Какими нормативными документами регламентированы требования в организации работы секретаря

Опубликовано: 26.12.2024

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Образец должностной инструкции секретаря

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

При рассмотрении деятельности секретаря, особое место отводится нормативно-методической базе, которая представляет собой совокупность норм, правил, требований, и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных НПА, инструкциями, стандартами и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база секретарского дела направлена на регулирование:

  • правил обработки документов и работы с ними;
  • обеспечения сохранности документов;
  • порядка передачи документов на архивное хранение;
  • работы службы делопроизводства;
  • использования современных ИТ в работе с документами;
  • работы с документами, которые имеют гриф ограничения доступа;
  • юридических аспектов, которые связаны с документами, и т.д.

Нормативно-методическая база в сфере секретарского дела включает в себя:

  • законы РФ;
  • государственные и отраслевые стандарты;
  • общероссийские классификаторы;
  • государственные и отраслевые инструкции по делопроизводству;
  • инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Разберем каждый вид нормативно-методической базы делопроизводства более подробно.

Законы РФ включают в себя:

  • ФЗ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - включает основные понятия делопроизводства: информация, документ и т.д., а также устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
  • ФЗ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», где отражены основы придания юридического значения электронным документам;
  • Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц по защите государственной тайны и работе с документами, которые содержат государственную тайну;
  • ГК РФ - включает нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
  • ТК РФ - включает нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
  • УК РФ - отражает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. – это совокупность принципов и правил, которые устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основные цели ГСДОУ:

  • сокращение количества документов;
  • упорядочение документооборота;
  • нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
  • повышение качества документов;
  • совершенствование работы аппарата управления.

Данный стандарт отражает:

  • состав реквизитов;
  • расположение реквизитов на листе бумаги;
  • требования к тексту и бланкам документов.

Стандарт отражает определения терминов, которые являются обязательными для применения:

  • по делопроизводству;
  • по архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами Российской Федерации создаются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) включает коды унифицированных форм документов, которые используются в деятельности органов власти и управления.

Государственные инструкции по делопроизводству: включает общие требования к документированию деятельности управленческого персонала и способы работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила обработки отдельных документов;

На основе типовых инструкций разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия должен включать следующие разделы:

  • общие положения;
  • порядок составления и оформления служебных документов;
  • порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
  • мониторинг выполнения документов;
  • порядок работы с исходящими документами;
  • порядок работы с внутренними документами;
  • составление номенклатуры дел;
  • правила формирования дел;
  • порядок обеспечения сохранности документов;
  • порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Должностная инструкция секретаря-референта

Функции, права, обязанности и ответственность секретаря отражаются в его должностной инструкции, которая утверждается директором организации.

Должностная инструкция секретаря – документ, который регламентирует деятельность секретаря, определяющий его права, обязанности, функции, ответственность.

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

  1. общие положения;
  2. функции;
  3. должностные обязанности;
  4. права;
  5. ответственность;
  6. взаимоотношения;
  7. связи по должности.

Могут быть также раздел «Оценка работы», «Организация работы (распорядок дня)».

Вместе с тем, секретарь должен придерживаться следующих правил.

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ включает следующие виды работ:

В конце рабочего дня необходимо:

  1. просмотреть свои записи и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;
  2. обеспечить начальника всей необходимой информацией, материалами, если он задерживается;
  3. привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.

Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для предприятия работы управленческого аппарата.

Таким образом, необходимо отметить, что должностная инструкция на секретаря является индивидуальным документом, т.к. должность секретаря имеет много разновидностей. Каждый секретарь в зависимости от специфики деятельности предприятия, требований начальства имеет свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.

Секретарь должен знать: деятельность организации и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на ПК, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной предприятию секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ.

На страницах журнала «Секретарское дело» неоднократно говорилось о требованиях высокого профессионализма в работе секретаря, то есть не только о безупречном знании, но и владении наилучшими методами выполнения всех видов работ. Значительную часть рабочего времени секретаря занимает работа с документами: составление, оформление, печатание, получение, предварительный просмотр, регистрация, передача на исполнение, контроль исполнения, справочная работа по документам, организация текущего хранения, проведение экспертизы ценности документов, подготовка дел для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Абсолютно все эти виды работ регламентированы в законодательных, правовых и нормативно-методических актах. Обученный секретарь всегда выполняет работу в соответствии с правилами, изложенными в них. У секретаря под рукой должны быть, как сейчас принято говорить, три пакета документов.

Первый пакет – законодательные акты, в которых затрагиваются вопросы документирования и организации работы с документами. Кроме того, надо иметь законодательные акты, касающиеся деятельности организаций вашего профиля. Например, если вы работаете в акционерном обществе, то у вас должен быть закон «Об акционерных обществах» или «Об обществах с ограниченной ответственностью»" и т.д. Следует также помнить, что субъекты федерации часто издают свои законодательно-правовые акты, действующие на их территории, в частности, законодательные акты об использовании символики или о работе с обращениями населения. Например, в Москве действует Закон г. Москвы «Об обращениях граждан».

Второй пакет - нормативно-методические документы по организации документационного обслуживания. О них подробно рассказывалось в статье «Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству». Напомним перечень этих документов, тем более что некоторые из них уже имеют новые редакции:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 6.30-97);

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (1988);

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2001);

4. Основные правила работы архивов организаций (2002) (взамен Основных правил работы ведомственных архивов);

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000);

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. //Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР, 1982, № 2;

7. Нормативы времени на различные виды работ с документами;

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998);

9. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата 05.01.2004);

10. Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены Постановлением Правительства РФ 29.09.2000 № 725.

Помимо названного, если секретарь ведет и кадровую документацию, что сейчас часто встречается в работе небольших фирм, он должен иметь «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Третий пакет – организационные и нормативно-методические документы самой организации, в которой вы работаете.

Первый документ, который вы должны положить в эту папку – копия устава вашей организации. Этот документ нужен вам, прежде всего потому, что он является основным внутренним нормативным документом организации (фирмы). В нем закреплено полное и сокращенное (если оно есть) фирменное название вашей организации, и секретарь обязан строго следить за правильностью воспроизведения названия фирмы.




В уставе устанавливаются структура и компетенция органов управления и порядок принятия решения, что также необходимо знать секретарю, особенно при рассмотрении корреспонденции, перенаправлении посетителей и телефонных звонков.

Для секретаря особенно важны пункты устава о порядке подготовки и проведения собраний, совещаний и перечень вопросов, решение которых принимается большинством голосов или единогласно, так как на секретаря чаще всего падает подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов.

В уставе указано, кто имеет право подписи документов, наличие печати, а также отражены и другие вопросы, с которыми секретарь сталкивается в своей работе.

Второй документ в этой папке – положение о службе делопроизводства (управлении делами, общем отделе, департамента ДОУ, канцелярии, секретариате и т.д.), если такое структурное подразделение есть. Оно должно обязательно создаваться, если организация имеет значительный документооборот и делопроизводственным обслуживанием занимается не один работник. В этом документе сформулированы цели и задачи службы делопроизводства, показаны его место в структуре организации, функции, выполняемые службой.

Секретарь в организации, имеющей службу документационного обеспечения управления, входит в ее состав или, если это секретарь руководителя или отдела, методически подчиняется ей, так как служба ДОУ призвана обеспечивать единую (корпоративную) систему делопроизводства всей организации.

Секретарь выполняет лишь часть функций, указанных в Положении о службе ДОУ. Однако, если организация маленькая и секретарь один, он берет на себя выполнение всех функций, которые в крупной организации выполняет целый отдел – служба документационного обеспечения управления. Но, конечно, объем работ, выполняемых в таком случае одним секретарем, значительно меньше.

Третий документ – должностная инструкция секретаря. Это ваш главный организационно-правовой документ, определяющий место секретаря в управленческой структуре, его подчиненность, круг обязанностей, права, ответственность.

Сегодня все большее распространение получают так называемые «Обучающие» должностные инструкции, в которых записывается не только то, что должен делать секретарь, но и как он должен выполнять свою работу.

Если у вас пока нет должностной инструкции, составьте ее сами и утвердите у руководителя. Для вас это очень важно, так как подобная инструкция оградит вас от дополнительных, не свойственных вашей должности работ. Особое внимание обратите на раздел «права». Какие права запишите в должностной инструкции, такие у вас и будут. Поэтому отнеситесь к этому разделу очень внимательно. Например, не забудьте записать право при представлении документов на подпись руководителю проверять правильность их составления и оформления и возвращать неправильно оформленные документы исполнителю на доработку.

Если в ваши обязанности входит телефонное обслуживание, то должно быть указано право организации телефонных переговоров руководителя, то есть фильтрации телефонных звонков.

При организации приема посетителей для секретаря важно право определения приоритетности их представления руководству. Если на вас возложен предварительный просмотр всей полученной корреспонденции, важно в должностной инструкции указать право на определение путей их дальнейшего движения, то есть направлении части документов, в зависимости от их важности, непосредственно исполнителям, минуя руководителя. Нужно также записать право контроля исполнения поручений руководителя и другие права, которые вам нужны для полного выполнения всех возложенных на вас функций.

Как видно из вышеизложенного, должностная инструкция – это важнейший документ для организации работы секретаря.

Четвертый документ, необходимый в этой папке – инструкция по делопроизводству вашей организации. Она обычно составляется на базе типовой и отражает особенности и степень автоматизации работы в вашей организации. Если организация маленькая, секретарь один ведет все делопроизводственное обслуживание, и инструкции по делопроизводству пока нет, ее надо составить самому или организовать заказ на ее составление. Инструкция по делопроизводству установит единый порядок составления, оформления документов и работу с ними в вашей организации. Каждый, принимаемый на работу, будет с ней ознакомлен и начнет работу в соответствии с ее требованиями. В инструкции прописывается порядок составления и согласования наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов.

Специальный раздел инструкции расписывает порядок формирования и хранения дел и таким образом обеспечивает сохранность документов. Если инструкция по делопроизводству в организации есть, секретарь обязан неукоснительно ее соблюдать.

Пятый документ, без которого не может быть организовано делопроизводство в любой организации – номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Секретарь, в обязанности которого входит формирование и хранение дел, обязан иметь номенклатуру дел, а если ее нет, ее обязательно надо составить. Если в вашей организации нет номенклатуры дел, можно сразу сказать, что у вас нет никакого порядка в хранении документов, и найти нужный документ затруднительно. При отсутствии номенклатуры дел документы часто попадают в папки произвольно и теряются.

Последний документ, который желательно иметь в организации – табель форм документов организации. В нем в табличной форме перечисляются: вид документа (его форма), кто готовит документ, с кем документ согласовывается, кто подписывает документ, куда (кому) передается, где хранится, периодичность. Наличие такого табеля форм документов позволяет секретарю четко знать порядок подготовки документа (наличие необходимых виз) при представлении документа на подпись руководителю.

Таким образом, наличие под рукой необходимых законодательных актов, общегосударственных нормативно-методических документов, организационных и нормативно-методических документов организации, в которой вы работаете, позволит вам быстро уточнить вызывающий затруднение момент и безукоризненно выполнить любой вид работы с документами.

27 декабря 2019 года,

регистрационный N 57023

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального
архивного агентства
от 22 мая 2019 года N 71

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее - Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее - государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060; 2018, N 53, ст.8454) (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ).

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее - инструкция по делопроизводству) после ее согласования:

Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. N 19 (далее - Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" от 14 мая 2007 г. N 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, "Российская газета" от 20 мая 2009 г. N 89).

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом - с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления - с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее - СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее - Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее - делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства.


* Текст документа соответствует оригиналу. - Примечание изготовителя базы данных.

2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Правила работы с документами устанавливаются нормативными документами организации, или, как их называют, – локальными нормативными актами 1 . В составе ЛНА, регулирующих работу с документами, центральное место занимает Инструкция по делопроизводству. Наряду с ней в организации могут быть и другие нормативные документы (например, правила, инструкции, положения, порядки) по конфиденциальному делопроизводству, по организации работы с договорами, альбомы унифицированных форм и др. Все они в совокупности составляют нормативную базу делопроизводства организации.

Если в организации возникает необходимость сделать работу с документами более эффективной, начинать нужно именно с анализа нормативной базы по делопроизводству, а для этого нужно:

  • выявить весь комплекс документов, регламентирующих работу с документами;
  • провести анализ этих документов на предмет их соответствия законодательным и иным нормативным правовым актам (федеральным и, если такие есть, региональным и отраслевым);
  • проверить, знают ли работники организации нормативные документы по делопроизводству, и при необходимости обучить работников правилам работы с документами.

Многие организации в работе с документами применяют системы электронного документооборота 2 , поэтому выявляя ЛНА по делопроизводству, ни в коем случае нельзя оставлять в стороне нормативные документы, регламентирующие работу в СЭД. Как правило, это руководства по работе в СЭД, пользовательские инструкции, регламенты, порядки, устанавливающие общие правила работы в системе и/или ориентированные на отдельные категории пользователей в соответствии с ролевой моделью.

Далее разделим весь объем интересующих нас ЛНА на две группы и поясним для каждой из них, на что стоит обратить внимание при анализе:

  1. ЛНА, устанавливающие общие правила работы, независимо от применяемой технологии.
  2. ЛНА, регламентирующие работу с документами в СЭД.

На что обратить внимание при анализе ЛНА по делопроизводству

  • ЛНА организационные:
    • приказ о распределении обязанностей между руководством (может называться приказом о делегировании полномочий),
    • приказы о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, о назначении лиц, имеющих право свидетельствовать верность копий документов, заверять документы печатью и др.,
    • положения о структурных подразделениях, в т.ч. о службе делопроизводства,
    • должностные инструкции работников организации, в т.ч. работников службы делопроизводства;
    • Инструкция по делопроизводству и
    • другие ЛНА, регламентирующие работу с документами, а именно: создание документов (документирование), организацию документо­оборота, организацию текущего хранения документов, использование документов в деятельности организации;
    • для организации документооборота (например, номенклатура дел организации) и
    • для организации хранения документов в составе документального фонда.

    Эта группа ЛНА может применяться в СЭД как часть ее информационного обеспечения.

    В данной статье мы будем говорить о тех ЛНА, которые относятся к технологической группе. Это именно те документы, которые регламентируют управление документами на всех этапах их жизненного цикла от создания или поступления документов из других организаций до завершения работы с ними, включения в дела и, в конечном счете, выделения к уничтожению или передачи на дальнейшее хранение в архив.

    Основным документом этой группы является Инструкция по делопроизводству. Нужно отметить, что состав ЛНА, относящихся к этой группе, законодательством не регламентирован. Установлено лишь, что в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных организациях разрабатывается Инструкция по делопроизводству 4 . Это не исключает того, что отдельные участки работы с документами могут регулироваться отдельными ЛНА, например порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов организации может регулироваться отдельным нормативным документом, а может быть разделом Инструкции по делопроизводству. В рамках данной статьи будем исходить из того, что все основные правила, регламентирующие работу с документами в организации, содержатся в Инструкции по делопроизводству. Итак, на какие ее положения нужно обратить внимание?

    1. Необходимость актуализации ссылок на нормативные документы, послужившие основанием для разработки Инструкции по делопроизводству. До сих пор в действующих ЛНА в организациях можно встретить ссылки на нормативные документы, давно утратившие силу, например:

    Читайте также: