Нужна ли спецоценка условий труда для офисных работников

Опубликовано: 07.05.2025

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — процедура, пришедшая на смену аттестации рабочих мест (АРМ). По сравнению с АРМ, порядок проведения СОУТ (в том числе на рабочих местах офисных работников) претерпел значительные изменения.

Обязательна ли СОУТ на офисных рабочих местах?

Проведение специальной оценки условий труда, в том числе и на рабочих местах офиса, является обязательным. В соответствии с указаниями Федерального закона &8470; 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», не подлежат этой процедуре только рабочие места:

на которых трудятся работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателями — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями (работники, занятые в качестве личной обслуги — сиделки, горничные, уборщицы)
на которых заняты «надомные» или «дистанционные» работники (то есть сотрудники, в трудовых договорах которых есть запись о таком характере работы).

Места остальных работников, в том числе и тех, чье рабочее место — офис, подлежат обязательной специальной оценке.

Отличия АРМ и СОУТ в отношении рабочих мест работников офиса

При проведении АРМ обязательным измерениям и оценке подлежали все производственные факторы, которые нормировались действующими санитарными правилами. В отношении офисных работников такими факторами являлись, например:

аэроионный состав воздуха
электромагнитные поля, создаваемые ПЭВМ
микроклимат
шум
факторы световой среды

Дополнительно оценивались тяжесть и напряжённость трудового процесса, а также травмоопасность рабочих мест.

В отличие от АРМ, для определения факторов, которые должны быть исследованы при проведении оценки условий труда, в СОУТ предусмотрен этап их идентификации. Выполняя его, эксперт по СОУТ, на основании собственного опыта и по итогам изучения информации о рабочих местах, полученной от работодателя, составляет некий «рабочий» перечень факторов, наличие которых предполагается на рабочем месте.

Далее эксперт проводит сравнение наименований факторов, содержащихся в «рабочем» перечне, с номенклатурой, приведённой в Классификаторе вредных и (или) опасных производственных факторов (Приложение &8470; 2 к Приказу Минтруда России &8470; 33н), учитывая при этом соответствующие примечания к позициям Классификатора. Эти примечания известны в экспертной среде как «отсекающие сноски». Они содержат условия, при которых фактор не может быть признан потенциально вредным и (или) опасным. Так, в "отсекающей сноске" к фактору «неионизирующие излучения», говорится, что он не может быть идентифицирован в качестве потенциально вредного и (или) опасного на рабочих местах, на которых работники заняты на ПЭВМ, а также на которых используется иная офисная техника.

При сравнении «рабочего» перечня с Классификатором все «рабочие» факторы, не совпадающие с ним либо попадающие под условия «отсекающих сносок», считаются неидентифицированными. Эти факторы в рамках СОУТ далее не оцениваются. Так, все электромагнитные поля и излучения («неионизирующие излучения»), создаваемые ПЭВМ, специальной оценкой не учитываются, то есть считаются «невредными».

На практике, учитывая ограничения Классификатора, на рабочих местах офиса могут быть определены как вредные и (или) опасные только три фактора: освещённость, тяжесть и напряжённость. При этом, однако, формулировки «отсекающих сносок» таковы, что с равным успехом они могут быть и не идентифицированы.

Таким образом, по итогам процедуры идентификации можно предположить следующие варианты:

Ни один фактор не определён в качестве потенциально вредного и (или) опасного;
Указанные выше факторы поодиночке либо в любой совокупности идентифицированы в качестве потенциально вредных и (или) опасных.

На рабочих местах, где факторы не идентифицированы, устанавливаются допустимые условия труда (класс 2). Эти места подлежат декларированию соответствия условий труда нормативным требованиям. Процедурами АРМ декларирование не предусматривалось. При декларировании работодатель составляет и направляет в инспекцию труда декларацию соответствия по установленной форме (Приказ Минтруда России &8470; 80н), срок действия которой составляет пять лет (с возможностью автоматической пролонгации).

Декларируются и рабочие места, на которых:

факторы идентифицированы;
их уровень измерен;
условия труда классифицированы по итогам СОУТ как оптимальные (класс 1) или допустимые (класс 2).

Для некоторых рабочих мест используется не Классификатор, а перечень факторов, приведённый в статье 13 Федерального закона &8470; 426-ФЗ. Это рабочие места, подпадающие под ограничения части 6 статьи 10 закона. Однако в «офисных» организациях такие места почти не встречаются.

С 2014 года в связи с вступлением в силу Федерального закона № 426-ФЗ от 28.12.2013 работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда. Основные вопрос по СОУТ мы разобрали с партнером выпуска - компанией ЭкоСтар

Обязаны ли все организации и индивидуальные предприниматели проводить специальную оценку? Касается ли данная процедура офисных работников?

В соответствии с частью 3 статьи 3 Закона N 426-ФЗ специальной оценке подлежат все рабочие места вне зависимости от организационно-правовой формы организации. Исключение составляют надомники, дистанционные работники, а также работники, вступившие в трудовые отношения с работодателями - физическими лицами, не являющимися ИП.

В отношении условий труда государственных гражданских и муниципальных служащих проведение специальной оценки регулируется законами и иными НПА о государственной гражданской службе и о муниципальной службе.

Таким образом, в отношении условий труда всех остальных рабочих мест, в том числе офисных работников, должна проводиться специальная оценка.

Какие санкции могут быть за не проведение специальной оценки?

В соответствии с частью 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ не проведение работодателем специальной оценки влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а на юридических лиц - от 60 000 до 80 000 рублей.

Если сравнить стоимость проведения специальной оценки с размером возможного штрафа, то, например, для юридического лица, в котором имеется 10 рабочих мест, общая стоимость проведения специальной оценки в большинстве случаев составит не более 20 000 рублей, что в три раза меньше предусмотренного законодательством административного штрафа.

А что делать, если в 2013 году была проведена аттестация рабочих мест по условиям труда? Нужна ли в таком случае специальная оценка?

Согласно части 4 статьи 27 Закона N 426-ФЗ, если аттестация рабочих мест по условиям труда была проведена в 2013 году, то в этом случае специальная оценка на таких рабочих местах может не проводиться в течение 5 лет со дня завершения данной аттестации, т.е. до 2018 года. Моментом завершения аттестации рабочих мест согласно п. 44 Порядка проведения аттестации считается дата издания работодателем приказа о завершении аттестации и утверждении отчета об аттестации.

При этом работодатель вправе провести специальную оценку до истечения срока действия имеющихся результатов аттестации рабочих мест по условиям труда.

Специальная оценка и аттестация в организации не проводились. Законом предусмотрено, что специальная оценка может проводиться поэтапно до 31 декабря 2018 года. Какие санкции могут быть в случае проверки трудовой инспекцией?

Действительно, в соответствии с частью 6 статьи 27 Закона N 426-ФЗ специальная оценка может проводиться поэтапно и должна быть завершена не позднее чем 31 декабря 2018 года. Исключением являются рабочие места так называемых «списочных» профессий, рабочие места, на которых работникам предоставляются гарантии и компенсации за вредные (опасные) условия труда, а также рабочие места, на которых по ранее проведенной аттестации или специальной оценке были установлены вредные (опасные) условия труда (часть 6 статьи 10 Закона N 426-ФЗ).

Однако статьей 57 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что в трудовом договоре помимо прочего указываются условия труда на рабочем месте. Условия труда на рабочих местах определяются по результатам специальной оценки или аттестации рабочих мест. В соответствии с частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ ненадлежащее оформление трудового договора влечет наложение административного штрафа.

Провели специальную оценку, по результатам вредных условий труда нет. Какие дальнейшие действия? Как и куда подать декларацию?

Если по результатам проведения специальной оценки на рабочих местах условия труда признаны оптимальными или допустимыми (класс 1 или 2), то в этом случае работодателем подается декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Исключение составляют рабочие места, указанные в части 6 статьи 10 Закона N 426-ФЗ.

Срок подачи – не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки.

Форма декларации – согласно приложению N 1 к Приказу Минтруда России от 07.02.2014 N 80н (в ред. Приказа Минтруда России от 14 ноября 2016 г. N 642н).

Декларация подается работодателем в государственную инспекцию труда в субъекте РФ по месту своего нахождения либо нахождения своего филиала или представительства лично или почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Допускается отправление декларации в форме электронного документа, подписанного квалифицированной ЭЦП работодателя, путем заполнения соответствующей формы на официальном сайте Роструда (доступно не для всех субъектов РФ).

Срок действия декларации составляет 5 лет со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки. По истечении срока и при отсутствии обстоятельств из части 5 статьи 11 Закона N 426-ФЗ срок действия декларации продлевается на следующие 5 лет. Таким образом, проводить повторную специальную оценку на задекларированных рабочих местах не требуется.

Также стоит отметить, что декларация может быть подана только в отношении рабочих мест, на которых была проведена именно специальная оценка, а не аттестация рабочих мест по условиям труда, срок действия результатов которой не истек.

С классификацией по условиям труда вроде понятно, а что такое классы рабочих мест?

Это классификация, которая объединяет рабочие места по группам и одним из важных критериев такого разделения является уровень механизации рабочего процесса. У каждой группы есть свои рекомендации по организации труда, которых работодателю стоит придерживаться. Такие групп сейчас существует пять: рабочие места для ручной работы, места для машинно-ручной работы, механизированные рабочие места, автоматизированные рабочие места, аппаратурные рабочие места. Подробнее про их отличия написано тут.

Как провести специальную оценку у ИП, если его офис находится в квартире?

В отношении условий труда надомников специальная оценка не проводится.

При введении в штатное расписание новой должности, в какой срок нужно провести специальную оценку? В случае переезда организации в другое помещение нужно ли проводить специальную оценку повторно?

Если введение в штатное расписание новой должности, а также переезд организации в другое помещение можно приравнять к вводу в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест, тогда внеплановая специальная оценка условий труда проводится на таких рабочих местах в течение 12 месяцев со дня наступления указанных случаев (в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 17 Закона N 426-ФЗ).

По результатам специальной оценки электрогазосварщику положена доплата к окладу в размере 4%, но этот сотрудник не все дни работает на сварке. Каким образом в данном случае платится доплата? Исходя из времени, проведенного во вредных условиях?

Целесообразно увеличить оклад сотрудника минимум на 4 процента тарифной ставки (оклада) и установить доплату не только за время, проведенное непосредственно во вредных условиях труда, а за все время работы.

В соответствии со статьей 147 Трудового кодекса РФ оплата труда работников, занятых на работах с вредными условиями труда, устанавливается в повышенном размере. Минимальный размер повышения оплаты труда работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, составляет 4 процента тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда. При этом ТК РФ не предусмотрена оплата труда работников, занятых на работах с вредными условиями труда, в повышенном размере только за время, фактически отработанное во вредных условиях труда. Такая возможность установлена Трудовым кодексом РФ (статья 121) только в отношении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными (опасными) условиями труда.

В июне получаем результат специальной оценки. Имеются работники по доп. тарифу. С какого периода надо начислять доп. тариф: с июня или можно раньше?

Начислять доп. тариф необходимо со дня вступления в силу результатов специальной оценки, т.е. со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда.

А как произвести оценку: можно сделать это самостоятельно или необходимо обращаться в специализированные компании?

Законом установлено, что оценку могут провести специализированные организации, обладающие для этого всем необходимым и в обязательном порядке сертифицированным оборудованием. Ведь возможно, придется замерять такие показатели как влажность, освещенность, вибрации и тп. и тут без специализированной аппаратуры никак не обойтись. Чтобы удостовериться в том, что компания уполномочена делать такую оценку, стоит проверить ее наличие в реестре на сайте Минтруда. Компания ЭкоСтар, партнер данного выпуска Картотеки, зарегистрирована в этом списке под порядковым номером 429

Необходимость оценки условий, в которых работают сотрудники офисов, долго вызывала сомнения: производственные факторы, влияющие на их работоспособность и здоровье, расценивались как несущественные по сравнению с теми, что воздействовали на, скажем, монтажников или стропальщиков. Нормативные документы, регулирующие выполнение аттестации рабочих мест, не учитывали нюансы работы клерков или менеджеров. Но теперь порядок проведения спецоценки условий труда в России регулируется положениями федерального закона № 426-ФЗ от 28.12.2013 года. Его требования одинаковы для всех категорий рабочих мест. На вопрос, нужно ли проводить СОУТ для офисных работников, Минтруд отвечает ясно: нужно. Но проведение спецоценки в офисах имеет специфику, которую следует учесть.

Упрощенная спецоценка

Проведение специальной оценки офисных мест считается более простым делом: на то есть ряд причин.

В офисах существует значительное количество аналогичных рабочих мест - одинаково оборудованных, на которых сотрудники одинаковых должностей выполняют одинаковые функции. Согласно трудовому законодательству, подвергать оценке их все не нужно - достаточно проверить 20% аналогичных мест, установив для них всех один класс условий труда.
Многие оформленные в офисах сотрудники работают удаленно, что также облегчает задачу работодателям и инспектирующим организациям: спецоценка для удаленных рабочих мест не проводится.
Согласно пункту 4 статьи 10 ФЗ-426 , если на рабочих местах не выявлены вредные или опасные производственные факторы, лабораторных измерений, экспертиз не проводится. На практике это означает, что практически во всех офисах не требуется проводить испытания - крайне редко офисные условия труда действительно несут риск повышенного травматизма.
Если по результатам СОУТ офисных работников 2021 года в организации обнаружены только оптимальные или допустимые рабочие места, работодатель должен составить на них декларацию о соответствии условий труда государственным нормативным требованиям, а потом подать ее в Государственную инспекцию труда. В соответствии с новой редакцией части 4 статьи 11 426-ФЗ ее действие будет бессрочным до тех пор, пока на этих рабочих местах сохраняются прежние условия труда. При этом если на одном из таких мест произошел несчастный случай, у работника было выявлено профессиональное заболевание, или инспекторы ГИТ обнаружили нарушение его трудовых прав, действие декларации в отношении этой позиции прекращается, и на ней нужно будет провести внеочередную спецоценку.

Тем не менее, вредные для здоровья факторы есть и в этом случае, и ошибаются те, кто считает офисную работу самой безопасной для здоровья.

Вредные условия труда офисных работников

Факторами, способными оказать воздействие на сотрудников офисов, часто считают:

освещенность рабочей поверхности;
электромагнитное излучение;
напряженность рабочего процесса.

Однако для понимания этой ситуации нужно тщательно проанализировать приложение № 2 к приказу Минтруда от 24 января 2014 г. N 33н. В нем указывается, что:

микроклимат рабочего места анализируется только для рабочих мест, оснащенных оборудованием, которое является искусственным источником тепла. При этом в соответствии с действующим сертификационным законодательством Евразийского экономического союза вся офисная техника должна проходить оценку соответствия нормативам действующих технических регламентов - ТР ТС 004/2011 для низковольтного оборудования и ТР ТС 020/2011 об электромагнитной совместимости технических средств. Согласно статье 4 ТР ТС 004/2011 одним из требований к сертифицируемой технике становится «отсутствие недопустимого риска возникновения повышенных температур». Это значит, что компьютеры и другая офисная техника не могут расцениваться как источники тепла;
освещенность рабочей поверхности оценивается только для определенных видов работ, включая выполнение прецизионных работ с объектами размером меньше 0,5 мм, при наличии слепящих источников света, при работах с объектами и поверхностями с направленно-рассеянным и смешанным отражением либо при выполнении подземных работ, в том числе в метро;
электромагнитное излучение не оценивается в случае, если речь идет о работах, выполняемых с применением компьютеров, копировальной или другой офисной техникой;
напряженность рабочего процесса изучается в отношении работ, которые связаны с управлением транспортом либо диспетчеризацией и управлением технологическими процессами с применением производственного оборудования.

Таким образом, исходя из положений действующего законодательства, специальная оценка условий труда офисных работников не предполагает присутствия на их рабочих местах сколько-нибудь значимых вредных или опасных факторов.

Проблемы оценки условий труда офисных работников

Несмотря на то, что с точки зрения Минтруда работа офисных сотрудников практически полностью безвредна, многие специалисты с ним не согласны. Нервно-психологические нагрузки, высокий уровень ответственности за собственную работу и работу подчиненных (особенно значимый фактор для руководителей и менеджеров), риск повышенной нагрузки на глаза и статическое состояние опорно-двигательного аппарата, - все эти факторы ясно дают понять, что условия труда офисных работников никак нельзя назвать превосходными или хотя бы, как полагается по законодательству, оптимальными.

«Синдром менеджера», «синдром чемпионов», «болезнь яппи», «трудоголизм» - распространенные психические заболевания, которыми награждает работников офисный труд. Постоянное напряжение, игнорирование перерывов на обед, ненормированный рабочий день и нервные нагрузки, вызванные стремлением быть первыми и заработать побольше, ведут к куда более серьезным профессиональным заболеваниям: остеохондрозу, депрессии, неврозу, астенопии, в отдельных случаях - даже к алкоголизму и шизофрении.

Однако, как ни печально, решения этой проблемы на законодательном уровне пока что не существует. Соблюдение режима труда и отдыха, нормативов длительности рабочего дня, инициатива компенсировать сотрудникам затраты на занятия спортом или обустройство для своих подопечных кратких перерывов на отдых в течение всего дня - сфера ответственности исключительно работодателя, который может принять, а может и не принять на себя такую ответственность за здоровье своих сотрудников.

С 1 января 2014 года аттестация рабочих мест по условиям труда заменена специальной оценкой условий труда. В связи с этим вопросов у бухгалтеров много. Все ли должны проводить спецоценку? Как быть, если уже проводили аттестацию? Изменились ли доп. тарифы?

Информация актуализирована 25.03.2015

Денис Шофшан, налоговый консультант ООО «ФондИнфо»

Порядок и условия проведения оценки определены Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ, который вступил в силу с 1 января 2014 года. Проводится спецоценка условий труда согласно методике, утвержденной Приказом Минтруда России от 24.01.2014 № 33н, который вступил в силу 8 апреля 2014 года. Это значит, что фактически специализированные организации получили право на проведение спецоценки условий труда только 8 апреля 2014 года. По результатам спецоценки устанавливаются классы и подклассы условий труда на рабочих местах сотрудников. Подробнее о том, что такое спецоценка, можно ли затраты на ее проведение учесть в расходах, влияют ли результаты спецоценки на размер скидки по страховым взносам и др., смотрите в таблице в конце материала.

Кому нужно проводить специальную оценку?

Специальную оценку условий труда обязаны проводить все работодатели (вне зависимости от системы налогообложения и штатной численности работников). Более того, специальной оценке подлежат все рабочие места независимо от того, существуют на рабочем месте источники опасности или нет. Офисные рабочие места также подлежат спецоценке. Никаких исключений для них в законодательстве нет. Прежде официальные органы тоже настаивали на проведении аттестации рабочих мест, если работник больше половины рабочего времени находится за компьютером (письмо Минтруда России от 08.04.2013 № 15-1-859).
Специальную оценку можно не проводить лишь в отношении (п. 3 ст. 3 Закона № 426-ФЗ):

надомных работников;
дистанционных работников;
работников, занятых у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Специальная оценка проводится совместно работодателем и организацией, которая соответствует определенным требованиям (ч. 2 ст. 8 Закона № 426-ФЗ).

Когда проводить специальную оценку?

Если до 1 января 2014 года компания провела аттестацию рабочих мест, то ее результаты действительны в течение пяти лет со дня завершения. То есть спецоценку можно не проводить максимум до 31 декабря 2018 года. Однако провести спецоценку вне плана нужно в следующих случаях (ст. 17 Закона № 426-ФЗ):

ввод в эксплуатацию новых рабочих мест;
получение предписания государственного инспектора труда о проведении внеплановой оценки в связи с нарушениями, выявленными в ходе проверки трудовой инспекцией;
изменение технологического процесса, замены производственного оборудования, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
изменение состава применяемых материалов и (или) сырья, способных оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
изменение применяемых средств индивидуальной и коллективной защиты, способных оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
произошедший на рабочем месте несчастный случай на производстве (за исключением несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) или выявление профессионального заболевания, причинами которого явилось воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов;
наличие мотивированных предложений выборных органов первичных профсоюзных организаций или иного представительного органа работников о проведении внеплановой специальной оценки условий труда.

Можно провести специальную оценку условий труда до истечения срока действия результатов аттестации рабочих мест по собственной инициативе (п. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ).

Как изменились дополнительные тарифы?

С 2015 года доп. тарифы страховых взносов по сравнению с 2014 и 2013 годами повысились. В табл. 1 указаны тарифы для организаций, которые не проводили ни аттестацию, ни спецоценку условий труда.

1. Размер дополнительных тарифов страховых взносов (если не проводились ни аттестация, ни спецоценка условий труда)

Примечание. *Тарифы в ФСС и ФФОМС при этих условиях имеют нулевые значения.

Если же по результатам проведенной специальной оценки условий труда были определены классы (подклассы) условий труда, то с даты утверждения отчета о ее проведении следует применять дифференцированную шкалу доптарифов страховых взносов (см. табл. 2; ч. 2.1 ст. 58.3 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ и письмо Минтруда России от 13.03.2014 № 17-3/В-113).

2. Дифференцированная шкала дополнительных тарифов страховых взносов (если установлены классы условий труда)

Как быть с проведенной аттестацией?

Результаты аттестации рабочих мест можно использовать в целях установления дифференцированных тарифов до 31 декабря 2018 года. Для этого необходимо одновременное соблюдение четырех условий (ч. 5 ст. 15 ФЗ от 28.12.2013 № 421-ФЗ):

Аттестацией установлено, что условия труда на рабочих местах являются вредными или опасными.
Срок действия аттестации еще не истек.
Результаты аттестаций отражены в документах, которые оформлены не позднее 31.12.2013 (письмо Минтруда России от 13.03.2014 № 17-3/В-113).
Аттестационные документы оформлены по правилам, утв. Приказами Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 342н или от 31.08.2007 № 569.

Если результаты аттестации оформлены правильно, то в аттестационных документах должны быть отражены те же классы и подклассы условий труда, которые действуют сейчас. В этой части изменений в законодательстве РФ не произошло. Так, например, если проведенной аттестацией условия труда были признаны опасными, то на выплаты нужно начислять дополнительные взносы по тарифу 8 % (см. табл. 2).
Однако имейте в виду, что если по результатам проведенной аттестации условия труда были признаны оптимальными или допустимыми, то дополнительные взносы следует начислять по фиксированным ставкам: 6 или 9 %. Применять нулевые тарифы в этом случае нельзя. Снизить взносы до нуля можно только по результатам спецоценки (ч. 5 ст. 15 Закона № 421-ФЗ). Получается, что некоторым работодателям может быть выгодно скорейшее проведение специальной оценки условий труда в целях снижения тарифов страховых взносов.

Отчетность в ПФР

Учитывая, что результаты спецоценки условий труда влияют на применяемый тариф дополнительных страховых взносов, с 1 квартала 2014 года уточнена отчетность в ПФР в этой части. Так, в квартальном расчете по форме РСВ-1 ПФР, утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п, можно выделить следующее:

раздел 2 дополнен новым подразделом 2.4, в котором отражаются сведения о страховых взносах по доптарифу в зависимости от класса (подкласса) условий труда, который установлен по результатам проведенной спецоценки;
в раздел 4 добавлены графы 3 и 13, в которых отражаются доначисленные допвзносы, уплачиваемые на основании результатов спецоценки (ч. 2.1 ст. 58.3 Закона № 212-ФЗ);
в раздел 6 подраздела 6.7 добавлена графа «Код специальной оценки труда». Значение этих кодов можно найти в приложении № 2 к Порядку заполнения расчета по форме РСВ-1 ПФР.

Отчетность в ФСС

Таблица 10 «Сведения о результатах проведенной специальной оценки условий труда и проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников на начало года» раздела II расчета по форме-4 ФСС начиная с отчетности за I квартал 2014 года заполняется и представляется в обязательном порядке (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС). Эта таблица уточнена в связи с введением специальной оценки условий труда.

В таблице 10 отражаются данные о специальной оценке условий труда, а также о проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотрах на начало года (пп. 34–34.4 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утв. Приказом Минтруда России от 19.03.2013 № 107н). Причем если у страхователя еще не истек срок действия аттестации рабочих мест по условиям труда, то таблицу нужно заполнять по результатам такой аттестации.

Важные нюансы специальной оценки рабочих мест

Вопрос

Ответ

Что такое специальная оценка?

Специальная оценка условий труда — это единый комплекс мероприятий по идентификации вредных и опасных факторов производственной среды и оценке уровня их воздействия на работника с учетом отклонения фактических значений от установленных нормативов (п. 1 ст. 3 Закона № 426-ФЗ).
По результатам специальной оценки устанавливаются классы и подклассы условий труда на рабочих местах (п. 2 ст. 3 Закона № 426-ФЗ)

Кто должен проводить специальную оценку?

Специальная оценка проводится совместно работодателем и организацией, которая соответствует определенным требованиям. С такой организацией заключается договор гражданско-правового характера (п. 2 ст. 8 Закона № 426-ФЗ)

Какие рабочие места подлежат специальной оценке?

Специальной оценке подлежат все рабочие места. Не оцениваются только условия труда (п. 3 ст. 3 Закона № 426-ФЗ):
— надомных работников;
— дистанционных работников;
— работников, занятых у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями

Влияет ли спецоценка на размер скидки по страховым взносам на травматизм?

Да, органы ФСС устанавливают скидку в зависимости от безопасности условий труда по результатам их специальной оценки (абз. 2 п. 1 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»)

Какая ответственность предусмотрена за непроведение специальной оценки?

Нарушение установленного порядка проведения специальной оценки или ее непроведение является нарушением трудового законодательства. Руководитель (или иное должностное лицо) может быть привлечен к ответственности в виде административного штрафа от 5 000 до 10 000 руб., организацию могут оштрафовать на сумму от 60 000 до 80 000 руб.
При повторном нарушении размер санкций существенно увеличивается, также вместо штрафа должностных лиц могут временно дисквалифицировать, а деятельность организации приостановить (ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Если на предприятии произошел несчастный случай, то отсутствие результатов спецоценки может служить доказательством вины работодателя. В этом случае возможно привлечение руководителя к уголовной ответственности по ст. 143 УК РФ.

Организация применяет общую систему налогообложения. Можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты на спецоценку?

Расходы на проведение специальной оценки условий труда можно учесть в составе прочих расходов (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если доходы и расходы признаются методом начисления, то учесть их можно после приема работ по спецоценке (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если же доходы и расходы признаются кассовым методом, то расходы учитываются после оплаты и приемки выполненных работ (и иных расходов на проведение специальной оценки условий труда), см. п. 3 ст. 273 НК РФ.
Принимая во внимание, что расходы на проведение специальной оценки условий труда относятся к косвенным расходам, при методе начисления они уменьшают налог на прибыль в том отчетном периоде, в котором были осуществлены (п. 2 ст. 318 НК РФ)

Организации применяют специальные налоговые режимы (одна компания на УСН, другая на ЕВНД). Можно ли при расчете единого налога затраты на специальную оценку учесть в расходах?

Если организация применяет УСН с объектом обложения «доходы», то расходы на проведение спецоценки никак не повлияют на расчет единого налога (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).
При объекте налогообложения «доходы минус расходы» учесть затраты также не получится. Дело в том, что такие затраты не предусмотрены в закрытом перечне расходов, которые принимаются во внимание при расчете единого налога при УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Если компания платит ЕНВД, то расходы на проведение специальной оценки условий труда также на налог никак не повлияют, поскольку он рассчитывается из показателей по вмененному доходу (п. 1 ст. 346.29 НК РФ)

Можно ли расходы за специальную оценку зачесть в счет уплаты страховых взносов?

Денежные расходы на специальную оценку можно зачесть в счет уплаты взносов на травматизм. Это предусмотрено приказом Минтруда России от 20.02.2014 № 103н. Зачесть можно максимум 20 % от суммы взносов

О декларации соответствия и об оплате спецоценки за счет ФСС

Если по результатам спецоценки условия труда признаны оптимальными или допустимыми, то компании необходимо представить в трудовую инспекцию по своему местонахождению специальную декларацию. Ее форма и порядок представления утверждены Приказом Минтруда России от 07.02.2014 № 80н. Он зарегистрирован Минюстом России 22.05.2014 под № 32387 и вступил в силу с 08.06.2014.
О том, как выбрать «оценщика» и подать декларацию соответствия, читайте здесь.
Расходы на спецоценку можно зачесть в счет уплаты взносов на травматизм, но не более 20 % от суммы взносов. Это предусмотрено Приказом Минтруда России от 20.02.2014 № 103н, который зарегистрирован в Минюсте России 15.05.2014 под № 32284 и вступил в силу.
О том, как за счет ФСС оплатить спецоценку условий труда и другие мероприятия по технике безопасности, читайте здесь.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Процедура специальной оценки условий труда (СОУТ) по ныне действующим правилам проводится с 2014 года. Никаких изменений правил в текущем году, по сравнению с прошлыми периодами, нет, но до 01-01-19 г. все фирмы обязаны провести оценку рабочих мест по новым правилам.

Не предусмотрел законодатель особенности проведения этой процедуры и для представителей малого бизнеса. СОУТ проводится специальными аккредитованными организациями, за плату. Существуют ситуации, при которых СОУТ фирме проводить и оплачивать не нужно. У малого предприятия больше, чем у представителей среднего и крупного бизнеса, возможностей сделать это.

Вопрос: Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ)?
Посмотреть ответ

Что такое СОУТ

Вопрос: Как отражаются в учете расходы, понесенные организацией в связи с проведением специальной оценки условий труда (СОУТ)?
Производственной организацией заключен договор со специализированной организацией на оказание услуг по проведению СОУТ на рабочих местах работников, занятых в основном производстве. Договорная стоимость услуг составила 420 000 руб. (в том числе НДС 70 000 руб.). Оплата исполнителю произведена после завершения оценки, получения отчета о проведении СОУТ и подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг.
Организация не обращалась с заявлением о финансовом обеспечении предупредительных мер в ФСС РФ относительно проведения СОУТ.
Для целей налогообложения прибыли доходы и расходы определяются методом начисления.
Посмотреть ответ

Законодательная база, регламентирующая СОУТ и его результаты:

ФЗ №426 от 28-12-13 г. «о СОУТ»;
приказ Минтруда №33 от 24-01-14 г. (содержит методику проведения СОУТ);
приказ Минтруда №80 от 07-02-14 г. (содержит порядок подачи декларации по СОУТ);
ТК РФ, в частности ст. 147, 92 (защищает права сотрудников, если рабочим местам присвоены 3 и 4 класс по результатам СОУТ);
КоАП, в частности ст. 5.27.1 (регламентирует штрафы по СОУТ).

СОУТ на малых предприятиях, микропредприятиях проводится в соответствии с указанными документами.

Вопрос: До какого момента нужно предоставлять дополнительные отпуска и уведомить работников об их отмене, если проведена СОУТ, по результатам которой условия труда больше не отнесены к вредным?
Посмотреть ответ

До недавнего времени актуальные результаты аттестации по старым правилам приравнивались к результатам СОУТ. Однако уже с 01.01.2019 г. переходный период (ст. 27 ФЗ №426) заканчивается, а значит, до конца 2018 года провести спецоценку рабочих мест был обязан, по общему правилу, каждый работодатель, обеспечивающий сотрудников рабочими местами. Исключения есть, о них мы расскажем далее.

Как проводить СОУТ

Спецоценка условий труда проводится сторонней организацией, которая:

не зависит от работодателя (например, не является филиалом или представительством);
имеет СОУТ основным видом деятельности;
прошла аккредитацию в соответствии с приказом Минсоцразвития №205н от 01-04-10 г.;
имеет штат специалистов (5 и более), наделенных правом проводить такую оценку, минимум одного из них, имеющего соответствующее профильное образование по специальности (трудовая, общая гигиена, лабораторные исследования санитарно-гигиенического характера);
имеет укомплектованную для проведения СОУТ лабораторию.

Вопрос: Проводится ли внеплановая спецоценка условий труда, если были приняты новые работники (на проверенные рабочие места) и/или введена сменность?
Посмотреть ответ

Самостоятельно проводить такие исследования фирма не имеет права. Вместе с тем работодатель обязан сформировать внутреннюю комиссию, которая будет работать вместе с представителями сторонней организации. Согласно ст. 9 ФЗ №426 число членов комиссии должно быть нечетным.

Для малых предприятий установлено следующее:

в комиссии должен состоять руководитель (персонально) либо ИП;
в комиссии должен быть специалист по ОТ.

В последнем случае это может быть как сотрудник фирмы, прошедший соответствующее обучение, так и представитель сторонней организации, оказывающей услуги ОТ по договору. При наличии профсоюза нужно включить в комиссию его представителя (п. 9 пп. 3 ст.9 ФЗ №426).

Далее составляются перечень рабочих мест и график работ в свободной форме.

Важно! При составлении перечня объектов СОУТ выделяют места с одинаковыми признаками: по профессии (должности), по расположению в сходных производственных зонах (помещениях) и др. Если такие места есть, то их оценку проводят не полностью, а только в размере 1/5 от общего числа. Количественно рабочих мест не может быть менее 2-х. Считается, что таким образом все аналогичные рабочие места прошли проверку (ст.16 п. 1 ФЗ №426).

По результатам проведения спецоценки сторонняя специализированная организация составляет документ – отчет, который подписывает комиссия. Возражения комиссии или одного из его членов, если они возникают, прилагаются к отчету.

Отчет нужен для:

списания затрат на проведение СОУТ;
планирования и списания затрат на ОТ;
формирования тарифа по ДСВ.

Новые рабочие места, в соответствии с законом, должны быть аттестованы в течение полугода. Такой же порядок действует, если технология, применяемая на каких-либо рабочих местах, была существенно изменена.

Важно! СОУТ проводится в разрезе рабочих мест, а не сотрудников. Если на малом предприятии один сотрудник совмещает несколько должностей, в соответствии со штатным расписанием определяют, сколько рабочих мест он занимает фактически. Проводят СОУТ по каждому рабочему месту.

По итогам спецоценки условий труда фирмой подается в территориальную инспекцию по труду декларация. Это нужно сделать не позднее 30 дней после того, как документ был утвержден.
Декларация действует 5 лет, этот срок можно продлить при отсутствии профзаболеваний и травматизма в рабочем коллективе.

Заполняется документ согласно приказу Минтруда №80н.

Сколько это стоит

Размер оплаты работы специализированных организаций, оказывающих услуги в области СОУТ, законодательством не регламентируется.

На цену оказывают влияние следующие основные факторы:

средняя рыночная стоимость услуг;
размер фирмы, число рабочих мест;
наличие или отсутствие негативных факторов и степень их влияния;
объем, полнота технической документации, описывающей негативные факторы.

На сегодняшний день рыночная цена за одно рабочее место составляет от 800-900 рублей и выше.

«Экономия» может дорого обойтись

ТК РФ (ст. 212) прямо обязывает работодателя проводить спецоценку условий работы сотрудников.

Законодатель и контролирующие органы рассматривают отказ от проведения СОУТ как нарушение прав персонала. Штрафы за это нарушение весьма велики. Если при этом брать в расчет размеры, количество рабочих мест на малых предприятиях, станет понятно, что нарушать закон руководителю невыгодно.

Размеры штрафных санкций (по тексту ст. 5.27.1 КоАП):

Когда проводить СОУТ нет необходимости

СОУТ не проводится, если работник трудится на дому, работает дистанционно, трудится у физического лица (не ИП). Отсутствует необходимость проводить СОУТ в отношении вакантных рабочих мест – работники отсутствуют, условия их труда оценить невозможно.

Из сказанного следует, что если у объекта малого предпринимательства все работники выполняют свои обязанности дистанционно, а руководитель работает с документацией и решает проблемы функционирования фирмы из дома, оценка условий труда не требуется. Организационная структура, размеры МП и микрофирм позволяют без ущерба для бизнеса иметь такой «дистанционный» штат.

Читайте также: