Как работать по трудовой книжке

Опубликовано: 02.04.2025

В современное непростое с финансовой точки зрения время каждый стремится зарабатывать побольше. Если на какой-либо должности уже достигнут денежный потолок, выходом может стать дополнительное трудоустройство.

Можно ли это сделать официально? Как относится к таким намерениям Трудовой Кодекс Российской Федерации? Что, в такой ситуации, будет происходить с трудовой книжкой, есть ли тонкости в оформлении и ограничения по времени и загруженности? Все вопросы официального трудоустройства на нескольких работах рассматриваем в этой статье.

Вопрос: У работницы есть семилетний ребенок. Она написала заявление об установлении ей неполного рабочего дня. Обязан ли работодатель установить работнице режим неполного рабочего дня, если ее супруг нигде официально не трудоустроен?
Посмотреть ответ

Позиция Трудового Кодекса

Российское законодательство не ограничивает для человека количество возможных мест работы. Но только одно их них считается основным, а все остальные представляют собой труд по совместительству (ст. 282 ТК РФ).

Места работы: основное и по совместительству

Основное место работы может определяться по разным основаниям:

принцип первенства – основным станет тот работодатель, с которым трудовой договор был заключен хронологически раньше;
принцип занятости – основное рабочее место заставляет проводить на нем больше времени (длительнее рабочий день, большее число дней в течение недели и т.п.).

Отличия главного места трудоустройства:

трудовой договор, подписанный без дополнительных условий;
обязательное наличие в отделе кадров трудовой книжки;
рабочее время учитывается без включения внешних факторов.

Специфика дополнительного места работы:

совместительство нужно вносить в новый трудовой договор;
занятость должна быть исключительно в часы или дни, не занятые на главной работе;
можно работать на другой должности с общим начальством (внутреннее совместительство) или в другой организации (внешнее совместительство);
рабочее время, занятое дополнительной службой, не должно быть дольше 4 часов в сутки.

К СВЕДЕНИЮ! Если суммировать общее рабочее время на всех рабочих местах и разделить на их количество, полученная цифра должна быть пропорциональна рабочему времени, определенному законодательством. Например, если у человека две работы, то общее количество часов, проведенных на каждой из них, не должно быть больше половины рабочего времени по закону.

Кто не сможет быть совместителем

Законом предусмотрены некоторые категории сотрудников, не могущие занимать дополнительные должности как совместители:

юные трудящиеся, не достигшие 18-летия;
специфика основного производства (вредность, тяжесть) не позволяет претендовать на дополнительную занятость;
медицинские показания (запреты);
особые ситуации, прописанные в федеральных законодательных актах.

Подробнее о толковании рабочего времени по Трудовому Кодексу читайте в отдельной статье.

Вопросы, касающиеся трудовой книжки

Документ, в котором учитывается трудовой стаж и занимаемые должности, заводится и хранится в отделе кадров основной работы.

Если человек трудоустроен по совместительству еще на одной или нескольких должностях, ему нет необходимости в дополнительных трудовых книжках. Информация о том, что человек трудится еще и в других местах, могут быть внесены в его трудовую когда угодно.

Как записать совместительство в трудовую

Это можно сделать по месту любой занятости по желанию самого трудящегося (ст. 66 ТК РФ). Желание сотрудника нужно выразить письменно – заявлением, в котором он просит внести в свои документы информацию на основании источников, подтверждающих дополнительную занятость (например, справки о службе в другой фирме, копии приказа о зачислении по совместительству и т.п.).

Запись в трудовой будет иметь следующий вид.

Первая графа – очередной порядковый номер.
Вторая графа – дата зачисления человека совместителем (на основании предоставленных им документов).
Третья графа – в ней отмечается, в какой должности и в каком структурном подразделении или организации человек числится совместителем (нужно указать профессию и квалификацию по установленным образцам).
В четвертой графе отмечается вид и номер подтверждающего документа (приказ о зачислении).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если человек увольняется с дополнительной или основной работы, запись будет иметь аналогичный вид.

Несколько трудовых книжек

В привычном понимании человек имеет один документ о своей трудовой деятельности. Ведь в конечном итоге сведения из него все равно попадут в один и тот же орган – Пенсионный фонд.

Тем не менее, закон не запрещает завести несколько трудовых книжек. Обстоятельства могут быть различными:

утеряна или повреждена первичная трудовая;
в ней содержатся нелицеприятные для работника сведения, которые он не хочет афишировать;
сотрудник не хочет информировать основного работодателя о работе по совместительству (он не обязан этого делать).

ВАЖНО! Работодателя-совместителя известить все равно придется, ведь это условие вносится в трудовой договор, и согласие дополнительного работодателя принципиально.

Утаивание или утеря – что грозит?

Если сотрудник не хочет, чтобы сведения из его трудовой стали известны по другому месту работы, он иногда решает утаить или уничтожить компрометирующий документ.

Чтобы эта ситуация не стала мошенничеством, нужно действовать в максимальном соответствии с законом. Для этого необходимо заявить об утрате (в письменном виде).

Работодатель передаст сведения об этом в налоговый орган. Для владельца книжки будет учтен наработанный трудовой стаж и заведена новая книжка. При этом использовать старую уже нельзя – это противозаконно.

Дополнительный документ

Если на основной работе находится трудовая, а человек решает завести дополнительную для нового места работы – закон не возражает. Но второй работодатель при официальном трудоустройстве все равно сообщит о новом сотруднике в налоговую службу. Поэтому вторая книжка – это исключительно дополнительные хлопоты для сотрудника при учете пенсионного стажа, поскольку в Пенсионном фонде придется учитывать совмещенные сведения всех трудовых книжек. Никаких дополнительных преференций владение несколькими трудовыми не дает.

Смена совместительства на основную работу

Иногда обстоятельства складываются таким образом, что дополнительная занятость является основным источником доходов либо основная работа по каким-либо причинам перестает устраивать. Эти виды занятости можно поменять местами либо, если главная работа ликвидируется или происходит увольнение, «превратить» в нее совместительскую занятость.

Для этого нужна воля самого человека и начальства, поскольку изменения в трудовой договор можно вносить исключительно с согласия сторон (ст. 72 ТК РФ).

Варианты законного переоформления могут быть различными.

Перевод. Возможен, если сотрудник дополнительно трудился по внутреннему совместительству (в той же организации). Оформляется просто перевод в другое структурное подразделение. Этот способ не подходит, если человек уволился с основной работы и хочет преобразовать в нее дополнительную.
Дополнительное соглашение. Поскольку изменяются условия трудового договора, правомерно заключить допсоглашение о новых условиях. Для его заключения нужен приказ (или распоряжение) нового работодателя о перемене статуса сотрудника.

ВАЖНО! При перемене статусов мест работы эту информацию нужно обязательно отражать в трудовой книжке (книжках).

Несколько полноценных трудоустройств – допустимо ли по закону?

Исходя из изучения норм ТК РФ, работа по трудовому договору на полное рабочее время в двух организациях сразу невозможна. Если сделать это в обход законодательства, рано или поздно могут «выплыть» следующие нарушения:

правила выдачи и ведения трудовых;
регламент страхования (пенсионного и медицинского);
учет рабочего времени;
использование подложных документов;
нарушения в бухучете и др.

Каждое нарушение предусматривает определенную статью гражданского трудового и налогового кодексов и соответствующее наказание.

Возможный законный вариант

Единственный способ законно выполнять несколько полноценных работ одновременно – это заключение в другой организации не трудового, а гражданско-правового договора.

В результате заключения такого договора сотрудник не поступает на определенную должность, а обязуется предоставить ту или иную услугу в тот или иной срок. При этом он не является подчиненным новой организации, а является равноправной с работодателем стороной.

Многие недооценивают важность этого документа, а между тем он также ценен как, например, паспорт и без трудовой книжки порой бывает просто невозможно устроиться на хорошее место работы.

Что такое трудовая книжка

В нашем государстве любой гражданин, достигший возраста 14-ти лет, может начать официальную трудовую деятельность. И с этого момента у него появляется такой официальный персональный документ как трудовая книжка. В ней фиксируется вся «трудовая биография» человека.

Сама книжка представляет собой брошюру-бланк установленного образца и для того, чтобы содержащаяся в ней информация имела юридическую силу, она должна быть оформлена должным образом.

Как оформляются и ведутся трудовые книжки

Трудовая книжка может быть оформлена только в организации, индивидуальные предприниматели сами о себе делать в ней какие-либо записи не могут, но им позволено вносить данные о лице, работающем у них по трудовому договору.

Бланк трудовой книжки находится в свободной продаже, но чаще ее выдают на первом месте работы после оформления трудового договора. Работодатель обязан оформить этот документ уже спустя 5 дней с момента начала трудовой деятельности лица.

Каждая запись должна быть внесена только на основании соответствующего приказа и не позднее семи дней от даты его подписания.

Все записи делает уполномоченное лицо, закрепленное приказом и после совершения очередной отметки с книжкой должны ознакомить сотрудника – владельца трудовой книжки.

По общим правилам, все записи вносятся на русском языке, ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются. Более подробно правила ведения трудовых книжек изложены в специальной Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка имеет следующую структуру:

обложка с надписью «Трудовая книжка».
Титульный лист, где отражены персональные сведения владельца, а также указаны индивидуальные серия и номер документа.
Два раздела – «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Первый раздел содержат графы: номер по порядку, дата внесения записи, данные о приеме на работу, сведения о квалификации, данные об увольнении с указанием причин. Указываются и документы, на основании которых вносятся соответствующие записи.

Недействительность записи в трудовой книжке

В любом документе могут быть ошибки. Случаются они и при внесении записи в трудовую книжку. Если запись неточна или неправильна, просто зачеркнуть ее нельзя, а необходимо признать недействительной и для этого существует определенная процедура.

После последней отметки в трудовой книжке, под следующим порядковым номером и с указанием даты, в третьей графе, вносятся сведения о том, что запись под таким-то номером недействительна.

После этой фразы записываются сведения в правильной формулировке, а в четвертой графе – номер приказа или распоряжения, на основании которого была внесена правильная запись.

Такие изменения могут быть внесены как по месту работы, где была произведена ошибочная запись, так и работодателем на новом месте, но при предоставлении официального документа от нанимателя, допустившего неточность.

Как заполняются сведения о работнике

На титульном листе заполняются такие личные данные работника как фамилия, имя отчество, дата рождения, которые записываются только с предъявленного паспорта и указываются полностью, без сокращений. Кроме того, на основании документа из образовательного учреждения в трудовую книжку вносятся сведения об образовании и специальности работника.

В том числе допустимо внесение сведений о неоконченном образовании соответствующего уровня.

Сделать это можно после предъявления соответствующих документов (например, справки из ВУЗа или студенческого билета).

Также необходимо отразить такие сведения о трудовой деятельности работника, как о приеме его на службу, переводе, присвоении квалификации, увольнении, получении еще одной профессии, службе в армии, прохождении курсов, работе по совместительству.

После записи основной информации, в нижней части страницы владелец трудовой книжки ставит свою подпись. Аналогичные действия проделывает лицо, заполняющее документ, скрепив свою подпись печатью.

Порядок изменения записи в трудовой книжке

Если необходимо изменить анкетные данные работника, то делается это согласно вышеназванной Инструкции, следующим образом. Запись должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой и поверх нее либо снизу, где позволяет свободное место, записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки книжки в обязательном порядке отмечается пояснение с указанием документов, на основании которых были внесены изменения.

Если необходимо внести дополнительные сведения об образовании (например, работник со средним образованием во время трудовой деятельности закончил ВУЗ и получил образование высшее), то Инструкция указывает – просто добавить эти сведения к уже имеющимся через запятую. Делать ссылку на подтверждающий этот факт документ закон не обязывает, но и не запрещает.

Заполнение сведений о работе

Сведения о работе отражаются в специальном разделе трудовой книжки. При заполнении сведений о работе полное название предприятия, в котором трудится лицо, указывается в виде заголовка, при этом в первой графе записывается порядковый номер, а во второй – дата приема на работу.

Кроме того, в данном разделе вносятся также сведения о должности, специальности, профессии, а также в четвертой графе указан номер приказа и дата его подписания, на основании которого лицо принято на работу.

Если гражданин работает по совместительству, то трудовую ведет та организация, где он ведет свою основную деятельность и именно эта запись является первоочередной. А запись о совмещенной работе вносится следующей под очередным номером.

При изменении названия организации об этом также необходимо внести запись с указанием соответствующего приказа или распоряжения и даты смены названия. Период отбывания наказания в виде исправительных работ в непрерывный трудовой стаж не засчитывается. В этом случае также делается отметка, которая должна гласить, что начиная с даты отбытия этого вида наказания и по дату его окончания этот срок в непрерывный стаж не засчитывается.

Порядок внесения сведений о награждении

Принцип внесения информации в этом разделе - «Сведения о награждениях» - аналогичен предыдущему разделу. То есть, сначала в виде заголовка пишется полное название организации, затем в соответствующих графах указываются порядковый номер записи, дата награждения, кем, чем и за какие заслуги награжден работник. В последней графе записывается номер приказа о награждении и дата его подписания.

После увольнения все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у одного работодателя, заверяются его печатью. Такое же правило относится и к сведениям о вознаграждениях.

В настоящее время награждения и поощрения объединены в один раздел трудовой книжки, тогда как в документе старого образца их различали. Нет определенного правила, какие виды поощрений вносить в книжку нельзя. Поэтому, помимо государственных наград, званий, знаков, дипломов, владелец трудовой может потребовать внести запись о любом поощрении, вплоть до почетной грамоты и благодарности.

Запись об увольнении и основания

При увольнении работника есть два варианта формулировки записи об этом: «Уволен (в связи, за и т.д.)» и «Трудовой договор расторгнут или прекращен (в виду, в связи и т.д.)». Если работник увольняется по собственному желанию, то формулировка такой записи стандартна и делается она со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового Кодекса РФ. Когда же увольнение происходит по другим общим основаниям, то формулировки могут быть различны. В любом случае, запись делается со ссылкой на соответствующие пункт и часть статьи 77 ТК РФ.

Для увольнения работника может быть множество оснований. К наиболее распространенным можно отнести увольнение в связи с истечением срока трудового договора, по соглашению сторон, в порядке перевода по просьбе работника и т.п. Запись делается в день увольнения сотрудника.

Дубликат трудовой книжки

Если книжка закончилась и в ней больше не осталось места для внесения информации, то выдается специальный вкладыш. Сам по себе он недействителен и имеет юридическую силу и значение только с трудовой.

В случаях утери трудовой книжки, негодного состояния документа или наличии неверных данных, законом предусмотрена выдача дубликата.

Дубликат должен содержать информацию, полностью соответствующую той, что содержалась в первичном документе.

Оформляется дубликат трудовой книжки в настоящем месте работы лица, но собрать документы с предыдущих мест трудовой деятельности (а без них внесение сведений в дубликат и подсчет общего трудового стажа невозможны), к сожалению, задача только самого работника единолично.

Организация по закону должна оказать содействие в этом вопросе, но на практике бегает по предыдущим местам работы в поисках необходимых справок только сам человек, которому необходимо оформить дубликат документа.

Российские компании перешли на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для тех сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Достаточно передавать сведения в пенсионный фонд. В этой статье разбираемся, как работать по новым правилам.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка.

Что в законах. Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Обязателен ли переход на электронные трудовые. За 2020 год все работодатели должны были перейти на электронные трудовые, а сотрудники — решить, будут они оставлять бумажную трудовую или нет, и подать заявление об этом работодателю.

С 2020 года электронная трудовая заводится для всех новых сотрудников — вне зависимости от того, отказались они от бумажной или нет.

Что будет с бумажными трудовыми книжками. Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу

С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

Человек впервые устраивается на работу.
Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
В тот же день или в ближайший рабочий подать форму в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Вместе с электронными трудовыми книжками пришли и новые отчеты.

Как вносить сведения в электронную трудовую

С 2020 года все изменения в штате надо отражать в отчете , который ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Отчет нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда с ним происходит кадровое изменение. По исполнителям на договорах ГПХ сдавать отчет не нужно.

Сведения из этих отчетов вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в отчет:

Информацию о компании или ИП, где работает сотрудник
Информацию о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность.
Сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении.
Информация о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать отчет надо каждый раз:

когда сотрудника приняли на работу;
уволили;
перевели на другую должность;
присвоили новую квалификацию или специальность;
сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельный отчет, который надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать отчет по нему не нужно.

Заполненная форма

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

Если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

Форма для отчета утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 25 человек, вы можете сдавать отчетность в бумажном или электронном виде. Если больше 25 — только в электронном.

До 15 февраля 2021 года надо сдать за сотрудников, по которым еще не подавали отчет по новой форме

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

В любом момент можно сделать выписку со сведениями о своей работе — эта опция доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
начать сдавать отчет по форме ;
внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если до 1 января 2021 года работодатель не успел перейти на электронные трудовые и предоставить сведения в ПФР, ему грозит штраф:

для ИП — до 5000 ₽;
для компании — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Что делать с бумажными трудовыми

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своём стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своём стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П.

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчётный период

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма.

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код	Как кадровое мероприятие обозначается в форме	Что стоит за этим обозначением
1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

Графа «Код выполняемой функции». С 1 января 2021 года указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Заполняется графа при наличии утвержденного профессионального стандарта и принятии работодателем решения о его применении.

С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения и порядок её заполнения изменится. Надо будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Подробнее — в обзоре изменений.

Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Трудовая книжка – основной документ работающего человека. Он содержит все сведения о местах работы и имеющемся стаже. Постановление правительства РФ № 225 регламентирует форму оформления и заполнения этого документа.

Основные правила заполнения трудовой книжки

При каждом трудоустройстве в книжку вносится соответствующая запись. Основные правила ее внесения:

Ведение учета информации производится в письменном виде – от руки шариковой ручкой синего или черного цвета.
Каждая строка обладает порядковым номером.
Первая страница содержит сведения о персональных данных сотрудника, которые сравниваются с паспортом при поступлении на должность.
На первой странице располагается подпись и печать кадровика, которым была заведена книжка и сделана первая запись.

Инструкция

Для заполнения трудовой требуется наличие следующих документов:

паспорт или другое удостоверение, идентифицирующее личность владельца;
диплом об образовании;
журнал ведения учета движения документооборота;
устав предприятия (свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя);
печать с оттиском герба фирмы.

Сведения о местах трудоустройства вносятся по строчкам. В каждой из них прописывается следующая информация:

Номер строчки. Нумерация начинается с единицы и продолжается по целым числам. В ряде случаев разрешается вводить десятичные номера (например, при корректировке одинаковых строчек).
Вторая графа может включать даты заполнения приема, увольнения, перевода на другое место, изменения наименования должности или организации.
Далее оставляется основная запись.
Последняя графа содержит данные о документе, подтверждающем достоверность вносимых данных. При трудоустройстве – приказ о приеме на работу, при увольнении – приказ о прекращении действия или расторжении договора.

Этот раздел может содержать иные дополнительные события:

Записи о совмещении деятельности на нескольких местах работы.
Дополнительное образование.
Изменение наименования предприятия без переименования должности и места трудоустройства.
При реорганизации фирмы – информация об увольнении и зачислении на работу.

Внесение изменений и исправлений

Так как форма заполняется от руки, не исключается возможность возникновения ошибок. Трудовой кодекс РФ определяет правила исправления недостоверных сведений о работе.

Это требуется при следующих обстоятельствах:

обнаружение неточных или неправильно оформленных строчек;
наличие ошибок в персональных данных владельца, названии предприятия и т. д.;
необходимость отмены действия события на основании судебного вердикта;
обнаружение пропущенной записи (нарушение нумерации).

Корректировка выполняется в два этапа.

Отмена предыдущего события путем признания его недействительным.
Внесение достоверной информации в следующей строке.

Как оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые

При первичном трудоустройстве вся информация вносится работником организации, отвечающим за прием персонала. После чего документ отдается на хранение в архив организации, где он находится до момента увольнения.

Оформление первого листа

Первая страница включает информацию о владельце. Последовательно вносятся следующие данные:

Ф. И. О.;
дата рождения;
информация об образовании;
наименование специальности по диплому;
дата внесения информации;
подпись владельца;
подпись должностного лица;
печать предприятия.

Пример заполнения первой страницы трудовой книжки:

Образцы записей в трудовой книжке

Все записи, вне зависимости от того, устраивается сотрудник по срочному договору или длительному, по совместительству или в качестве основного места работы, должны содержать реквизиты документа, на основании которого гражданин зачисляется или увольняется с должности.

О приеме на работу

Пример внесения записи о приеме на работу:

Запись о временном приеме на работу:

О переводе на другую должность

В ряде случаев может произойти смена места работы без увольнения. Независимо от того, производится перевод внутри предприятия или между организациями, в документ вносятся сведения о приеме гражданина на работу. Пример такой записи:

О переименовании должности

Запись о переименовании должности отражается в отдельной строке и содержит:

ВАЖНО! Если при этом у работника меняется список обязанностей, процедура выполняется путем заполнения строчки об увольнении и устройстве.

О переименовании организации

Образец такой записи:

ВНИМАНИЕ! Если в трудовой книжке заканчивается свободное место, не заводится новая. Кадровая служба вклеивает вкладыш с чистыми страницами.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Читайте также: