Как улучшить офис для работников

Опубликовано: 07.05.2025

Вот тебе раз! Мы-то думали, что в рунете много сказано о том, как заставить коллектив работать эффективнее. А вот и нет: статей на эту тему очень мало, а если они и есть, то какие-то однобокие. Но мы исправили ситуацию и подготовили по-настоящему полный материал. Несколько дней изучали вопрос, добавили много знаний из личного опыта. Не то что мясо - вырезка!

Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.

Часть первая - прокачиваем себя и коллектив

Начните с себя

Руководитель - душа коллектива. Как полководец в армии. Вы либо можете повести за собой людей, либо нет. Если нет - вы плохой руководитель и идти дальше бесполезно. Поэтому самый профессиональный, замотивированный и дисциплинированный человек в команде - это босс.

Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”

Вы всегда должны быть в гуще событий, особенно в сложных ситуациях. Ничто так не расхолаживает коллектив, как начальник, приезжающий на работу к обеду подписать бумаги. Уж если ему наплевать, думают подчиненные, то нам - тем более.

Для того, чтобы стать профи, нужно постоянно учиться. Семинары, книги, обучающие видео - все пойдет в дело. Идеально, если обучение войдет в привычку. Час в день - на обучение. Ищите новые веяния, подсматривайте новшества конкурентов, словом, держите руку на пульсе.

И последнее - мотивация лидера. Для себя вы можете работать ради чего угодно, но подчиненные должны думать, что вы трудитесь ради идеи. Человек, по-настоящему любящий свое дело и верящий в него, вызывает восхищение у любого. Восхищение и зависть. Все хотят заниматься любимой работой. Поэтому еще раз: ваш главный мотиватор - светлые идеалы. Это должны видеть подчиненные. А теперь переходим к первому киту эффективного коллектива.

Мотивация

Мотивация - это желание работать. Замотивировать сотрудника - значит предложить ему цель, ради которой он станет трудиться. Бывает материальная и символическая. Примеры материальной мотивации:

деньги. Не будем лукавить - это самый мощный мотиватор в мире. Можно сколько угодно кормить соловья (сотрудника) баснями о великой цели, но за копейки он работать не будет. Сама по себе большая зарплата - не мотиватор, к любым деньгам быстро привыкают. Деньги начинают мотивировать, когда работник чувствует связь между хорошей работой и суммой на банковском счете. Поработал ударно - получил премию. Сдал проект раньше срока - прибавка к окладу. Вот так это работает;
карьера. В принципе это тоже деньги, но с примесью статуса. Быть старшим менеджером круче, чем простым. А получать за это в два раза больше денег - вообще красота;
бонусы и привилегии. Компенсация стоимости проезда, питание, корпоративная сотовая связь - все это тоже хорошие мотиваторы.

Символическая мотивация:

вклад в общее дело. Когда сотрудник чувствует, что от него что-то зависит, к нему прислушиваются, его идеи воплощаются в жизнь, это сильно повышает лояльность и эффективность работы;
командный дух. Если работник понимает, что коллектив - его вторая семья, он старается больше. Отшельники и одиночки работают менее эффективно бывают и исключения;
простое человеческое спасибо. Похвалы за успешную работу, одобрение руководителя и коллег мотивирует не по-детски.

Это были примеры положительной мотивации, а есть еще и отрицательная. Тоже бывает материальная и символическая. Наказать рублем и лишить премии - отрицательная мотивация. Заставляет быть внимательнее и ответственнее относиться к своим обязанностям. Выговор, замечание - способ заставить работать лучше, не прибегая к финансовым инструментам.

К мотивации можно применить творческий подход. Например, выбирать лучшего сотрудника недели и поощрять его. Только лучший сотрудник недели - это скучно. Пусть лучше это будет “Монстр маркетинга месяца”. И наоборот “Свинюшка недели” - антипремия самому неаккуратному работнику, чей стол вечно завален хламом.

Дисциплина

Железная дисциплина серьезно повышает эффективность коллектива. Даже если рассуждать математически, то получится, что чем больше сотрудники пинают валяют дурака, тем меньше они работают. Но это не главное. Если с дисциплиной в отделе бардак, то бардак будет и в головах у сотрудников. Перечислим главные правила дисциплины. Мы подсмотрели их на режимных предприятиях советского образца - там с дисциплиной все в порядке:

внутренний трудовой распорядок. Это режим работы. Рабочее время - с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00. Два перерыва по 10 минут в течение рабочего дня. Напечатать на листочках и развесить в отделах, строго следить за соблюдением. Хочешь задержаться или уйти раньше - все только с письменного согласия начальника;
субординация. Старший менеджер подчиняется начальнику отдела, а ему - менеджеры по продажам. Вассал моего вассала - не мой вассал. Через голову прыгать нельзя. Приказы не обсуждаются;
должностные инструкции. Это документ, в котором подробно перечислены права и обязанности сотрудников. Они у каждого свои: у менеджеров, у маркетологов, у бухгалтера. Можно скачать из интернета типовые инструкции и переделать их под свою специфику;
замещение отсутствующего руководителя. Начальник уехал в отпуск и в офисе праздник - все дружно забросили дела и зависают в соцсетях? Чтобы этого не произошло - назначайте исполняющего обязанности. Приказом, под роспись работников. Пусть знают, что в отсутствие начальника отдела должны подчиняться старшему менеджеру;
дресс-код. А почему бы нет? Никто не говорит, что нужно по полной закрутить гайки и заставлять сотрудников ходить исключительно в костюмах. Но запретить шорты, треники и глубокие декольте - вполне разумно.

В дисциплине главное - система. Здесь тоже нужна мотивация на соблюдение правил. Штрафа за опоздание, выговоры за невыполнение распоряжений - все это должно быть систематизировано. Главное правило - никаких исключений. Если что-то можно, то можно всем и всегда. Нельзя - значит нельзя никому и никогда. Точка.

Профессионализм

Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:

Первичный инструктаж при приеме на работу. Проводится для введения новичка в курс дела. Лучше, если инструктаж проведет непосредственный руководитель. Нужно рассказать, чем тут занимаются, как происходит рабочий процесс и что вообще за работа.
Чтение должностных инструкций. Не нужно сразу направлять человека в гущу событий. Дайте ему денек-другой на изучение нормативной документации. А вместе с ней подсуньте почитать дельные книги, например, по маркетингу и основам продаж. Потом устройте небольшое собеседование и посмотрите, как новичок усвоил материал.
Работа под присмотром опытного сотрудника. Помогает новичку адаптироваться в коллективе и быстрее освоить обязанности. На роль наставника выбирайте самого грамотного работника, который сможет не только показать, но и рассказать и объяснить.
Обучение в учебных центрах. Повышение квалификации нужно проводить постоянно. Чем чаще, тем лучше. Единственное, на что нужно обратить внимание - качество обучения. Сейчас из каждой дырки лезут желающие научить вас и ваших сотрудников всему и сразу. Поэтому тщательно подходите к выбору курсов. Хорошее обучение стоит приличных денег. Спикеры имеют хорошие отзывы, их работы легко найти в интернете. Молодые мальчики и девочки, которые бесплатно готовы поделиться своими знаниями, на эту роль не годятся.
Посещение семинаров, конференций и выставок. Если к вам в город едет известный бизнесмен и хочет почитать лекции - не упускайте эту возможность. Езжайте на мероприятие сами, посылайте сотрудников - хотя бы несколько человек. Так они наберутся новых мыслей и будут фонтанировать свежими идеями.
Заведите в офисе небольшую библиотеку. Тематику литературы подбирайте исходя из рода вашей деятельности. Для продажников подойдут книги по маркетингу и SMM, для копирайтеров - литература по написанию статей. Пусть каждый сотрудник имеет доступ к книгам.

Часть вторая - создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче - тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество - это возвращение заказчика, а не продукции”;
проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные - это будет только плюс;
проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Как работать за грязным столом или когда на рабочем месте творится настоящий хаос? Вот несколько идей для офиса:как превратить офис в место, где хочется работать и становиться продуктивнее от Yaware тайм трекер.

Зажимы бывают разных размеров, поэтому вы можете приобрести те, которые подходят по толщине вашим кабелям. Прикрепите их к столу и протяните кабельную головку, примерно так:

Хотя мы пытаемся украсить наши тусклые офисы яркими картинами и поделками, отчаянные попытки самоделки часто терпят неудачу. Вместо этого попробуйте ухаживать за офисным флорариумом.

Университет Эксетера провел исследование в 2013 году на выставке цветов в Челси и выявил некоторые довольно интересные факты: офисные цветы повысили общее самочувствие персонала на 47%, улучшили творческий потенциал на 45% и увеличили производительность на 38%.

Другое исследование, проведенное Техасским университетом, обнаружило, что люди, окруженные зеленью, генерировали на 15% больше идей.

Всё еще не уверены, стоит ли приобрести растение прямо сейчас? А знаете ли вы, что они помогают снизить умственную усталость, повысить внимательность и снизить артериальное давление?

Выбор, конечно же за вами, но мы считаем эту идею для улучшения работы самой простой и универсальной.

Как часто вы пытались сосредоточиться, только чтобы понять, что вы не можете, потому что вам просто не комфортно ?

Для тех кто искал как улучшить работу в офисе оригинальным методом:

Популярным методом в США для повышения продуктивности является резиновая утка на рабочем столе. Такую “фишку” используют многие программисты для решения проблем: они объясняют каждую строку кода, которую они создали, своей утке. В ходе размышлений вслух они наталкиваются на проблему, которая мешает нормальной работе программы.

Мало того, что это делает рабочий стол чуточку веселее, но в случае, если вы чувствуете себя застрявшими, разбитыми или растерянными, вы можете взять ее и поболтать с ней.

Вместо того, чтобы терять ручки в одном из ваших жалких бездонных ящиков для шкафов, храните их в банке Pringles (конечно, сначала промойте ее водой).

Deutsche Bank имеет более 900 офисов, разбросанных по 40 странам мира; они владеют 60 000 произведений искусства. У них даже есть глобальный руководитель искусства!

В некоторых офисах, есть большие конференц-залы с причудливыми, откидными стульями. Но знаете ли вы, что встречи на самом деле ужасное время и пустая трата денег?

Не делайте этого с вашими сотрудниками. Вместо того, чтобы пытаться создать уютную атмосферу на собраниях, займите их делом.

Советы (физические, а не групповые, полные инвесторов и настойчивых заинтересованных сторон) чрезвычайно универсальны. Одна компания повесила доску в центре своего офиса и позволяла людям анонимно писать вопросы и слова поддержки на заметках.

Если вы ненавидите ужасную атмосферу картин, то этот вариант будет отличным способом добавить много цвета в простую комнату.

Вы можете использовать пробковую доску в своем личном рабочем пространстве, чтобы повесить важные квитанции и отслеживать заказы или предстоящие звонки.

Если вы дружелюбный, доверчивый работодатель, который позволяет вашим сотрудникам одалживать вещи из офиса, вы всегда можете использовать его для этих целей.

Техника Pomodoro уникальна, потому что это одна из немногих тактик производительности, которая действительно работает. Он был создан итальянцем по имени Франческо Чирилло (вероятно, вот почему таймер почти всегда имеет форму помидора?) И в основном утверждает, что люди, естественно, имеют короткие интервалы внимания.

Довольно просто, правда?

Люди ужасно концентрируются на длинных проектах, поэтому вместо этого сосредотачивайтесь на том, чтобы делать вещи с 25-минутными интервалами. Установите часы на 25 минут, а затем сделайте 5-минутный перерыв. После четырех из этих сессий (почти 2 часа продуктивности!) Вы получили право на 20-минутный перерыв.

Но если вы этого не сделаете, то лампочки, имитирующие дневной свет, могут помочь создать ощущение благополучия. Кроме того, они подавляют мелатонин, нейрохимическое вещество, которое помогает вам чувствовать сонливость.

Эфирные масла все еще в моде. И да, это правда, что ограниченная ароматерапия оказывает положительное влияние на производительность, концентрацию и благополучие.

Вы можете купить маленький диффузор, и разместить его на своем столе, если ваши соседи не возражают. Одними из лучших ароматов для работы являются мята, лимон и жасмин.

По одному в каждой руке, верно? Разве не так все сейчас делают?

Как руководителю добиться эффективной работы сотрудников? Можно ставить жесткие KPI и ввести систему штрафов, но так недалеко и до массового увольнения. Лучше – принести в офис растения, предусмотреть возможность дневного отдыха и добавить в интерьер ярких красок.

Анастасия Воробьева, редактор MediaGuru, рассказывает о том, как рабочая атмосфера влияет на здоровье и продуктивность сотрудников.

Как же я устал от этой работы – жить не хочется! Знакомое состояние? Скажем прямо, не только вам: японцам оно знакомо в буквальном смысле. Ежегодно здесь случается около десяти тысяч «кароси» – смертей от переработок.

У нас все не так запущено, но и не особо радужно. Белые воротнички в худшем случае бегут к психиатрам с неврозами, депрессиями и паническими атаками. В лучшем – переходят к гибкому графику и удаленной работе. По разным прогнозам, через десять лет последних станет большинство.

Спрашивается, как быть руководителям? Что делать с текучкой, как удерживать сотрудников в офисных застенках и решать проблемы продуктивности среди вечно уставших подчиненных?

Прогрессивные компании уже нашли ответ и создали в своих офисах такие условия, чтобы домой уходить не хотелось. Выбирайте идеи и пользуйтесь, результат не заставит ждать.

Конкурс ВТБ – придумай имя голосовому помощнику и выиграй Iphone 12

Природные ресурсы

Свежий воздух, пение птичек, мурчание кошек и все приятности из этой серии – бесплатный релакс от матушки-природы. Такой контакт:

успокаивает нервы;
повышает активность мозга;
избавляет от головной боли;
поднимает настроение.

Медитировать под аудио с шумом моря, ветра и дождя – не считается. Вот аквариум с рыбками – другое дело.

А на крыше офиса JetBrains летом появляются пуфики. Работники дышат свежим воздухом, любуются видом на Исаакиевский собор и вдохновленно возвращаются к делам.

Первое место по реализации идеи отдаем офису Selgascano Architecture в Мадриде. Здание расположено в лесу и частично погружено в землю – эффект уединения с природой реализован на 100%. Счастливые сотрудники без ограничений наслаждаются красивыми видами и лесным воздухом, что полезно для мозга и здоровья в целом.

Альтернативные идеи, которые уже внедрены в некоторых компаниях:

домашних питомцев – с собой на работу;
живой уголок с черепашками, кроликами, енотиками и ответственным за их уход человеком;
корпоративные пикники на полянке, у речки, в парке, на даче;
маленький огород в офисе (Googleplex тому пример).

В конце концов, поставьте в помещении хотя бы растения. Чем не частичка природы?

Тихий час

«Что за дичь – мы вам не детсад, а серьезная организация!» Между тем сиеста или обеденный сон активно практикуется в Японии, Китае, странах Южной Европы и Латинской Америке. Когда-то явление считалось нормой даже у нас, но в советские годы его признали «буржуазной пагубной привычкой».

Побочки недосыпа – усталость, головные боли, невнимательность, тремор – можно приравнять к похмелью (вспомните себя после бурного празднования). Это грустно с точки зрения рабочей продуктивности и вредно для здоровья. А вот «тихий час» для ваших тружеников – эликсир работоспособности:

стимулирует творческий потенциал;
улучшает концентрацию;
поднимает настроение;
снижает риск развития диабета и заболеваний сердца;
избавляет от депрессии.

Тихий час – это выгодно. Он сберегает ваши миллионы, а иногда и миллиарды рублей, ведь отдохнувший сотрудник выполняет за рабочий день в три-четыре раза больше и лучше, чем вялый и сонный.

Мы – народ крепкий, готовый пахать с утра до вечера во благо общему делу. Или нет? Смотрим статистику:

30% россиян недосыпают из-за сверхурочки;
25% продуктивности теряют сотрудники по причине недосыпа;
49% людей засыпало на рабочем месте;
56% наблюдали спящих коллег;
21% людей клонит в сон во второй половине рабочего дня;
около 18 миллиардов рублей в год выплачивают страховые компании на лечение заболеваний, вызванных недосыпом.

Сотрудники Google и Apple давно практикуют дневную дремоту. Хотите, чтобы ваша команда не отставала по результатам? Дайте ребятам чуть-чуть поспать. И, желательно, не на рабочем столе.

Компания Avito оборудовала для сотрудников боксы с мягкими стенами, как в корабельных каютах – спальную зону «Avito Яхта». Ну а для тех, у кого морская болезнь, есть Avito Village. Здесь спальные места оформлены как полки в поезде.

Сбербанк, «Яндекс», «РусГидро» и другие крупные компании поставили в офисах специальные капсулы для сна. Они расслабляют мышцы и успокаивают нервы звуками прибоя, дыхания, стука сердца. Если уснул, система разбудит через 20 минут и напомнит, что капсул мало, а уставших коллег – много, пора и честь знать.

Китайцы с оборудованием не заморачиваются и спят где придется: на диванах, ковриках для йоги или прямо на рабочем столе.

Если для вас вид спящих бездельников – чересчур, то введите более гибкий график работы. Когда человек – сова, распорядок с 8 до 17 вселяет в него уныние.

Физическая нагрузка

Живчики не дадут соврать – спорт приводит в порядок и физическое, и эмоциональное здоровье. А вот чем грозит офисная пассивность:

боли в пояснице;
мигрень;
синдром плечелопаточного периартроза;
болезнь Гоффа;
простатит;
ожирение;
гастрит и язва желудка;
геморрой.

И нужны вам такие больные сотрудники в перспективе? Вот штаб-квартиру Google давно оборудовали тренажерными залами, бассейнами и настольными тренажерами для битья. Все – для дорогих, в буквальном смысле, работников.

В московском офисе компании тоже поддерживают принцип «здорового духа в здоровом теле»: здесь есть активная зона отдыха с настольным футболом, теннисом, шахматами (а что, это тоже спорт) и другими активными развлечениями.

Головной офис «2ГИС» тоже оборудован комнатами отдыха, в одной из которых можно «порубиться» в теннис. Здесь же периодически проходят корпоративные турниры по хоккею, дартсу, футболу.

И зачем все эти поводы отвлечься от работы?

Повышение работоспособности;
профилактика утомляемости;
укрепление здоровья и предупреждение многих заболеваний;
снижение беспокойства и стрессов;
улучшение настроения и желание творить, побеждать.

Еще вариант – производственная гимнастика. Отнимает десять минут и состоит из простейших упражнений. Пользы полно, а стоит – нисколько! Собрались с утра в офисе, встали в стройные ряды и поехали заниматься. Если увлечет, можно повторить в обеденный перерыв.

Звучит безумно? Скажите это сотрудникам «Газпром трансгаз Югорска». Их зарядка, которую делали две с половиной тысячи человек, попала в Книгу рекордов России и Европы.

Релаксация

Отвлекаться от работы – нормально, без этого никак. А что будет, если вообще запретить своим бездельникам перерывы?

Головные боли;
снижение зрения;
потеря концентрации;
хроническая утомленность и недовольство руководством (а там недалеко до заговора и революции);
депрессии, отсутствие мотивации и вдохновения;
эмоциональное перегорание.

Соответственно, немного отдыха приводит к лучшей работе, что полезно и сотрудникам, и бизнесу. Но за неимением комфорта многие сотрудники переключаются на гаджеты, сплетни с коллегами, перекуры. В общем, все что угодно, кроме продуктивности.

В заботливых компаниях иначе. В российском офисе Philips стоят массажные кресла и музыкальный аппарат, а в петербургском здании Radario есть целая терраса для отдыха на крыше. В теплое время здесь зонтики, шезлонги и турниру по кикеру. Само собой, только в перерывах.

В офисе компании «Яндекс» есть массажный салон, зал для йоги и музыкальная комната. А сотрудники Google могут расслабиться и отдышаться от работы даже в душе.

Еще один образец для примера – офис SoundCloud в Берлине. Там можно сходить в библиотеку, позаниматься йогой в отдельной комнате или зависнуть перед камином. Для ярых интровертов предусмотрено целое помещение со звукоизоляцией, где можно остаться наедине со своим приятным обществом.

организуйте музыкальные паузы: включайте Моцарта, «КиШ», Бузову – все, что приводит команду в восторг;
распечатайте гимнастику для глаз и выдайте каждому. И зрение подтянут, и отвлекутся от работы немножко;
временами балуйте работников коллективным пиром: угощайте пирожками, фруктами и прочими вкусняшками за общим столом.

Интерьер

Стандартная проектировка, серые и безликие кабинеты. Все это вызывает уныние. По словам психологов, неуютная атмосфера отнимает у сотрудников драгоценную мотивацию, раздражает и утомляет.

Другое дело – яркие стены, цветочки, картины, статуэтки и остальные приятные мелочи. Согласно статистике, люди, которые работают в классном офисе, счастливее, здоровее и продуктивнее остальных. Кстати, наша команда трудится как раз в таком. Подтверждаем: счастливы, здоровы, продуктивны.

Видели, что творится в офисах LEGO, Google, Microsoft? Кроме яркого и современного дизайна, там есть горки. Чтобы спуститься ниже этажом, нужно прыгнуть в трубу и скатиться. С подъемом сложнее, конечно.

Тех, кто в душе аристократ, вряд ли оставит равнодушным офис Good Technology. Здесь в некоторых кабинетах и модерн, и фешенебельность джентльменского клуба, и великосветская атмосфера. Представляете, какие идеи рождаются у местных «жителей»?

Что сделать с интерьером, когда финансы поют романсы?

Добавьте естественное освещение. Чем больше света, тем позитивнее и креативнее сотрудники – таков обоюдный вердикт психологов и дизайнеров. Снимите тяжелые портьеры, господа! И организуйте регулярное мытье окон.
Внесите яркие элементы. Добавьте в офис зеленого, желтого, оранжевого, модного «стебля перца» или «красного джокера» – команда заработает продуктивнее и энергичнее. Оттенки интерьера прямо влияют на мышление: от позитивно-бодрого до пессимистично-угрюмого.
Обеспечьте комфортные бытовые условия. Позвольте сотрудникам чувствовать себя в офисе, как дома. Термопот, уютный коврик под столом (который можно потоптать разутыми ногами), удобные кресла, холодильник, микроволновка – мелочи, а приятно.

Помните, что ваша команда проводит на работе треть жизни. Чем лучше вы заботитесь о сотрудниках, тем больше отдачи получаете. Хотите, чтобы бизнес стал эффективнее, показатели выше, а работники круче – позвольте команде иногда абстрагироваться и отдыхать.

Фото: Павел Поташников, probusiness.by

В белорусском бизнес-сообществе офис все больше рассматривается как рабочий инструмент. И все чаще обращается внимание на здоровье сотрудников, иногда проводящих на работе по 10-12 часов. Какие гаджеты и современные офисные фишки способны облегчить работу и повысить эффективность — рассказывают Анастасия Григорьева, эксперт по организации офисного пространства и ведущий дизайнер компании Офис Солюшнз Евгения Литреева.

— Будущее, описанное в фантастических фильмах, где искусственный интеллект полностью берет на себя функционал сотрудника из сферы обслуживания, не так уж далеко. Робот-секретарь или робот-уборщица, занимающие место человека и освобождая его от бытовой рутины и неудобств, уже не кажутся такой уж фантастикой.

Евгения Литреева
Ведущий дизайнер компании Офис Солюшнз

Анастасия Григорьева
Эксперт по организации офисного пространства Офис Солюшнз

Но если подобного рода изобретения в Японии или Америке развиваются бешеными темпами (вспомнить того же робота «Вакамару», способного выполнять секретарские функции и давать справки), то в белорусских офисах робот пока может разве что протереть пыль или помыть стекло, забирая часть функций у уборщицы.

Робот Вакамару. Фото с сайта wikimedia.org

При этом мы все-таки наблюдаем изменение сознания в белорусском бизнес-сообществе: офис все больше и больше воспринимается как инструмент работы. Еще век назад кардинальной переменой в кабинете была замена деревянной мусорки на металлическую, чтобы невзначай брошенный окурок не пропалил имущество компании. Сегодня офисы меняются в сторону совершенствования пространства и автоматизирования некоторых рутинных процессов.

Мы собрали информацию о новинках, которые только начинают приходить в белорусские офисы — медленными, но верными шагами.

1. Капсула восстановления сил. Изобретение это родом из Силиконовой долины, где обитают ИТ-специалисты с зачастую ненормированным рабочим графиком. На первый взгляд, капсула восстановления сил напоминает симбиоз маленького космического корабля и кушетки психоаналитика. И в некотором роде она действительно вобрала в себя признаки этих двух вещей: по-настоящему футуристическая установка с вращающимся куполом и кожаным матрасом, она помогает работнику в момент стресса или усталости отдохнуть и набраться сил.

Если бы мы следовали всем правилам, которые предписывают нам врачи, то каждые 60−70 минут должны были бы вставать с рабочего места и делать зарядку, отвлекаться бы на 10−15 минут от текущих задач.

В реальности же работник может сидеть часами за компьютером, стараясь не отвлекаться на лишние действия или раздражители. Как следствие, ко второй половине рабочего дня человек выдыхается, у него падает производительность и ему трудно сосредоточиться.

Капсула призвана заменить недостаток отдыха 20-минутным перерывом. Как это работает:

Работник ложится в капсулу, закрывая себя куполом, — в этом есть элемент психологической защиты и абстрагированности от окружающей среды
Нажимает кнопку — и запускается одна из трех предустановленных программ для разных типов нервной системы

Кто-то возразит, что и обычная кушетка или диванчик могли бы быть более простой и дешевой альтернативой. Возможно. Но комплекс восстановления сил многофазный и не такой простой, как может показаться на первый взгляд. В работу капсулы включаются:

Визуальная терапия с изменением цветов подсветки внутри капсулы
Аудиотерапия: использование музыки с белыми шумами, что стимулирует появление тета-ритмов в коре головного мозга, отвечающих за восстановление и глубокое расслабление
Легкая вибрация матраса, которая сопровождает сеанс погружения в поверхностный сон, напоминая тем самым электрическое массажное кресло

Все это помогает человеку качественно отдохнуть без погружения в глубокий сон и при этом строго контролировать время, отведенное на отдых. Не каждый способен сам вернуться к работе ровно через 10 минут отдыха, как это делал Штирлиц.

Фото с сайта blogspot.com

2. Стол с регулировкой высоты. Сегодня дизайнеры озадачены не только созданием красивого и эргономичного офиса. Головная боль последних лет — забота о здоровье сотрудников, проводящих на работе из-за большого количества задач и их интенсивности по 10−12 часов. Ни для кого не секрет: работая сидя, сотрудник сутулится — это ведет к появлению остеохондроза; сидит близко к монитору — это вредит зрению; неправильно настраивает высоту сидения — к концу дня болят и отекают ноги.

Компании по разному борются с малоподвижностью сотрудников:

Организовывают отдельные спортивные мини-залы в офисе
Размещают в офисе спортинвентарь
Некоторые компании (в основном ИТ) приобретают для своих сотрудников корпоративные абонементы в фитнес-клубы

Порой дизайнеры и вовсе идут на маленькие хитрости, если структура офиса это позволяет. Например, размещают принтер, кухню или какое-то ключевое помещение на другом этаже, стимулируя тем самым необходимость хоть немного двигаться в течение дня.

На Западе пошли дальше: многие компании отказались от стандартных сидячих рабочих мест и отдали предпочтение регулируемым по высоте столам. Такая конструкция не только позволяет чередовать положение тела человека в течение дня, она также очень удобна при обсуждении коллегами срочных вопросов. Один из главных плюсов работы стоя: снижается нагрузка на спину и ноги. В США и Европе такие решения очень распространены. В Беларуси нам пока известен только один офис, полностью оснащенный столами с регулировкой высоты

Фото с сайта amazonaws.com

3. Система сокрытия звука. Система сокрытия звука (sound masking system) обычно находит свое применение в офисах типа open space — для того, чтобы разговоры коллег не отвлекали остальных сотрудников от работы.

Мозг человека устроен так, что звуки и шум, не несущие информационную ценность, через некоторое время будут восприниматься как ненавязчивый фон. Например, журчание ручья, шум ветра, ниспадающего водопада или даже разговор на иностранном языке. Такие звуки не отвлекают человека, а в некоторых случаях даже наоборот — расслабляют или помогают концентрироваться. И шанс прижиться им в рабочем пространстве гораздо выше обычного разговора коллег на отвлекающие темы.

Концепция системы сокрытия звука как раз заключается в том, чтобы заглушать речь фоновым шумом подобного рода. Это значит, что формально сотрудник видит и осознает общение коллеги по телефону или обсуждение с товарищем какого-то важного вопроса, но фактически слышит звуковой ряд, помогающий не вдаваться в детали разговора.

Источник сокрытия звука. Фото с сайта integrate-expo.com

Работает sound masking system следующим образом: в потолочной части офиса располагаются специальные источники звука на частотах, близких к частотам человеческой речи, что делает раздражающий гул менее различимым, и, следовательно, менее отвлекающим. Шум системы напоминает работу кондиционера на малых оборотах.

4. «Умные» пленки для стеклянных перегородок. Сами по себе стеклянные перегородки как вид зонирования и создания дополнительных кабинетов присутствуют в белорусских офисах уже давно. Перегородки — это решение гораздо более удобное, нежели дополнительные стены: они пропускают и сохраняют дневной свет, а само офисное пространство визуально не сужается за счет прозрачности стекла.

Однако есть и обратная сторона. Стеклянные стены не обеспечивают необходимый уровень конфиденциальности и приватности для сотрудников. Решением этой проблемы являются различные самоклеящиеся пленки, которые могут наноситься на поверхность перегородки в виде рисунка, простых геометрических форм или сплошной оклейки определенной площади стекла.

Фото с сайта coolartdesign.com.au

Более совершенным стал вариант так называемых «умных» пленок. Их существует несколько типов:

Простой вариант — когда пленка может менять степень затемненности при помощи переключателя
Более продвинутый вариант — пленка имеет специальную структуру, которая пропускает свет и позволяет видеть все физические объекты за стеклянной перегородкой. Однако изображения на экранах мониторов и панелях выглядят в таком случае размытыми и неразборчивыми, что обеспечивает конфиденциальность встречи за стеклянной перегородкой. Пленки первого типа уже присутствуют в некоторых белорусских офисах. Второй тип только на подходе.

5. Датчики умного офиса. Использование датчика в офисной среде позволяет решить как минимум две задачи.

1. Помогает отрегулировать параметры рабочего пространства автоматически. Например, информация от датчика температуры позволяет программе менять уровень отопления на подходящий для комфортной работы в офисе. А с помощью датчика движения позволяет определить, есть ли кто-то в помещении. Это необходимо для автоматического включения или выключения света. Такая опция весьма удобна относительно актуальных сейчас вопросов об экологии и экономии электроэнергии.

Фото с сайта russianprom.ru

Более экзотическим для Беларуси примером является датчик заполняемости полок с молоком в офисном холодильнике. Закупка молока в таком случае производится автоматически, если запасы продукта подходят к концу.

2. Помогает в сборе информации о работе офиса. Анализ полученных данных позволяет оптимизировать работу open space. Например, датчик занятости переговорных комнат позволяет построить график их использования в течение дня, недели и даже месяца. А после анализа — оптимизировать работу офиса.

Если в переговорной комнате для 10−12 человек регулярно собирается не больше 5−6 человек, то, возможно, имеет смысл разделить это помещение на две отдельные переговорные комнаты.

Для таких целей могут использоваться как готовые коммерческие системы датчиков мировых производителей, так и, при наличии опыта программирования, простые и не очень дорогие датчики для мини-компьютеров типа Raspberry Pi или Arduino.

6. Очки виртуальной и дополненной реальности. Они могут активно использоваться в офисах для совместной работы над виртуальными объектами. Например, прототип стола можно покрутить и рассмотреть с разных сторон, поставить рядом с физическими объектами и увидеть, как они выглядят рядом и подходят ли по размерам. Подобную инновацию с дополненной реальностью ввели магазины IKEA. Человек наводит камеру смартфона на нужную часть комнаты, а на место предполагаемого расположения товара кладет каталог с нужной позицией. Так он может оценить, насколько хорошо вписывается вещь в интерьер.

Очки виртуальной реальности уже используют некоторые белорусские дизайнеры для создания моделей будущих офисов, устраивая виртуальные экскурсии клиентам. А автодилеры — для виртуальных тест-драйвов автомобилей. Так, недавно компания Ford устроила акцию, предложив посетителям одного торгового центра пройти виртуальный тест-драйв. А дизайнеры этой же компании спроектировали расположение приборной панели, кресел и механизмов управления в новой модели автомобиля с помощью технологии виртуальной реальности, что помогло им более детально и точно воссоздать рабочую часть будущего салона.

Фото с сайта vrgeek.ru

7. 3D-печать мебели и других предметов офисной обстановки. 3D-принтеры уже используются в белорусских офисах для быстрого создания прототипов будущих сложных инженерных деталей. Кроме этого, в обозримом будущем мы сможем увидеть изготовление реальных предметов офисной мебели или ее частей с помощью технологии, позволяющей создавать уникальные изделия в единственном экземпляре, специально приспособленные под запрос конкретного потребителя.

Мы думаем, что момент, когда 3D-печать выйдет на промышленный уровень, уже близок. Так, на Миланской неделе дизайна в этом году команда MIT’s Self-Assembly Lab и дизайнер Кристоф Губеран продемонстрировали данный процесс прямо за столом (что интересно, тоже созданным таким же путем 3D-печати). Потребовалось всего около 28 минут, чтобы воплотить в жизнь сложный дизайн. В другом эксперименте команда смогла напечатать изделие за 10 минут. Ранее производство аналогичной модели занимало 50 часов — с использованием другого процесса изготовления, конструкции и материала. Это свидетельствует о том, что данная отрасль развивается бешеными темпами, совершенствуя технику 3D-печати.

Фото с сайта think3d.in

Многие идеи уже сейчас выглядят реально осуществимыми, некоторые — пока как фишка для создателя футуристического фильма. Но вполне возможно, что уже лет через 10 наша жизнь настолько ускорится, что все эти непростые инновации будут казаться неотъемлемой частью среднестатистического офиса, а на смену им, мы надеемся, придут еще более прогрессивные идеи.

Простой бизнес 10 Сентября 2020, в 18:58

Мы постепенно возвращаемся к работе в офлайн-режиме и как никогда чувствуем все нюансы рабочей среды. Атмосфера в офисе влияет на настроение и продуктивность. От работы в тоскливом кабинете с недружелюбными сотрудниками больших результатов ждать не стоит. Вот почему создание благоприятной обстановки имеет решающее значение для успеха.

На другой стороне позитивной рабочей среды находится токсичная атмосфера.

Для начала определимся, что такое токсичная офисная среда:

отсутствие надлежащего общения между сотрудниками или, что еще хуже, транслирование неясной или неправильной информации;
отсутствие баланса между работой и личной жизнью;
приоритет бизнеса над личной жизнью сотрудников, их удовлетворенностью работой и их здоровьем.

Что включает в себя позитивная рабочая среда?

Позитивная рабочая среда – это баланс интересов бизнеса и сотрудников, считает Макс Фридман из Businessnewsdaily.

Если вы сосредоточены на создании благоприятной рабочей обстановки, убедитесь, что корпоративная культура признает баланс между работой и личной жизнью. Важно, чтобы в вашей компании был налажен беспрепятственный обмен идеями между сотрудниками и руководством без страха резкой критики.

Создавая позитивную рабочую среду, имейте в виду следующие вопросы:

Есть ли у сотрудников достаточно места, чтобы выполнить свою работу, не занимая чужое?
Достаточно ли у сотрудников конфиденциальности в работе и, с другой стороны, прозрачности в отношении того, как они используют свое время на работе?
Есть ли в офисе место, где сотрудники могут отдохнуть или обсудить рабочие вопросы со своими коллегами?

Конечно, создание позитивной среды выходит далеко за рамки офиса. Поэтому вам следует задать себе еще и следующие вопросы:

Какие возможности вы предоставляете для встречи сотрудников за пределами вашего офиса на мероприятиях, которые могут повысить командный дух и помочь в достижении общей цели?
Ваши сотрудники понимают, в чем заключается миссия вашей компании?
Разрешаете ли вы удаленную работу, когда ваши сотрудники чувствуют себя больными?
Сколько дней отпуска и оплачиваемых выходных у них есть?

Ответы на эти вопросы помогут вам в создании позитивной рабочей обстановки, но прежде всего помните про три основные вещи: здравый смысл, такт и сочувствие. Другими словами, ключевым фактором является понимание того, что ваши сотрудники – это люди, а не просто инструменты бизнеса.

4 способа сделать рабочую среду комфортной и тем самым повысить продуктивность сотрудников:

1. Нанимайте лучших членов команды (и не бойтесь отпускать плохих)

Успешные компании знают, что благоприятная рабочая среда начинается с найма нужных людей. Убедитесь, что у вас профессиональные и командные игроки. Когда сотрудники работают с токсичными людьми, они часто попадают под влияние и копируют их поведение, в результате чего ваша компания начнет увязать в неблагоприятной рабочей атмосфере.

«Удивительно наблюдать, как один человек может влиять на повседневную работу остальных, – говорит Клэр Маршал Кроуэлл, главный операционный директор A. Marshall Hospitality. – Меня много раз благодарили за увольнение токсичных сотрудников. Конечно, это не всегда просто, но весьма позитивно влияет на рабочую атмосферу. И это чувствуют не только наши сотрудники, но и клиенты».

2. Продумайте освещение

По данным MBA@UNC, наличие естественного света влияет на настроение, энергию и психическое здоровье, значительно улучшая концентрацию и производительность. Однако, согласно проведенному компанией Pots Planters & More опросу, почти половина офисных работников заявила, что в их офисе практически отсутствует естественный свет.

Если нет возможности снять офис с доступом к солнечному свету и хорошему виду из окна, используйте качественное искусственное освещение, которое может снизить утомляемость и повысить производительность труда.

3. Сделайте офис комфортным

Чистый и уютный офис может оказать огромное влияние на отношения между коллегами и менеджерами, считает Майк Канарелли, генеральный директор и соучредитель Web Talent Marketing: «Постарайтесь создать расслабляющую атмосферу с удобной мебелью, оборудованием и несколькими бонусами». Например, предоставьте своим сотрудникам возможность работать там, где им удобно.

Согласно исследованию Pots Planters & More, люди, которые маркируют свою рабочую мебель как «плохую», с большей вероятностью (в три раза) считают свою офисную среду менее производительной и чаще (в два раза) считают ее «удручающей».

«Все работают по-разному, поэтому предоставьте сотрудникам свободу», – отмечает Джош Тернер, генеральный директор UsersThink. Он предлагает избавиться от одинаковой мебели и дать каждому бюджет, чтобы обустроить свой уголок.

4. Развивайте коммуникации

Помните о том, как вы взаимодействуете с подчиненными. «Сотрудники мотивированы и чувствуют, что их ценят, когда они получают положительную обратную связь, показывающую, как их работа способствует успеху бизнеса», – говорит Доминик Джонс, директор по персоналу HEXO Corp.

Часто именно плохая обратная связь и невозможность оперативной работы повышают токсичность рабочей среды. Руководители решают эти проблемы по-разному. Многие используют специальные сервисы для бизнеса, например, CRM-систему «Простой бизнес». Они имеют встроенную систему коммуникаций (от телефонии до мультичатов), что помогает выстроить эффективную обратную связь с коллегами, начальством, клиентами и партнерами, а также вовлекать всех в решение рабочих вопросов.

«Когда вы вовлекаете своих сотрудников в процесс принятия решений, чтобы создать лучшую рабочую среду, они чувствуют себя ценными, – утверждает Саманта Ламберт, директор по персоналу в Blue Fountain Media. – Спрашивайте мнение сотрудников и выясняйте, что они думают о той или иной идее».

Не забудьте также выразить благодарность за тяжелую работу. Это разжигает энтузиазм, увеличивает инновации, укрепляет доверие и дает хорошие результаты. Пусть это будет даже простое «спасибо» за то, что сотрудник делает все возможное для проекта или работает допоздна.

Читайте также: