Как оформить вкладыш в трудовую книжку образец

Опубликовано: 26.12.2024

Заниматься с вкладышами в трудовые книжки не придется, если работники перейдут на ведение трудовых в электронном виде. Грамотно оформить переход на ЭТК и в дальнейшем работать с электронными сведениями о трудовой деятельности вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

работнике (именуется также титульным листом);
работе;
вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

заполнение вкладыша;
вшивание вкладыша;
юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

дату заполнения документа;
персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

взять иголку с ниткой;
плотно приложить вкладыш к книжке;
пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

прямоугольный контур;
словосочетание «Выдан вкладыш»;
слова «Серия» и «Номер»;
линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:

титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.

Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?

Наши специалисты подготовили для вас отдельный файл с образцом оформленного вкладыша в трудовую книжку. Документ можно скачать по ссылке:

Итоги

Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.

Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:

Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о занятости человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка (ТК) содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о работе ее владельца. Иногда этого объема недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятости используется отдельный специальный вкладыш, форма которого утверждена постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году, прописано в постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Как выглядит

Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это дополнительный бланк для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК. Хотя фактически это продолжение ТК, бланк вкладыша в трудовую книжку имеет отдельные серию и номер, является документом строгой отчетности и недействителен без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то используют еще один.

Приобрести, учесть и заполнить новый документ обязан работодатель, у которого сейчас хранится ТК работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о выданных приложениях регистрируют в книге учета движения трудовых книжек, указав их серии и номера.

Образец оформления титульного листа

Трудовая книжка и титульный лист вкладыша содержат одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находятся несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит ТК. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Здесь же уточняют информацию о месте учебы сотрудника либо указывается полученное образование, поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность.

Покажем конкретный пример — образец, как заполнить вкладыш в трудовую книжку в 2021 году с соблюдением действующих правил.

Заполнять титульный лист следует аккуратно. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считают испорченным и уничтожают. Поскольку речь идет о документах строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.

Обязательно ставится дата заполнения титульного листа и печать организации-работодателя (при наличии).

Общий порядок заполнения

Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.

Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1. С того момента, как у ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.

Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.

Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк вкладки, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком.

Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкое дополнение, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его словом «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника нет, то в бланке ТК остаются десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе продолжают вносить на листах вложенной книжицы.

Образец записи о наличии вкладыша в трудовой книжке

В ТК указывают наличие вложения. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша. Месторасположение надписи (штампа) четко не регламентируется, главное — ничто не должно эту отметку скрывать, запись заметна и понятна, информация с оттиска читаемая.

Инструкция по вшиванию

Вкладыш без основной ТК недействителен. Для качественного и надежного скрепления бланков используется метод вшивания. Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько нужно для внесения актуальных сведений. Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.

Краткая памятка

После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.

Отрывать обложку вкладыша.
Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа.
Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку.
Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами.
Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе с вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.

Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорноконтрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

«Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
«Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

Согласно Постановлению Правительства РФ №225 от 16.04.2003, в случае возникновения недостатка места в основном документе, ответственный специалист отдела кадров обязан вшить в трудовую специальное дополнение — вкладыш.

Он представляет собой документ строго определенной законодательством формы, который обязан соответствовать стандартам, регламентируемым Правилами ведения и оформления трудовых книжек.

Что при этом категорически запрещено:

внесение данных, не поместившихся в базовых полях трудовой книжки на смежные поля, которые предназначены для иной информации;
вклеивание вкладышей произвольной формы или вкладышей, неподходящих под стандарты;
использование обычных чистых листов в качестве вкладышей;
использование вкладышей с ошибками или помарками и зачеркиваниями: они обязаны быть уничтожены по акту.

Таким образом, при необходимости, к примеру, продолжить ведение раздела, в котором содержатся сведения о работе, и который в основной трудовой полностью заполнен, кадровый специалист обязан приобрести в магазине канцелярии отпечатанный по стандартам трудового законодательства РФ вкладыш, а затем закрепить его нитками между задней частью обложки трудовой и последним листом.

Впоследствии, по регламенту кадровый работник может взыскать с персонала стоимость вшитого вкладыша.

Установлен четкий стандарт выпуска подобных вкладышей: он обязан иметь 46 страниц внутреннего содержания, иметь переплет в виде картонной обложки с элементами защиты. Регламентированный размер вкладыша для трудовой — 88х125 миллиметров. Приобрести подобный стандартный документ можно в любой точке продажи печатной продукции и канцелярских товаров.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно

Даже у самых опытных работников кадровой службы могут возникнуть вопросы по поводу ведения вкладышей для трудовой книги. Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении основных граф вкладыша, необходимо изучить инструкции, представленные в Правилах ведения и заполнения трудовых книжек, и в точности руководствоваться их рекомендациями.

Что следует помнить во время процедуры оформлении вкладыша:

Заполнение всех граф дополнения к трудовой книжке производится исключительно по факту предоставления работником необходимых для этого документов — паспорта гражданина РФ (вида на жительство) а также диплома или аттестата, подтверждающего уровень образования и квалификацию работника.
После окончательного оформления и проверки, на первом листе трудовой следует указать, что дополнение существует в формате записи «Выдан вкладыш». Здесь же стоит указать его серию и номер. Также вместо этого допускается постановка штампа с нужной информацией размером 10х25 мм либо же выполнение и ручной записи, и постановка штампа одновременно.
Фактическая дата заполнения вкладыша является в то же время официальной датой начала его действия.
Первая страница вкладыша также содержит данные об ответственном сотруднике, заполнившем его.
Вкладыш обязан быть подписан владельцем трудовой лично.
После полного отражения данных о сотруднике, их следует перепроверить, а затем подшить вкладыш к трудовой книжке.
Если же в трудовой один вкладыш уже есть, не беда: их количество не регламентировано, достаточно просто подшивать их в нужном порядке.

Изменение фамилии работника

Одна из самых частых процедур, с которыми сталкиваются кадровые работники — это внесение правок в трудовую книжку касательно личной информации о сотруднике. Основные правки такого рода касаются смены фамилии в результате заключения брака или же напротив — прохождения бракоразводной процедуры.

Для вкладыша трудовой книжки алгоритм действий кадрового специалиста следующий:

Изучить предоставленные сотрудником документы, призванные подтвердить изменения личных данных.
На основании подобных свидетельств и вносятся корректировки одновременно на первый лист трудовой книжки и на аналогичный лист каждого дополнения к ней.
На обратной стороне этого листа перечисляются все предоставленные документы, ставшие причиной для корректировки личных данных, проставляется их номер и дата выдачи, после чего запись заверяется при помощи официальной печати фирмы визируется ее директором или ответственным руководителем.

Запись о работе попала не в тот радел

Это значит, что обычное зачеркивание в некорректном разделе недопустимо. Вместо этого, следует произвести следующие манипуляции:

Внесенной не в то поле записи присваивается порядковый номер, вне зависимости от того, цельной ли она является, или же просто продолжением ранее начатой записи в разделе о работе.
В трудовой делается соответствующая пометка под некорректной записью о признании ее недействительной, завизированная личной подписью директора и скрепленная официальной печатью.
Оформляется новый вкладыш, после чего в нужный раздел дополнения переносится некорректная часть записи.

Образец оформления

Процедура заполнения граф дополнения для трудовой не так сложна и страшна, как может показаться на неискушенный взгляд. Она начинается с изучения документов владельца трудовой, информация из которых постепенно переписывается вручную в соответствующие разделы дополнительного вкладыша. В готовом виде заполненный вкладыш выглядит так:

Как вставить вкладыш в трудовую книжку

Чтобы подшить вкладыш-дополнение к трудовой книжке, необходимо первоначально заполнить его, согласно требованиям законодательства РФ, после чего при помощи ниток подшить к основному документу.

Четких рекомендаций или обязательных требований к месту подшивки, цвету или типу ниток для подшивания в Правилах заполнения и ведения трудовых книжек не существует, но следуя логике и удобству, преимущественно работники отделов кадров подшивают этот документ, в промежуток между задней обложкой и последним листом основной трудовой.

Последующие вкладыши, соответственно, подшиваются сразу за последним листом предыдущего вкладыша.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше

После заполнения всех полей и подшивания вкладыша, на титульном листе (а чаще, как показывает практика, на первой странице) предоставляются данные о нем.

Конкретно на деле это выглядит так:

Верхний правый угол титульного листа отводится под надпись «Выдан вкладыш, серия, номер».
По нормам, там же проставляется штамп о выдаче, указывается дата начала действия дополнения.
Согласно Правилам, без штампа запись, сделанная в ручном режиме, может быть сочтена недействительной, хотя на практике такое случается, когда фирма не имеет подобного штампа в принципе.
Штамп поставить можно не только на титульном листе. Практика показывает, что целесообразнее его проставлять на странице под номером 1 в трудовой.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку

Все внесенные данные в трудовой нумеруются по порядку, причем нумерация ведется параллельно в каждом разделе. Если возникла необходимость продолжать их ведение в дополнении к трудовой, нумерацию не следует начинать сначала: первая же отметка в «Сведениях о работе» будет иметь порядковый номер, следующий за последней записью того же раздела в основном документе. Аналогичная ситуация с разделом «Сведения о наградах».

Вкладыш в трудовую книжку имеет важное значение для любого работника, и подходить к его заполнению следует со всей ответственностью. Впрочем, не стоит забывать и о том, что сам по себе он не имеет никакой ценности, и только при наличии трудовой, к которой он подшит, приобретает юридическую силу.

Читайте также: