Нужно ли штатное расписание если в организации один директор

Опубликовано: 07.05.2025

Штатным расписанием называется документ, который определяет обязанности сотрудников и устанавливает для них условия по оплате труда.

Однако в организациях, особенно в только что созданных, может оказаться так, что имеется лишь один сотрудник – сам руководитель.

Нужно ли в этом случае составлять штатное расписание? И если да, то как оно должно выглядеть? Об этом далее в статье.

Как быть, если работает только генеральный?

Количество сотрудников в ООО может быть любым – закон здесь не устанавливает обязательных требований. Однако может быть и так, что в фирме работает только один человек – директор. Он единственный, без кого организация не может существовать. Такое возможно в следующих случаях:

ООО было создано недавно, фактически финансово-хозяйственная деятельность пока не ведётся, и сотрудники пока ещё не наняты.
Род деятельности фирмы таков, что для него достаточно только одного человека (например, коммерческое посредничество, когда организация занимается только тем, что сводит друг с другом заказчиков и исполнителей или продавцов и покупателей).
ООО создано затем, чтобы вести коммерческую деятельность, но учредитель хочет избежать личной материальной ответственности, которую ГК РФ предусматривает для ИП. Ради этого он готов выполнять и требования по налоговой отчётности, которые для ООО куда серьёзнее, чем для ИП.

В любом случае, ситуация, когда в штате организации имеется лишь один сотрудник, встречается не так уж редко.

Возможна и ситуация, когда даже директор не является работником. Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор заключается между работником и работодателем – однако если единственный учредитель одновременно выступает и как директор, то он не может подписать трудовой договор сам с собой, и нормы трудового права на него не распространяются (ст. 273 ТК РФ).

Нужен ли документ?

Прежде всего, необходимо определить, является ли штатное расписание вообще обязательным документом. Оно относится к первичной документации, и, согласно п. 4 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте», его форма может быть разработана на предприятии самостоятельно. Напрямую ТК РФ нигде не содержит указания на то, что расписание требуется обязательно, однако ст. 15 Кодекса определяет трудовую функцию среди прочего как работу по должности, установленной штатным расписанием.

Наконец, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 указывает, что при отсутствии перечня должностей может быть поставлена под вопрос правомерность сокращения штата или численности работников.

Таким образом, можно сделать вывод: хотя напрямую необходимость иметь расписание в законе не указана, тем не менее на этот документ имеются ссылки в статьях ТК РФ. Кроме того, Роструд в пояснительных письмах и комментариях рекомендует составлять этот документ в любой организации. Следовательно, даже в том случае, когда в ООО имеется лишь один сотрудник, для подстраховки лучше иметь штатное расписание.

Необходимо учитывать, что штатное расписание может охватывать не только имеющиеся должности, но и те, которые планируется ввести. В этом случае у ООО будут иметься вакансии, которые могут быть заполнены в будущем. Такой вариант актуален для недавно открытых фирм, где директор ещё не успел набрать штат сотрудников.

Как составить: содержание

В том случае, если в ООО имеется лишь один сотрудник, штатное расписание может быть составлено в двух вариантах:

Если набор персонала не планируется, в документе будет отражена только одна должность – сам директор.
Если планируется наём работников, то в расписании заранее могут быть указаны должности, которые будут введены по мере заключения трудовых договоров с кандидатами.

Разница между этими вариантами состоит лишь в количестве позиций в расписании. В первом случае она будет одна, во втором – столько, сколько сотрудников планируется нанять на момент составления документа. Нужно также помнить, что расписание может корректироваться приказом директора.

Содержание же штатного расписания проще рассмотреть на основе унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Она больше не является обязательной, но, поскольку этот бланк удобен в использовании, он широко применяется до сих пор в большинстве организаций.

Т-3 включает в себя следующую информацию:

Перечень подразделений организации. Для ООО, где не планируется увеличение числа сотрудников, это не обязательно, хотя может быть указано такое подразделение, как «Администрация».
Название должности.
Количество единиц штата.
Размер трудовых выплат работнику (в том числе по организации в целом).

При использовании формы Т-3 нужно учитывать следующие требования ОКУД:

Как заполнить каждый пункт?

Заполнение при использовании бланка Т-3 производится следующим образом:

Подразделения, если они есть, указываются по алфавиту.
Коды (графа 2) обязательны только для государственных организаций, но в ООО директор может ввести их самостоятельно.
Название должности должно быть указано согласно Общероссийскому классификатору профессий. При этом если директор делает себе запись в трудовую книжку, то в ней название должно совпадать с тем, какое указано в штатном расписании.
Количество единиц (графа 4) может быть не целым. Если в ООО работает только директор, он может оформить самого себя на половину или четверть ставки, и тогда в расписании будет стоять число «0,5» или «0,25» соответственно.
Оклад указывается либо в рублях, либо в других единицах согласно системе оплаты (в виде процентов, коэффициентов и т. д.).
Надбавки (графы 6 – 8) указываются лишь при их наличии. Если на предприятии они не действуют, в графах ничего не ставится.
В графе 9 указывается общий размер выплат (сумма значений из граф с 5 по 8, умноженная на значение из графы 4).
Графа 10 предназначена для примечаний, если они есть. Её можно не заполнять, если нет важной информации.

Количество строк должно соответствовать количеству разных должностей. В последней строке указывается сумма по графам 4 (количество единиц) и 9 (размер выплат, общий фонд оплаты труда).

Сам документ подписывается директором. Если в ООО он один, то он же подписывает и в качестве главбуха, поскольку лично отвечает за ведение бухучёта на предприятии.

Таким образом, можно сделать вывод: штатное расписание желательно иметь даже там, где в фирме имеется лишь один руководитель. При этом документ может составляться с помощью как собственных форм, разработанных в организации, так и с использованием бланка унифицированной формы Т-3.

Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
Закрепляет суммы надбавок персоналу.
Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Период действия

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Обязательно применять именно форму Т-3?

Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?

Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.

Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.

Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.

Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Составим образец приказа об утверждении штатного расписания

30 декабря 2019 года

Об утверждении штатного расписания

1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2019 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.
2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2019 года в работу с 1 января 2020 года.
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2019 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Внесение изменений в штатное расписание

Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный приказ о внесении туда изменений. Это может быть необходимо в таких ситуациях:

требуется ввести новые подразделения или должности;
меняется структура организации;
требуется переименовать должности или подразделения;
изменение зарплаты, тарифных ставок;
предстоит сокращение штата.

Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.

После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения.

В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д. В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.

Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

12 августа 2020 года

О частичном изменении штатного расписания

Внести с 15 августа 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Как правильно ввести новую должность в штатное расписание

Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности. Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.

Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.

Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.

Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.

Образец распоряжения о введении новой должности

20 сентября 2020 года

О введении новой должности

Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Порядок сокращения должностей

Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.

Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.

Образец приказа о сокращении численности

15 мая 2020 года

О сокращении численности сотрудников компании

В связи с уменьшением в компании объемов производства

Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлены:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Помощник юриста: Романова / А.П. Романова

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

Наименование бумаги и дату ее составления.
Наименование компании.
Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
Срок действия выписки.
Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ

Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.

Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?

Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?

Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.

Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?

Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.

Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.

Что такое штатное расписание

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

ТК РФ в статье 15;
ТК РФ в статье 57;
Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
Данные о структуре компании, если она имеется;
Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
Иные сведения.

Форма штатного расписания

Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.

Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Требования к штатному расписанию

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
Нужно указать сведения о структуре компании;
Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Ошибки при составлении штатного расписания

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Как утвердить штатное расписание

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
Ставить печать на ШР не нужно;
Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

Появились новые или были упразднены старые должности;
Названия должностей изменились;
Претерпела изменения внутренняя структура компании;
Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Нельзя возложить на работника дополнительную работу по должности, которая отсутствует в штатном расписании (ст. 60.2 ТК РФ).

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Ошибка 3. В графе «Количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Ошибка 5. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад необоснованно указывается ниже МРОТ

Как правильно: указание в штатном расписании оклада менее МРОТ может быть правомерным и обоснованным только в том случае, если с учетом надбавок итоговая сумма заработной платы работника будет более МРОТ, установленного для соответствующего субъекта.

Пример: в субъекте минимальный размер заработной платы составляет 12 130 руб. Если
в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» указать оклад в размере 10 000 руб., но при этом в графе 7 штатного расписания — надбавку в размере 3 000 руб, то в совокупности видно, что заработная плата работника не ниже минимального размера. Такая ситуация правомерна. В ином случае могут быть претензии со стороны контролирующих органов.

Ошибка 6. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» оклад указывается с учетом районного коэффициента

Вот этого делать никогда нельзя. Это прямое нарушение действующего законодательства.

Как правильно: районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются на заработную плату в целом, а не на отдельные ее составляющие (Письмо Минтруда России от 16.04.2020 № 14-1/В-424).

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

Есть ли в организации штатное расписание.
Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
На какой период утверждено штатное расписание.
Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Штатное расписание является производственным документом, которое не создается на долгий промежуток времени. Перестановки в штате, уменьшение или увеличение зарплаты, а также прочие обстоятельства нуждаются в корректировке.

Внесение изменений в штатное расписание является обычной процедурой и его необходимо осуществлять, согласно предписаниям закона и правами трудящихся. Важные этапы данного процесса представлены в этой статье, они помогут не допустить ошибок в документации предприятия.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Основания и причины для внесения изменений

Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду. Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.

Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач, а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.

Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.

Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок. В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.

Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств, то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

Какие могут быть корректировки?

Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.

Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.

Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.

Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда.

Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.

При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.

Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы. По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения.

При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.

Как уведомлять работников?

Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при приеме на работу, так и в ходе деятельности.

Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.

Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.

Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК.

Как часто можно менять штатное расписание?

В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.

Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.

Старое расписание берут за основу и формируют другое, внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.

Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?

Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК). Инструкция формирует порядок этого процесса.

сокращение численности штата должно быть подтверждено по факту;
сотрудника необходимо лично предупредить, что было принято решение об увольнении;
если есть возможность перевести сотрудника, то нужно непременно это сделать;
государственные органы должны быть поставлены в известность;
профсоюзы должны дать свое согласие;
все полагающиеся выплаты сотруднику должны быть произведены.

Порядок внесения изменений

Если на объекте вводятся дополнительные должности и изменяются оклады, то первым делом необходимо оформить распоряжение в виде приказа о внесении изменений в штатного расписания. В приказе необходимо прописать причины для таких изменений. Исходное расписание штата при этом можно оставить без изменений.

наименование организации;
суть изменения, которое необходимо внести в расписание, т.е. какую должность необходимо вывести;
с какого числа вступают в силу данные корректировки;
кто будет контролировать исполнение данного приказа.

Если в организации происходят более крупные перемены, с корректировкой окладов у всех должностей, то рекомендуется оформить приказ об утверждении иного расписания штата. При этом обстоятельстве в документе прописываются все корректировки и утверждаются начальниками организации.

Приказ об изменении штатного расписания составляется по определенным стандартам и обязан содержать наименование, а также распорядительную и констатирующую части.

В данной важной бумаге должны быть прописаны причины, по которым произошли изменения, либо решено было провести оптимизацию. Приказ необходимо подписать директору, либо уполномоченному лицу.

После того, как приказ будет издан, необходимо предоставить его для подписей тем лицам, к которым относятся эти изменения.

Кроме того оформляется Дополнение к штатному расписанию на отдельном бланке в виде приложения. Оно должно содержать в себе также наименование структурного подразделения, должность и оклад. Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Алгоритм действий при переименовании должности

Изменения в наименовании должности или профессии не считается переводом на другую должность, а является изменением существенных условий трудового договора (ст. 32 ТК РФ).

Какие условия трудового договора являются существенными читайте в нашей статье.

Сделать это можно с помощью уведомления сотрудника в письменном виде.

Образец дополнительного соглашения скачивайте здесь бесплатно.

Все о штатном расписании узнайте из ролика:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Также рекомендуем к прочтению:

5 комментариев

Читайте внимательно 133 ст ТК РФ. Там идет речь о заработной плате, а не об окладе. Такие ляпы не допустимы.

а разве оклад не является частью заработной платы

Добрый день, если внесено изменение в штатном расписании наименование отдела и наименование должности с сохранением оклада, можно ли сократить человека занимающего старую должность, или мы его обязаны перевести на новую должность в новом отделе?

Добрый день, подскажите пожалуйста если есть должность но на данное место еще нет человека, то как можно не меняя штатного расписания оставить это место вакантным.

Здравствуйте, кто утверждает изменения в штатном расписание бюджетной организации кроме директора данной организации

Читайте также: