Кто подчиняется директору по закупкам
Опубликовано: 07.05.2025
Должностная инструкция начальника отдела снабжения применяется для определения основных положений трудовой деятельности менеджера. Фактически она выполняет роль приложения трудового договора, раскрывая его параметры, в особенности те, которые посвящены должностным обязанностям. Инструкция имеет статус юридически значимого документа, может использоваться как в суде, так и в административных разбирательствах.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Образец должностной инструкции начальника отдела снабжения
1. Общие положения
- Начальник отдела снабжения относится к категории менеджеров фирмы.
- Решение о найме и увольнении данного менеджера принимает директор фирмы.
- Начальник отдела снабжения подчиняется непосредственно директору фирмы.
- Кандидат на эту должность должен отвечать следующим требованиям по квалификации:
- высшее образование экономического профиля;
- трудовой опыт в области закупок от 2 лет.
- На время отсутствия руководителя (лечение заболевания, отпуск, командировка и пр.) закрепленные за ним функции возлагаются на его заместителя.
- Начальнику отдела снабжения необходимо разбираться в:
- профильных законах и нормативных актах, относящихся к его сфере деятельности;
- принципах обращения с соответствующими документами;
- параметрах общения с представителями поставщиков;
- параметрах, которым должна соответствовать закупаемая продукция;
- принципах планирования соответствующих закупок;
- критериях деловой практики в области снабжения;
- параметрах ценообразования по закупаемой продукции;
- основных разновидностях закупаемых товаров, их специфике и отличиях;
- порядке взаимодействия с другими руководителями по вопросам организации снабжения;
- основных производителях и поставщиках закупаемых товаров;
- теоретических и практических принципах логистики, транспортировки, складирования;
- ситуации со складским хозяйством работодателя;
- принципах проведения финансовых расчетов по договорам;
- правилах заключения договоров;
- алгоритмах проверки качества закупаемых товаров;
- правилах эксплуатации необходимого программного обеспечения и оргтехники.
- Начальник отдела снабжения ориентируется на:
- действующие законы и нормативы;
- документацию фирмы;
- разделы этой инструкции.
2. Обязанности
Начальник отдела снабжения отвечает за следующие вопросы:
- Руководство процессами снабжения фирмы необходимыми товарами.
- Участие в процессах переговоров в зоне своей деятельности.
- Отслеживание рыночной ситуации по закупаемой продукции.
- Отслеживание возможных альтернатив по поставщикам и другим контрагентам.
- Отслеживание акций и других маркетинговых мероприятий по закупаемой продукции.
- Контроль за корректным проведением расчетов по подписанным договорам.
- Взаимодействие с руководителями других подразделений по вопросам, относящимся к сфере снабжения.
- Организация процесса планирования по снабжению востребованными товарами.
- Урегулирование спорных ситуаций с поставщиками, в том числе путем ведения претензионной работы.
- Мониторинг корректности ведения документооборота в отделе снабжения.
- Организация работы подчиненных сотрудников.
- Решение кадровых ситуаций в своем отделе.
- Утверждение предложений сотрудников фирмы по снабжению.
- Отслеживание своевременного прибытия закупаемых товаров, их складирования и транспортировки.
- Контроль за корректностью сделок в своей зоне ответственности.
- Участие в определении основных критериев закупаемой продукции.
- Необходимое корректирование логистики в своей зоне ответственности.
- Поддержание необходимого уровня конкуренции среди поставщиков.
- Участие в подготовке аналитических материалов и финансовой отчетности.
3. Ответственность
Начальник отдела снабжения несет ответственность за следующие проступки:
4. Права
Начальник отдела снабжения наделен следующим комплексом прав:
- Требовать от служащих фирмы информацию, востребованную в своей деятельности.
- Распоряжаться материальными и денежными ресурсами в пределах своей компетенции.
- Представлять фирму на переговорах с поставщиками.
- Визировать необходимую документацию в зоне своей ответственности.
- Участвовать во встречах менеджеров фирмы по вопросам её экономического развития.
- Знакомиться с проектами документов, относящихся к работе своего отдела.
- Рекомендовать директору фирмы необходимые мероприятия по кадрам в своем отделе.
5. Должностные связи
Руководитель отдела снабжения взаимодействует с:
- Главным бухгалтером по своевременной оплате заключенных договоров.
- Начальником отдела кадров по обновлению подчиненного персонала.
- Директором фирмы по вопросам экономических параметров заключаемых сделок.
- Начальником службы безопасности по вопросам проверки поставщиков.
- Руководителем юридического отдела по правовым критериям заключаемых договоров.
- Другими менеджерами фирмы по получению от них заявок на поставки востребованных товаров.
Параметры составления должностной инструкции
В трудовом законодательстве нет описания параметров должностной инструкции. Это дает возможность работодателям создавать документ с учетом своей специфики. На практике они дорабатывают типовые образцы, сообразуясь с общепринятыми стандартами. По этим стандартам в инструкцию должны входить 4 базовых части:
- Общий раздел.
- Должностные функции.
- Трудовые права.
- Возможная ответственность.
Для ряда позиций, особенно руководящих, наниматели добавляют и вспомогательные разделы, касающиеся условий работы, параметров оценки менеджера и его должностных связей.
Внимание! Содержание инструкции не должно выходить за рамки трудового договора, приложением к которому она фактически является.
Общая часть
В начале инструкции прописывают основные параметры рабочего взаимодействия сотрудника и нанимателя. Здесь определяют:
- Кто руководит сотрудником.
- Кто заменяет его в случае временного отсутствия.
- Каковы требования к его квалификации.
- На что он должен ориентироваться.
Особую роль играет перечень требуемых умений, которые должны соотноситься со списком обязанностей, данным в следующей части.
Внимание! Если работа менеджера связана с импортными закупками, то в требованиях к квалификации желательно отдельно прописать знание иностранного языка.
Функции
Ключевой раздел, в котором исчерпывающе раскрываются должностные обязанности, прописанные в трудовом договоре согласно ст. 57 ТК. Хотя основные функции могут совпадать в разных компаниях, дополнительные могут сильно разниться. Это зависит от количества сотрудников фирмы, её отраслевой принадлежности и других факторов.
Внимание! Менеджеров важно не перегружать второстепенными обязанностями, что может отвлечь их от основной деятельности.
Ответственность
Эта часть отведена под перечисление возможных нарушений сотрудника. Обычно здесь присутствуют 3-4 пункта, в которых в общем виде приводят проступки и ответственность за них. Конкретика отсутствует, поскольку мера наказания и степень вины сотрудника могут быть определены лишь после окончания трудовых разбирательств в административной и юридической форме.
Права
Те права, которые предоставлены сотруднику, не должны повторять содержание ст. 21 ТК. Скорее их можно отнести к дополнительным возможностям, предоставленным нанимателем работнику. Полный перечень зависит от места сотрудника в иерархии компании, сферы его ответственности и других факторов.
Должностные взаимосвязи
Один из вспомогательных разделов, в котором прописаны параметры рабочих отношений руководителей. Его добавляют отдельно, чтобы избежать возможных конфликтов из-за распределения полномочий.
Перед вступлением в силу инструкция должна быть согласована со специалистами: юристом, руководителем отдела персонала и пр. После их одобрения документ визируется руководителем фирмы. Заключительным этапом утверждения инструкции является проставление подписей. Их ставят сам сотрудник, директор фирмы, а также те менеджеры, которые согласовывали её содержание.
Инструкция должна содержать основные признаки делового документа: расшифровку подписей, дату составления и пр. Распечатывать её рекомендуется на официальном бланке.
1.1. Руководитель отдела закупок относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно Директору по логистике или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора.
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее 7 лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора.
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
- основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность организации;
- сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
- требования к качеству товаров;
- оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
- методы и порядок закупок;
- порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
- порядок расчетов по договорам;
- организацию работы складского хозяйства, методы планирования, контроля и управления складским запасом;
- базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
- организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту;
- формирование ассортимента, определение объемов;
- обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.
2. Должностные обязанности директора по закупкам
2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
- руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
- определение порядка и процедуры закупки, критериев и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
- контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
- проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, а также других необходимых факторов;
- проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
- проверка количества и качества внутренних поставок;
- осуществление своевременного отбора поставщиков;
- организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
- участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
- оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
- управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
- мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
- составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;
- статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
- анализ склада, планирование темпа закупок;
- ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
- принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
- контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования;
- организация взаимодействия отдела закупки с другими;
- контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
- распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
- осуществление руководства подчиненными сотрудниками
3. Права директора по закупкам
3.1. Директор по закупок имеет право:
- действовать от имени организации, представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
- знакомиться с проектами решений руководства, касающимися закупок и сбыта продукции;
- вносить предложения руководству по улучшению деятельности отдела закупок;
- осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений;
- запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
- принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
- устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
- вносить предложения руководству по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
- вносить на рассмотрение руководству представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
- повышать свою квалификацию.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное] или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора [наименование организации] по представлению [вписать нужное].
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
- основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность [наименование организации];
- сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
- требования к качеству товаров;
- оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
- методы и порядок закупок;
- порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
- порядок расчетов по договорам;
- организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;
- базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
- организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту [указать наименование организации];
- формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;
- обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.
2. Должностные обязанности
2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
- руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
- определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
- контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
- проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;
- проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
- проверка количества и качества внутренних поставок;
- осуществление своевременного отбора поставщиков;
- организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
- участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
- оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
- управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
- мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
- составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;
- статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
- анализ склада, планирование темпа закупок;
- ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
- принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
- контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;
- организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];
- контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
- распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
- осуществление руководства подчиненными сотрудниками
3. Права
3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:
- действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
- знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;
- вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;
- осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];
- запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
- принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
- устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
- вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
- вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
- повышать свою квалификацию.
4. Ответственность
4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:
- неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
- совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
1.1. На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.
1.2. Специалист по закупкам должен знать:
1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
2) основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
3) основы антимонопольного законодательства;
4) основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
5) особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
6) методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
7) особенности составления закупочной документации;
8) основы информатики в части применения к закупкам;
9) этику делового общения и правила ведения переговоров;
10) дисциплину труда;
11) Правила внутреннего трудового распорядка;
12) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.3. Специалист по закупкам должен уметь:
1) использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
2) создавать и вести информационную базу данных;
3) изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию;
4) обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы;
5) обосновывать начальную (максимальную) цену закупки;
6) описывать объект закупки;
7) разрабатывать закупочную документацию;
8) анализировать поступившие заявки;
9) оценивать результаты и подводить итоги закупочной процедуры;
10) формировать и согласовывать протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
11) работать в единой информационной системе;
12) проверять необходимую документацию для заключения контрактов;
13) осуществлять процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
14) взаимодействовать с закупочными комиссиями и технически обеспечивать деятельность закупочных комиссий;
15) составлять и оформлять отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, об изменении контракта или о расторжении контракта;
16) осуществлять организацию оплаты/возврата денежных средств;
17) организовывать уплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
18) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:
1) Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Федеральным законом от 02.12.1994 N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";
2) ……… (наименование учредительного документа)
3) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
4) настоящей должностной инструкцией;
5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:
1) предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;
2) подготовка закупочной документации;
3) обработка результатов закупки и заключение контракта.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по закупкам исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 1 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги;
2) осуществляет подготовку и направление приглашений к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
3) обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 2 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
- начальную (максимальную) цену закупки;
- описание объекта закупки;
- требования, предъявляемые к участнику закупки;
- порядок оценки участников;
2) составляет закупочную документацию;
3) осуществляет подготовку и публичное размещение извещения об осуществлении закупки, документации о закупках, проектов контрактов;
4) осуществляет проверку необходимой документации для проведения закупочной процедуры;
5) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
6) осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 3 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор и анализ поступивших заявок;
2) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок;
3) выполняет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов и подводит итоги закупочной процедуры;
4) подготавливает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
5) осуществляет публичное размещение полученных результатов;
6) направляет приглашения для заключения контрактов;
7) осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов;
8) проводит процедуры подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
9) осуществляет публичное размещение отчетов, информации о неисполнении контракта, о санкциях, об изменении или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;
10) подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта;
- осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
- осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
- возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. При исполнении своих должностных обязанностей специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:
1) соблюдать конфиденциальность информации;
2) соблюдать этику делового общения;
3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;
4) не разглашать материалы рабочих исследований;
5) не создавать конфликтные ситуации на рабочем месте;
6) не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;
7) не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.
3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по закупкам привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист в сфере закупок", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от от 10.09.2015 N 625н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
В статье расскажем о том, кто может быть руководителем контрактной службы, какие требования к функционалу и образованию предъявляет закон № 44-ФЗ, а так же какая ответственность предусмотрена для него положениями КоАП
Контрактная служба действует на основании оформленного Положения о контрактной службе (регламенте). Контрактная служба не может функционировать до утверждения такого положения. Этот документ определяет порядок действий службы, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями заказчика и комиссией по осуществлению закупок. Подробнее о том, чем занимается контрактная служба — мы писали в статье « Создание контрактной службы по 44-ФЗ».
Положение о контрактной службе разрабатывает заказчик на основе Типового положения о контрактной службе, утвержденного приказом Минэкономразвития № 631 от 29 октября 2013 года (далее — Типовое положение).
В п. 9 Типового положения указано, что в контрактной службе всегда должен быть руководитель. Название должности заказчик может определить самостоятельно. Например, можно, назвать такую должность «руководитель контрактной службы». Каких-либо требований к названию должности руководителя контрактной службы в Типовом положении нет.
Если контрактная служба создается как отдельное структурное подразделение, ее руководителя назначают на должность приказом руководителя заказчика либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности.
Если контрактная служба создается без образования отдельного подразделения, ее возглавляет один из заместителей руководителя заказчика.
Может ли главный бухгалтер быть руководителем контрактной службы, без образования отдельного подразделения?
Контрактную службу, которая создается как контрактная служба без образования отдельного подразделения, возглавляет руководитель Заказчика или один из заместителей руководителя Заказчика. Таким образом, если главный бухгалтер не является заместителем руководителя, то быть руководителем контрактной службы без образования отдельного подразделения он не может.
Основные полномочия руководителя контрактной службы определяются в утверждаемом заказчиком положении (регламенте) о контрактной службе. Заказчик может детализировать эти полномочия в должностном регламенте (инструкции).
Утвердить документ, регламентирующий деятельность руководителя контрактной службы, необходимо к моменту приема на работу (службу) нового сотрудника или возложения обязанностей на сотрудника, ранее не выполнявшего их. Документ может быть оформлен в произвольной, письменной форме на бумажном носителе, где должно быть указано:
- наименование должности;
- информация о том, что сотрудник является руководителем контрактной службы;
- непосредственный руководитель (порядок подчинения);
- требования к образованию (иные квалификационные требования при их наличии);
- требования к знанию законодательства;
- конкретные полномочия по осуществлению закупок с учетом распределения функциональных обязанностей;
- права и обязанности;
- ответственность.
Составляет такой документ сотрудник кадровой службы или иное уполномоченное лицо, а утверждает его руководитель заказчика или уполномоченное им лицо.
Кто имеет право замещать руководителя контрактной службы в его отсутствие
Руководитель контрактной службы должен самостоятельно определить работника контрактной службы, который будет замещать его в период отпуска. Такой вывод следует из ст. 38, 112 Закона № 44-ФЗ и Типового положения. У руководителя контрактной службы может быть заместитель, который в случае временного отсутствия руководителя контрактной службы или по его поручению исполняют его функции.
Что входит в основные обязанности
Руководитель контрактной службы:
- распределяет функциональные обязанности между работниками контрактной службы (п. 10 и п. 17 Типового положения).
- представляет на рассмотрение главному лицу заказчика предложения о структуре и численности КС, о назначении и освобождении от должности.
- формирует план работы КС и представляет его на рассмотрение заказчику. Ему же он должен давать ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные отчеты, а при необходимости информацию о закупке на любой стадии.
- организует в случае необходимости консультаций с поставщиками и участвует в таких мероприятиях. Это делается, чтобы определить состояние конкурентной среды на соответствующих рынках.
- организует обязательное общественное обсуждение закупки и при необходимости готовит по его результатам изменения для внесения в планы закупок, планы-графики, документацию о закупках или обеспечение отмены закупки.
- участвует в утверждении требований к закупаемым заказчиком отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе к их предельным ценам) и (или) нормативным затратам на обеспечение функций заказчика, а также организация их размещения в ЕИС.
- участвует в рассмотрении дел об обжаловании действий (бездействия) заказчика, в частности обжаловании результатов определения поставщика.
- разрабатывает проекты контрактов заказчика.
- курирует все вопросы, связанные с банковской гарантией, а также организацию возврата средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявки или контракта.
Заказчик вправе возложить на руководителя контактной службы не только обязанности по организации и координации работы по планированию и проведению закупок, но и реализацию функций и полномочий службы. То есть за результат любого действия сотрудников контрактной службы отвечать будет руководитель.
Для эффективного решения задач стоит разработать детальный регламент. Он регулирует отношения при проведении закупок, определяет порядок действий работников контрактной службы и порядок взаимодействия службы с другими подразделениями заказчика.
Какой квалификацией должен обладать руководитель контрактной службы
Как следует из письма Минэкономразвития от 17.04.2017 № Д28и-1636, с 01.07.2016 установлены требования к квалификации работника и профессиональные стандарты обязательны для применения работодателями. Требования профессиональных стандартов следует учитывать при составлении должностных регламентов работников контрактной службы, в том числе ее руководителя.
Руководитель контрактной службы должен обладать определенной квалификацией. В профессиональном стандарте он указан только в обобщенной трудовой функции «Организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд». Эта трудовая функция предусматривает 8-й, высший, уровень квалификации (всего 4 уровня — от 5-го до 8-го).
Для ее исполнения необходимо соответствие требованиям к образованию и обучению:
- высшее образование — специалист или магистратура;
- дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации или программы профессиональной переподготовки в сфере закупок. Например, это могут быть Онлайн-курсы в Школе электронных торгов, которые обеспечивают подготовку таких сотрудников, дают возможность обучающимся не только актуализировать свои знания в области госзакупок, но и выработать дополнительные навыки, получить ответы на свои вопросы. Повышать квалификацию рекомендуется не реже одного раза в три года.
Требования к опыту практической работы — не менее 5 лет в сфере закупок, в том числе не менее 3 лет на руководящих должностях.
Ответственность руководителя контрактной службы
Руководитель контрактной службы — такой же сотрудник контрактной службы, как и любой другой, входящий в ее состав (п. 10 Типового положения). При нарушении законодательства он несет административную ответственность, предусмотренную статьями 7.29–7.32, частями 7, 7.1 статьи 19.5, статьей 19.7.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях, как должностное лицо (ст. 2.4 КоАП РФ).
Необходимо повысить квалификацию? Онлайн-курс для руководителя организации (государственного, муниципального заказчика) «Повышение квалификации по программе «Управление государственными и муниципальными закупками по 44-ФЗ», для руководителей, 40 ак.часов». Дополнительная профессиональная программа повышения квалификации разработана на основе требований профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок».
Читайте также: