конкретного сотрудника можно легко оценить, с какими аспектами работы он справляется хорошо, а где возникают проблемы.
Образец таблицы по расчету KPI
- Светлана Черных (Кузнецова)
1100р на момент конца 2020 года).Если месячный оклад и чин считаются отдельно - то прибавка к зп составит 1100 р.Если слагается с месячным - прибавка составит 1100 * 6 = 6600. Вопрос - стоит ли надеяться на лучшее? :DСпасибо!
Key Performance Indicators, они же KPI (по-русски читается как «ки-пи-ай», хоть это и не вполне правильное произношение) сейчас вводят почти все компании — это позволяет им контролировать работу сотрудников. Но всё равно непонятно, как они это делают и справедливая ли это система. KPI — что это такое (простыми словами), давайте подробнее разберем в этой статье.
Содержание статьи:
KPI что это такое простыми словами
Ключевые показатели эффективности (иногда их называют не показателями, а параметрами), они же KPI или КПЭ — это показатели результативности и эффективности работы сотрудников и целых отделов, выраженная в цифрах.
Руководство любого предприятия ставит перед подчинёнными некие задачи, и то, насколько эти задачи оказались выполнены к определённой дате (например, последнему числу месяца), и есть КПЭ.
Благодаря KPI руководители могут:
- объективно оценивать результаты работы линейных сотрудников;
- распределять премиальные выплаты не поровну, а справедливо — согласно фактическим затратам времени и сил, вкладу в общее дело;
- создавать более точные и эффективные инструкции, рабочие регламенты;
- видеть слабые стороны работников, устранять пробелы в их знаниях и навыках;
- планировать, на какой уровень и за какой срок может подняться бизнес, если квалификация персонала останется неизменной.
КПЭ — это, грубо говоря, расчёт производительности труда (КПД), только по нескольким критериям, которые должны соблюдаться одновременно.
Для каждого специалиста KPI рассчитывается индивидуально:
По желанию руководителя в личные KPI могут быть включены и универсальные параметры. Это могут быть количество опозданий за месяц (если их нет, сотруднику присваивается высший балл), число переработок (например, если один менеджер заменяет другого на время болезни в свой выходной), выполнение дополнительных функций.
Что такое KPI в продажах
Ключевые показатели эффективности могут преследовать как краткосрочные, так и долгосрочные цели. К долгосрочным может относиться, к примеру, увеличение годового оборота, а к краткосрочным — повышение качества работы менеджеров.
Чтобы понимать, что такое KPI в продажах, нужно увидеть, какие именно показатели помогут в работе.
Возможных параметров множество, но внедрять все их сразу вовсе не обязательно: так проще запутаться и потратить необоснованно много времени на оценку признаков, не влияющих напрямую на эффективность именно в вашей сфере.
KPI подразделяются на основные (результативные) и предупреждающие (текущие). Первые говорят об успешности развития компании в целом:
- количестве завершённых сделок;
- тенденции к увеличению годового оборота, дохода;
- средней сумме сделки;
- количестве новых и удержанных компанией клиентов.
Предупреждающие показатели — это эффективность каждого отдела продаж и каждого менеджера в отдельности. Он показывают:
- с какой скоростью менеджеры обрабатывают лиды;
- сколько лидов выходит на сделку и какова её средняя сумма;
- сколько звонков совершает менеджер за день, сколько из обзвоненных проявляют интерес к продукту.
Главное, что демонстрируют предупреждающие показатели, — длительность воронки продаж и её эффективность, то есть количество завершённых воронок.
Если воронка стабильно прерывается на каком-то этапе, можно проследить, что именно менеджер делает не так, и провести с ним дополнительное обучение, чтобы он мог работать лучше.
Разберем пример
Представим, что конверсия из посетителей сайта в лиды (то есть в потенциально заинтересованных клиентов, давших какую-либо обратную связь на маркетинговые действия, — например, оставивших на сайте заявку на перезвон) — высокая, но сделок тем не менее заключается мало. Проследим действия менеджера по продажам с момента получения заявки до момента возможной сделки:
- менеджер перезванивает клиенту;
- проводит анкетирование, консультирует, при необходимости высылает коммерческое предложение;
- если нужно, выезжает к клиенту для презентации продукции;
- получает заявку на услугу или перезванивает повторно для заключения сделки.
Если исследовать параметры каждого этапа, можно выявить недочёты в работе менеджера. Например, презентаций проведено много, а количество купивших продукт — невысокое, то есть проблема с конверсией появляется в момент, когда менеджер демонстрирует продукт.
В этом случае имеет смысл руководителю отдела продаж выехать с менеджером к клиенту и посмотреть, что он делает не так и в какой момент клиент отказывается от покупки продукта или услуги.
Скорее всего, проблема будет решена без тотального исследования работы менеджера, ведь не придётся тратить лишних сил и времени на отслеживание и проверку всей воронки продаж.
Бывает, что на разных этапах с момента оформления заявки на сайте или другого проявления заинтересованности клиента ведёт не один, а несколько менеджеров (чаще всего в крупных компаниях). Особенно обидно в этом случае, когда из-за некомпетентности сотрудника, проводящего презентации или занимающегося подготовкой договора, страдают те, кто работал с клиентом до них (ведь их доход тоже зависит от количества закрытых сделок). Здесь оценка показателей эффективности тоже необходима — чтобы понять, в каком месте прерывается цепочка.
Для чего нужен KPI в продажах
Арт Башлыков - автор блога
Привет. Я тут записал небольшой курс про то, как я создаю свои проекты с нуля, продвигаю их и зарабатываю. Будешь участвовать?
Благодаря показателям эффективности руководитель может наблюдать, насколько хорошо выполняется план по продажам. Полезно взять несколько главных показателей и оценивать их состояние один или два раза в неделю. Это поможет увидеть, меняется ли эффективность работы продажников.
Главными показателями могут быть:
Особенно важен такой параметр, как средний чек сделки. Дело в том, что на одну и ту же сумму можно продать и 50 кнопочных телефонов, в народе известных как бабушкофоны, и один смартфон с бриллиантовой инкрустацией.
В первом случае конверсия будет в 50 раз выше, чем во втором, однако это несправедливо по отношению к менеджеру, который вывел клиента на дорогостоящую покупку.
Благодаря контролю над средним чеком можно избежать этой несправедливости и таким образом продемонстрировать свою лояльность к сотруднику — а, как известно, работник, который уверен, что его ценят, трудится лучше.
Есть ещё один важный показатель, о котором иногда забывают, — количество дополнительных продаж. Порой они кажутся мелкими и незначительными, но менеджеры, которые не пренебрегают ими, могут в месяц продать дополнительных товаров и услуг на сумму ещё одной крупной сделки, поэтому стоит обращать внимание на количество проданных одному и тому же клиенту за один раз позиций.
Внедрение KPI удобно тем, что помогает оценивать не только количественные параметры, но и качество обслуживания клиентов. Этим система KPI выгодно отличается от старого варианта «оклад плюс процент от продаж», потому что продажа, несмотря на то, что состоялась, может быть некачественной.
Разберем пример
В компании работают два менеджера. Продукт недорогой (скажем, подключение домашнего интернета), поэтому количество клиентов, согласившихся на сделку, довольно большое.
Можно сделать вывод, что качество работы первого менеджера ниже, чем второго, несмотря на кажущуются более высокую эффективность. Это не отразилось бы на оценке их работы и на их зарплате, если бы КПЭ не были внедрены. Таким образом, они помогают экономить средства компании, поощряя работников только за реальные достижения. Поэтому, если о говорить о том, что такое KPI, простыми словами, — это система, которая однозначно оптимизирует оплату труда.
Как рассчитывать KPI по шагам
Для расчёта KPI сейчас чаще всего используются CRM-системы (аббревиатура расшифровывается как Customer Relationship Management), в которые менеджер может внести данные сразу после общения с лидом или клиентом, — это избавляет от заполнения лишних отчётов и документов (отчёт можно выгрузить прямо из CRM). Таким образом, у сотрудника остаётся больше времени на выполнение своих прямых обязанностей, а вероятность потери важной информации становится ниже.
Сейчас много CRM, с помощью которых можно рассчитывать KPI сотрудников. Вот некоторые из них:
- Megaplan;
- Salesap;
- Bitrix24;
- RegionSoft;
- OneBox;
- amoCRM и другие.
Большинство из них — платные, но есть и варианты с бесплатным функционалом (например, Bitrix и Megaplan).
В небольших компаниях внедрять CRM может быть на первых порах невыгодно. В этом случае можно вести подсчёты в таблице Excel или Google. Есть и промежуточный вариант — частичное внедрение CRM только для того отдела, работа с которым требует максимальной автоматизации. Это может быть, к примеру, колл-центр компании — в нём работает максимальное число сотрудников, а параметров, по которым оценивается их работа, довольно много.
Основные правила расчёта:
- ключевых показателей не должно быть много (оптимально 4–7 позиций);
- все они должны быть величинами, измеримыми в цифрах.
Для продажника это может быть оценка согласно проценту выполнения плана, для сотрудника, консультирующего уже действующих клиентов по продукту (например, работника службы технической поддержки пользователей), — ряд оценок качества консультаций.
Пример расчёта KPI
Представим, что менеджер по продажам Виталий Н. имеет оклад 20000 рублей. Остальное в его зарплате — переменная часть: 3% с каждой продажи и дополнительная премия по показателям эффективности. Способ расчёта может быть простым (20000 — сумма оклада — принимается за единицу):
| Индекс KPI (выполненный процент от плана) | Премиальный коэффициент |
| менее 70 % | нет премии |
| 71–75 % | 0,5 |
| 76–80 % | 0,6 |
| 81–85 % | 0,7 |
| 86–90 % | 0,8 |
| 91–95 % | 0,9 |
| 96–100 % | 1 |
| 101 % и более | 1,2 |
Таким образом, при выполнении плана продаж на 82 % Виталий получит 34000 + процент от продаж, а при перевыполнении его свыше 100 % — 44000 + процент.
Есть и другая схема, согласно которой фиксированный бонус не начисляется, но процент от каждой продажи будет выше, если выше будет выполненный процент от плана:
| Индекс KPI (выполненный процент от плана) | Стоимость одной заявки для Виталия |
| 70 % и менее | 1 % |
| 71–85 % | 2 % |
| 86–95 % | 3 % |
| 95 % и выше | 4 % |
В этом случае учитываться может как общий план отдела, так и план по личным продажам. Возможно совмещение двух этих схем — так, чтобы работники были замотивированы не только соперничать, но и сотрудничать.
Можно оценивать работу Виталия и по большему количеству параметров, выражая их в балльной системе:
| Показатель и норма | 80 % от плана | 100 % от плана |
| 600 результативных звонков лидам в месяц | 5 баллов | 7 баллов |
| 10 % назначенных встреч | 7 баллов | 10 баллов |
| 50 % заключённых договоров (от встреч) | 10 баллов | 15 баллов |
| 75 % дополнительных продаж | 7 баллов | 10 баллов |
| 75 % возврата клиентов | 10 баллов | 15 баллов |
Если будет выбрана такая система личного поощрения, то начисляемая премия будет зависеть от количества заработанных за месяц Виталием Н. баллов — следовательно, от конверсии на каждом из этапов ведения клиента.
В заключение
KPI — что это такое: простыми словами — формула, помогающая оценить, насколько эффективно работает компания, от рядового сотрудника до руководителя.
Первоначально внедрение ключевых показателей эффективности может показаться сложным и не очень нужным в сравнении с обычной системой премирования сотрудников.
Однако, если разобраться и выработать параметры, которые необходимы для качественной работы именно вашей организации, можно сделать качество обслуживания выше, а оценку работы менеджеров — более удобной и прозрачной.
Кроме того, введение KPI сэкономит компании деньги, потому что ситуация станет более справедливой: вы будете поощрять материально исключительно тех, кто вкладывается в ваш бизнес и приносит ему больший доход.
KPI – показатель эффективности, позволяющий объективно оценить результативность выполняемых действий. Данная система применяется для оценки различных показателей (деятельности всей компании, отдельных структур, конкретных специалистов). Она выполняет не только функции контроля, но и стимулирует трудовую активность. Часто на основе KPI строится система оплаты труда. Это методика формирования переменной части зарплаты.
KPI ключевые показатели эффективности: примеры в Excel
Стимулирующий фактор в системе мотивации KPI – денежное вознаграждение. Получить его может тот работник, который выполнил поставленную перед ним задачу. Сумма премии / бонуса зависит от результата конкретного сотрудника в отчетном периоде. Объем вознаграждения может быть фиксированным или выражаться в процентах к окладу.
Каждое предприятие определяет ключевые показатели эффективности и вес каждого индивидуально. Данные зависят от задач компании. Например:
- Цель – обеспечить план продаж продукта в размере 500 000 рублей ежемесячно. Ключевой показатель – план продаж. Система измерения: фактическая сумма продаж / плановая сумма продаж.
- Цель – повысить сумму отгрузки в периоде на 20%. Ключевой показатель – средняя сумма отгрузки. Система измерения: фактическая средняя величина отгрузки / плановая средняя величина отгрузки.
- Задача – увеличить число клиентов на 15% в определенном регионе. Ключевой показатель – число клиентов в базе данных предприятия. Система измерения: фактическое число клиентов / плановое число клиентов.
Разброс коэффициента (весы) предприятие также определяет самостоятельно. Например:
- Выполнение плана менее 80% - недопустимо.
- Выполнение плана 100% - коэффициент 0,45.
- Выполнение плана 100-115% - коэффициент 0,005 за каждые 5%.
- Отсутствие ошибок – коэффициент 0,15.
- В отчетном периоде не было замечаний – коэффициент 0,15.
Это лишь возможный вариант определения мотивационных коэффициентов.
Ключевой момент в измерении KPI – отношение фактического показателя к плановому. Практически всегда заработная плата сотрудника складывается из оклада (постоянной части) и премии (переменной / изменяемой части). Мотивационный коэффициент влияет на формирование переменной.
Предположим, что соотношение постоянной и изменяемой частей в зарплате – 50 × 50. Ключевые показатели эффективности и вес каждого из них:
Примем следующие значения коэффициентов (одинаковые для показателя 1 и показателя 2):
Таблица KPI в Excel:
- Оклад – постоянная часть заработной платы зависит от количества отработанных часов. Для удобства расчетов мы предположили, что фиксированная и переменная часть зарплаты равны.
- Процент выполнения плана продаж и плана работ рассчитывается как отношение фактических показателей к плановым.
- Для расчета премии используются коэффициенты. Формулы в Excel расчета KPI по каждому сотруднику: Мы приняли, что влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных одинаковое. Значения коэффициентов тоже равны. Поэтому для расчета показателя 1 и показателя 2 используются одинаковые формулы (меняются только ссылки на ячейки).
![Формула.]()
- Формула для расчета суммы премии к начислению – =C3*(F3+G3). Плановую премию умножаем на сумму показателя 1 и показателя 2 по каждому сотруднику.
- Заработная плата – оклад + премия.
Это примерная таблица KPI в Excel. Каждое предприятие составляет собственную (с учетом особенностей работы и системы премирования).
Матрица KPI и пример в Excel
Для оценки работников по ключевым показателям эффективности составляется матрица, или соглашение о целях. Общая форма выглядит так:
- Ключевые показатели – критерии, по которым оценивается работа персонала. Для каждой должности они свои.
- Веса – числа в интервале от 0 до 1, общая сумма которых равняется 1. Отражают приоритеты каждого ключевого показателя с учетом задач компании.
- База – допустимое минимальное значение показателя. Ниже базового уровня – отсутствие результата.
- Норма – плановый уровень. То, что сотрудник должен выполнять обязательно. Ниже – работник не справился со своими обязанностями.
- Цель – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель, позволяющий улучшить результаты.
- Факт – фактические результаты работы.
- Индекс KPI показывает уровень результата по отношению к норме.
Формула расчета kpi:
Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) * 100%.
Пример заполнения матрицы для офис-менеджера:
Коэффициент результативности – сумма произведений индексов и весов. Оценка эффективности сотрудника наглядно показана с помощью условного форматирования.
Читайте также: