Какое словосочетание можно использовать в языке документа задействовать сотрудника

Опубликовано: 02.04.2025

Использование слов в деловом языке должно регламентироваться теми же нормами, что и в литературном языке. Слово должно употребляться с учетом, во-первых, его лексического значения; во-вторых, его стилистической окраски (принадлежности); в-третьих, его лексической сочетаемости.

Распространенной ошибкой в текстах документов являются неоправданные повторы однокоренных слов: Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Тавтология в данном случае легко устраняется путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Также необходимо помнить о другом виде речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов – плеоназме: совместное сотрудничество исправительных учреждений со структурами гражданского общества, при обоюдном взаимном согласии сотрудников всех служб.

Трудность в употреблении вызывают слова-паронимы (близкие по звучанию, но разные по значению): проводить – производить, уплатить – оплатить, военный – воинский, дефектный – дефективный, злобный - злостный. Избежать речевой ошибки в этом случае помогает словарь паронимов. Имея различное значение, в тексте эти слова сочетаются с разными словами: проводить собрание – производить расчет, военный билет – воинский долг. Для того чтобы не допустить ошибки, необходимо точно знать все возможные значения данного слова, а затем установить и сочетаемость этого слова с другими словами.

Нарушение лексической сочетаемости встречается в официально-деловой письменной речи не только в случае употребления одного из слов-паронимов, но и у слов с так называемой регламентированной сочетаемостью: провести контроль (вместо осуществить контроль) и т.п.

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления. Так, например, в деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогомо (вопрос о транспортировке, решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления: доложить происходящее начальнику (правильно: доложить о происходящем начальнику), отметить о важности предпринятых мер (правильно: отметить важность).

Частотны в документах нарушения грамматической структуры клишированных словосочетаний, среди которых много синонимичных: свойственный (кому?) — характерный (для кого?); отказаться (от чего?) — отвергать (что?). Они часто используют различные падежи управления, т.е. имеют различные модели управления. В случае затруднения в выборе падежной формы управляемого слова нужно обращаться к словарям. Например, к словарю-справочнику Д. Э. Розенталя «Управление в русском языке». В нем даны не только грамматические модели словосочетаний, но и примеры их использования в письменной речи.

Особого внимания заслуживает расширительное употребление дательного падежа с предлогом по. Все чаще в письменных деловых текстах он вытесняет родительный падеж, хотя такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в таких словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправленные действия или их результаты. Например, в словосочетаниях: правила перевозки осужденных - правила по перевозке осужденных; меры содействия общественным наблюдательным комиссиям - меры по содействию общественным наблюдательным комиссиям.

При передаче отношений принадлежности использование конструкций с предлогом по является ошибкой:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Родительный падеж
Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний по Самарской области Подразделение по делопроизводству Следственный комитет по Ленинскому району	Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний Самарской области Подразделение делопроизводства Следственный комитет Ленинского района

Подобные ошибки возникают также вследствие неразличения предложных конструкций с предложным падежом и конструкций с дательным падежом:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Предложный падеж
распоряжение по переводу сотрудников распоряжение по премиям	распоряжение о переводе сотрудников распоряжение о премиальных выплатах

Кроме того указанные грамматические ошибки появляются из-за использования формы несогласованного определения вместо согласованного:

Неправильно	Правильно
обязательства по договору обязанности по должности подрядчики по обслуживанию жилищного фонда	договорные обязательства должностные обязанности подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам: договорапо предоставлению услуг по отоплению; . обеспечение подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Самарскому району; ведение делопроизводства по личному составу Департамента по промышленности. Следует избегать скопления одинаковых падежных форм, так как, помимо неблагозвучия, оно создает дополнительные трудности в восприятии текста.

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом.

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Р.п. (чего?)

Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного. Верно: согласно инструкции, согласно прилагаемому списку, согласно приказу.

Предложные сочетания с временным значением — "после чего-нибудь" (Род. п.) — пишутся на конце с и: по окончании расследования, по истечении срока заключения, по прибытии комиссии, по возвращении из командировки, — если в их состав входит предлог "по".

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога "до" имеют на конце -я (Род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока отбывания.

Составители деловых бумаг допускают ошибки при употреблении деепричастных оборотов, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Ошибка: Решая вопрос об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима, возникли осложнения с налоговой инспекцией. Правильный вариант: В ходе решения вопроса об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима возникли осложнения с налоговой инспекцией.

Трудность для составителей документов представляет использование числительных в косвенных падежах, особенно при озвучивании текста документа, т.к. в большинстве случаев на письме допускается цифровое обозначение числительных. Здесь необходимо помнить, что при склонении сложных и составных числительных изменяются обе части слова или все слова, входящие в состав числительного. Пример: Общеобразовательное обучение осужденных организовано в 315 (трехстах пятнадцати) вечерних общеобразовательных школах и 521 (пятистах двадцати одном) учебно-консультационном пункте, 339 (трехстах тридцати девяти) профессиональных училищах. В составных порядковых числительных (включая даты) склоняется только последнее слово. Пример: На 1 января 2010 (две тысячи десятого) года; к 2010 (две тысячи десятому) году количество осужденных достигло…; на период до 2020 (две тысячи двадцатого) года; с 25 (двадцать пятого) по 29 (двадцать девятое) января.

Спорным моментом в текстах документов также является склонение ряда фамилий. Следует помнить, что:

1) не склоняются фамилии на –и, -у, -ю, -е и ударный –а (-я) – Шелли, Ротару, Камю, Доде, Ферма;

2) не склоняются фамилии на –о, -ых (-их), -аго (-яго), –ово – Волнянко, Белых, Бердинских, Дубяго, Хитрово, Луценко;

3) не склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к женщинам – письмо от Анны Штайкман; склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к мужчинам – письмо от Николая Штайкмана.

4) не склоняются фамилии, совпадающие по звучанию с именами нарицательными – Мельник, Муха, Соловей.

5) как правило, склоняются иноязычные фамилии на безударные –а (-я) – песни Окуджавы.

Если употребление фамилии в косвенных падежах непоследовательно, т.е. в одних документах фамилия склоняется, а в других – нет, лучше не склонять. Кроме того, в спорных случаях нужно обращаться к сложившимся в семье традициям, учитывать мнение носителя фамилии.

При написании документа важно не только правильно употреблять слова и словоформы, но и соблюдать синтаксические нормы. Нарушения, связанные с синтаксической организацией текста, не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

· составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, несет ответственность, принимает на себя обязательства;

· клишированные и устойчивые словосочетания: найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, внести дополнения (уточнения), в установленном порядке, по причине срыва сроков исполнения документов и т.п. – за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями: внести полную ясность, в установленном законом порядке, внести существенные дополнения;

Контроль за выполнением данного постановления возложить на. ;

За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом порядке.

· причастный и деепричастный обороты. Верно: лицо, ответственноезапожарную безопасность. Неверно: ответственное лицо за пожарную безопасность. Верно: выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица сотрудников отдела, предлагаем . Неверно: выступая с инициативой от лица сотрудников отдела, о чем говорилось выше, предлагаем.

Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Таким образом, при составлении текста документа особое внимание следует обращать на соблюдение языковых норм, нарушение которых приводит к ошибкам, таким как неоправданные повторы, неправильное словоупотребление, тавтология, неудачное построение предложения и др.

Дата добавления: 2018-05-13 ; просмотров: 2722 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Чтобы грамотно оформить научную работу, необходимо освоить лексику научного языка. С этой целью начинающему исследователю рекомендуется обращаться к стандартным словосочетаниям и выражениям, которые наиболее часто встречаются в научных текстах. Это позволит молодому ученому вести диалог на одном языке с маститыми учеными и сделать материал своих научных работ воспринимаемым для научной среды. Постоянное возвращение к подобным стандартным словосочетаниям и выражениям творческий исследователь обязан выработать свой стиль изложения результатов исследований, выносимых на суд научной общественности. Только в этом случае можно рассчитывать на признание в научном мире.

Проф. Ф.А.Кузин [87] рекомендует применять своего рода стандартные варианты, выполняющие в научных работах роль средств связи между предложениями. В табл.2, заимствованной из другой книги Ф.А.Кузина [88], приведены лексические средства, стандартные словосочетания и выражения, наиболее часто применяемые в научных текстах.

Н.И.Гендиной (цит. по [76, с. 210-212]) предложен набор стандартизированных выражений, которые часто применяются в научных текстах, в том числе и диссертациях, для раскрытия наиболее важных их элементов.

1.Для раскрытия актуальности проблемы:
1.1. Особенность, исключительность, важность проблемы:

Одной из наиболее актуальных проблем является …;
В настоящее время особую актуальность приобретает…

1.2. Сложность, трудность решения проблемы:

1.3. Необходимость какого-то действия:

Необходимость применения…можно обосновать следующим образом..;
Необходимость обусловлена…;
Одной (одним) из основных (важнейших, наиболее сложных, наиболее актуальных) проблем (задач, особенностей, направлений, характеристик) является…;
Одна из… заключается в…;
Большую актуальность (особую актуальность, все большее значение) приобретает…;
Особое место занимает…;
Огромную роль играет…;
Все большее внимание уделяется…;
При … возникает сложная проблема (разнообразие задачи)…

2. Для раскрытия авторского подхода:
2.1. Уточнение используемой терминологии или авторского определения исходных понятий:

В данной статье (разделе, главе)…задача …будет рассмотрена как…;
При этом под… будем понимать…;
Под…здесь понимается…

2.2. Сознательное сужение границ предпринятого исследования:

В данной работе рассматривается только…;
В описываемом исследовании нас интересовали в основном…;
Такой подход обусловлен…

2.3. Указание на целесообразность предлагаемого автором подхода:

Именно поэтому… должно состоять не только из…, но и содержать…;
Исходя из этих соображений, следует… строить не на…, а на…

3. Для отражения целевой установки:

Цель (целью, задачей) настоящей (данной) статьи (работы, публикации, диссертации, раздела) является (была, заключается в …)…;
В настоящей (данной) статье (работе, публикации, заметке) излагаются (анализируются, описываются, исследуются, рассматриваются,предлагаются, рассмотрены, приведены…)…;
Настоящая (данная) статья (работа) посвящена…

4. Для описания известного варианта решения:

Известно, что…;
Известные подходы к … основаны на …

4.1. Дистантная связь с предшествующими работами автора или других исследователей:

В работе (работах) И.И.Петрова (Ян Смита) показано (выделено, предложено, выдвигалалась, описывалась, обосновывалась…)…

4.2. Указания на то, что какое-либо решение уже известно в науке:

Все большее распространение получают…

4.3. Перечисление известных решений:

Для записи … используются различные способы…, например, …;
Для записи … известны способы…;
В … используются различные подходы, например…

5. Для описания недостатков известного варианта решения:

Основной недостаток … заключается в том, что …;
Недостатком является то, что …;
Что касается…, то эта проблема еще не решена.

5.1. Характеристика отношений противопоставления, несоответствия:

Однако … имеет ряд существенных недостатков …;
Однако … не позволяет …
Характеристика какой-либо негативной ситуации:
В … игнорируется…;
В большинстве работ … рассматривается без учета …
Констатация трудностей, сложности реализации известных ранее вариантов решения:
Рассмотренная система является весьма сложной и характеризуется большой длительностью обслуживания …;
Трудоемкость существующих методов … существенно снижает …

6. Для описания предлагаемого варианта решения:

В настоящей статье предлагается средство …;
Предлагаемый … основан на …;
Рассмотрим один из возможных путей решения этой проблемы …;
Перейдем непосредственно к описанию …;
В данной статье излагается один из подходов к …

7. Для представления места исследования:

8. Для представления технических средств реализации:

Система реализована на «IBM PC».

9. Для представления примеров:

Рассмотрим … на примере …;
Приведем пример …;
Поясним на примере …

10. Для наглядного представления информации:

На рисунке (таблице, схеме) показано (приведено, представлены …) …

11. Для описания математического аппарата:

Употребление аббревиатур и символических обозначений …

12. Для описания экспериментальной проверки:

Эсперимент … проводился на массиве …;
Для подтверждения …был проведен эксперимент …

13. Для описания преимуществ предлагаемого варианта решения:

Преимущество этого способа состоит в том, что…;
Следовательно, преимущества ИПС состоят не только в …, но и в …
Достоинством такой ИПС является …;
Данный метод не дает потерь при поиске …;
Применение …сократило время, исключило субъективность …;
Метод дает возможность рассчитать и обеспечить …
Применение … повысит и позволит …

14. Для описания особенностей предлагаемого варианта решения:

Существенной особенностью … является ..;
Особенность … состоит в том, что …

15. Для представления результатов:

Результаты показали следующее: …;
Параметры системы …: шум – 40% …;
Количество нерелевантных документов составляет 40% от …

16. Для представления выводов:

Итак, можно сделать вывод, что …;
Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы …;
Итак, подводя итоги, можно сказать, что …;
В заключение подчеркнем следующее …;
Анализ … позволяет утверждать …

17. Для представления рекомендаций:

Как …, так и … может быть рекомендовано в качестве …;
Система может быть рекомендована для …;
… код может быть использован для ..;
Разработанный язык может применяться в … для …

18. Для представления назначения предмета рассмотрения:

Как …, так и может быть использовано в качестве …;
В заключение можно отметить, что … могут использоваться не только в …, но и в …

Интересный набор стандартизированных словосочетаний для научных текстов предлагает Н.Н. Пречаткина (цит. по [76]). Этот набор приведен в табл. 3.

Глава «Обзор литературы по теме и выбор направления исследований» содержит много материала по проведенным ранее исследованиям, систематизация которых вызывает затруднения у начинающего соискателя. Н.И. Колесникова рекомендует использовать при оформлении этой обзорной главы диссертации следующие стандарты словосочетаний и выражения [76]:

Авторы по-разному (одинаково) определяют (что), (подходят к чему)…
Рассмотрим один из возможных случаев…
Эти вопросы (проблемы) рассматриваются (где?) одинаково (по-разному).
В работе (работах) показано (выделено, предложено, выдвигалась, описывалась, обосновывалась…).
Н. использует разные подходы (методики, методы) решения задачи…
Основной недостаток такого решения состоит в том, что…
Недостатком являет то, что…
Что касается…, то эта проблема (задача) не решена…
Н. игнорирует условия эксперимента, при которых…
В большинстве работ …рассматриваются общие условия…
Однако, не смотря на явные достоинства, этот подход имеет свои недостатки.
Во всех (в обеих) работах сходно решается вопрос (о чем)…
Оба автора обращают внимание на то, что (на что?)…
В работе Н. этой проблеме уделяет большое (малое) внимание,
Эти мысли Н. явно перекликаются с идеей (гипотезой) ….
По мнению Н. (всех авторов, исследователей) …
Эта проблема затрагивается также (где?)…
Н., так же как и М., обращает внимание на то, что….
Подобно Н., М. анализирует (что?)…
В отличие от Н., М. указывает, что…
Если Н. считает, что …, то М. придерживается другой точки зрения,
Что касается М., то он считает, что …
М. анализирует современный материал, а Н. основывается на исторических фактах,
М. опирается на богатый фактический материал, тогда как Н. частично оперирует гипотезами,
Н. утверждает, что …, тогда как М. опровергает это,
Н. убежден, что . между тем как М. сомневается в этом…
Можно отметить, что … могут быть использованы не только в …, а и в …
В то время как Н. – сторонник (чего?)…, М. придерживается …

Такой перечень можно было продолжить и далее. Соискатель должен сам понять особенности построения подобных фраз и проявлять творчество, а также свою индивидуальность и подготовку. Каждый начинающий ученый, должен помнить, что научный текст – это результат творческого мыслительного процесса человека, продукт его умственного труда.

Материалы этого раздела рекомендуются главным образом начинающему исследователю, оформляющему свои первые научные работы

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Уважаемый пользователь! Если у Вас есть что рассказать сообществу будущих и настоящих учёных, присылайте нам свои статьи по форме обратной связи. Может быть даже мы найдем как Вас отблагодарить.

Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски.

Типичные грамматические ошибки

В деловых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки:

· Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

· Ошибки при склонении фамилии. Следует помнить:

1) Не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами. Например: Крыса, Сало, Шило и т.п.

2) Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

3) Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

4) Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

· Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных. Например: "Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно)". В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

· Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Например: "Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семидесятью) шестью рабочими завода". Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

· Нарушение правил употребления деепричастных оборотов

1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая. ; Считая. ; Принимая во внимание. ; Руководствуясь. и т. п.

2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: "Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха". Правильный вариант: "Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха".

· Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: "Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность)".

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Обратите внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, в основном стоящими в родительном и дательном падежах.

Употребление с Р. п. (кого, чего)	Употребление с Д.п. (кому, чему)
в отношении в	впредь до	благодаря
сторону	за счёт	в отношении к
во избежание	касательно	применительно к
в целях	насчёт	сообразно
в течение	независимо от	согласно
в продолжение	относительно
вследствие	по мере
ввиду	по линии
в силу	по причине
в сопровождении	при посредстве
со стороны

Типичные лексические ошибки

В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки:

· Неправильное использование слов-терминов. Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению". Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

· Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Например: "Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)". Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

· Употребление архаизмов. К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем. (в этом. ); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

· Плеоназм и тавтология. Например: "150 рублей денежных средств. " или "Следует учитывать следующие факторы. " и т. п.

· Неразличение паронимов. Например: "Командировочный прибыл в указанное время". Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный - человек, направленный в командировку (командированный специалист).

· Ошибки в употреблении синонимов. Например: "Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001". В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

Ошибки при использовании фразеологизмов

Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане.

· Искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен. Например: "Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики)”.

· Изменение грамматической формы слов, входящих в оборот. Например: "Главный инженер явно покривил в душе (покривил душой)”.

· Совмещение двух различных фразеологизмов. Например: "3ачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся)”.

· Вставка лишнего компонента. Например: "Отдать должную дань (отдать дань)”.

· Стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи. Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.). Не соответствует деловой речи такая, например, фраза: " Меньший налог — вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать".

Нормы сочетаемости слов

Необходимо помнить, что в языке существуют нормы сочетаемости. Типичные сочетания слов в документе:

Приказ издаётся

Контроль возлагается на кого-либо (осуществляется кем-либо)

Должностной оклад устанавливается

Выговор объявляется

Порицание выносится

Архив создают, обрабатывают, сдают (документ) в.

Вакансию имеют, замещают

Совещание готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

3.13. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов
в предложении

Например: "Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию". В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".

3.14. Краткий словарь-справочник
для составления текстов служебных документов

При подготовке документа часто приходится сталкиваться с выбором надлежащей падежной формы и нужного предлога. Помещённый ниже краткий словарь-справочник поможет преодолеть эти трудности:

альтернативачему амнистиякому (реже Эля кого)

аналогичныйчему, с чем

аналогияс чем, между чем

аннотацияна что, чего

апеллироватьк кому, к чему

аргументироватьчто, чем

ассигноватьчто на что (реже для чего)

аудиенциякому

баллотироватького, что

баллотироватьсякуда

бойкоткого, чего

бойкотироватького, что

Ввиду - вследствие

Предлоги синонимичны, выражают причинные отношения, но чаще первый указывает на причину предстоящего события, а второй - на причину совершившегося

вкладывать(вложить) куда (во что) и где

возразитьпротив чего, на что

вопрекичему (не чего)

восстановить что, в чем, против кого, против чего

вотироватьчто, за кого, против кого, против чего

выборыкуда, где

голосоватького, что, за кого, за что

датироватьчто, чем

дело(судебное разбирательство, судебный процесс) о чём, по чему

денонсироватьчто

дискутировать(дискуссировать) что, о чём

дислоцировать кого, что

довериек кому, к чему, кому, чему

доверял что, в чём

договоро чём, на что

доказательствочего, чему

доказатьчто

документироватьчто, чем

долгкому, перед кем

жаловатького чем, кому что, к кому

заведующийчем (не чего)

заверить что, в чём

закончего, о чём

запросить(сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего, о чём

заслуживатьчего (не что)

заслужитьчто (не чего)

заявитьчто, о чём

звать(именовать, называть) сочетается с именительным и творительным падежами

идентичныйчему

избратькем, в кого

инкриминироватькому, что

инспирироватького, что

интервьюкому, с кем

интервьюироватького

командованиечего, чем

командоватьнад кем/чем

командующийчем (не чего)

комментарий(комментарии) кого, чего к чему

компенсациячего, за что

контроль1) за чем, над чем - при отглагольных существительных; 2) за чем - при существительных, обозначающих действие или признак; 3) над чем, над кем - при существительных отвлечённых или при одушевлённых существительных; 4) чего - в официальной профессионально-технической речи курировать кого, что (не кем, чем)

лет чему (не чего)

локаутировать(объявлять локаут) кого

меры(совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему

монополиячего, на что

мораторийна что

невыгодныйдля кого, для чего, кому, чему

необходимостьчего, в ком, в чём

необходимыйкому, для кого, для чего, на что

несогласие(отсутствие согласия, разногласие) в чём, с кем, с чем

несоответствиечего, чему, с чем, между чем

неспособныйк чему, на что

обеспечиватького чем, кому что

обосновать(обосновывать) что, чем

оплата чего, за что

оплатитьчто (не за что)

отказв чем, от чего

отношение: в отношениикого, чего (устаревшее к кому, к чему);

по отношению к кому, к чему (устаревшее кого, чего)

отчет о чём, в чём

отчитаться в чём (реже о чём)

патентоватьчто

попроситьчто, чего, о чём

поручить(в разн. знач.) кому, кого, что

предоставить(дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что, кому

представить(сделать представление о награде, повышении но службе и т. д.) к чему

преобразоватьчто, во что

преодолетьчто

претендовать(в разн. знач.) на что, (устаревшее на кого)

претензияк кому, на что, за что

присудитького к чему, кому что

равноправныдруг с другом (не друг другу)

равносильныйдля кого, чему

решениекого, о чём

руководитькем, чем (устаревшее кого, что)

руководствочем, чего

сверитьчто с чем

свидетельство(факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие что-либо)

1) чего - при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему - при выражении зависимого слова указательным местоимением;

свидетельствовать(подтверждать, доказывать что-либо) что, о чём

свойственныйкому (не для кого)

совещаниео чём, по чему

согласно1) чему (устаревшее чего) - на основании чего-либо; 2) с чем

в соответствии с чем-либо

согласный, согласен(выражающий согласие) с чем, на что

сообразно1) чему - согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем – в соответствии с чем-либо

сообщение1) чего - донесение сведений, уведомлений; 2) о чём - то, что сообщается

сообщить1) что - донести сведения в полном объёме; 2) о чём - донести частичные

сведения,уведомить в общем виде

соответственночему (реже с чем)

соответствие чему, между чем, с чем

соответствоватьчему (устаревшее с чем)

списоккого, чего (устаревшее кому, чему)

способствоватькому, чему (устаревшее к чему)

тенденциячего, к чему

требовать(в разн. знач.) 1) чего (реже что); 2) что - при конкретизации объекта

указание1) на что - совет, замечание, предписание; 2) о чём - сведения, сообщение о чём-либо

указать1) что - показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что - обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо

управляющийчем (не чего)

уровнятького, что, с кем, с чем

Рекомендации по записи цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тысяч. Словесно-цифровая запись не только даёт возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: дефектных изделий должно быть не более трёх.

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней. Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой. Например: Требуется 2 кг гвоздей; кран грузоподъемностью 10 тонн.

Многозначные числа (сложные и составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например: Двадцать пять изделий было забраковано (но: Было забраковано 25 изделий).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы исчисления: при десятичной системе отделяется каждый четвёртый знак, например: 100 000 тонн, 253 720 руб.

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведётся арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например: радиоприёмники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный приём; шероховатость поверхности - по 6-му классу точности.

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например: изделия 1,2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающие в себя некоторые формы числительных. Например: 100-процентный, 20-килограммовый, 5-километровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-кг; 5-км.

Тексты официально-делового стиля характеризуются общими языковыми особенностями, которые в силу их функциональной обусловленности и постоянства употребления являются функционально-стилистической нормой ОДС.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (законодательство, импорт, контракт, просрочка, ратифицировать, полномочия, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, обжаловать, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, профессор Емельянова, работник милиции Савельева и т.п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.).

7. Сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

8. Нанизывание родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия; …в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т.п.).

9. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т.п.).

10. Характерная черта деловой речи – употребление слов со значением долженствования в инфинитивных и безличных конструкциях: следует, надлежит, вменяется и др. Распространены пассивные конструкции типа: Оплата гарантируется, Запрос получен и т.п.

11. Употребление неличных форм глаголов и форм глагола – причастий, деепричастий, инфинитива, которые выступают в значении повелительного наклонения: принять к сведению, внести предложение, изъять из употребления ит.п.

12. Сложные предложения преобладают над простыми. Среди сложных предложений часто употребляются сложноподчиненные с придаточными условными.

Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Если в официальном письме можно «поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов не уместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором - канцелярит. Канцелярит – это канцелярский штамп, который воспринимается негативно, поскольку он обедняет живую речь, не соответствует разговорному стилю речи, его употребление не оправданно. Например, нельзя сказать ребенку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»

Правописание названий организаций и учреждений

1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации).

3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России, Первый московский часовой завод).

4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

Моделировать текст документа, его структуру позволяют языковые формулы, устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в неизменном виде.

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

Гарантируем возврат кредита в сумме…

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…

Контроль за выполнением возлагается…

Акционерное общество подтверждает… и т.п.

Выбор языковых моделей

Цель	Тип документа	Языковая модель
Информативная	Служебная записка Информационное письмо Сопроводительное письмо и т. д.	Извещаем Вас о том, что … Информируем Вас о том … Сообщаем … Уведомляем, что…
Побудительная	Приказ Распоряжение Указание Решение Постановление	В связи с … приказываю … Назначить исполняющим обязанности… Ужесточить контроль за сроками исполнения договора … Обязать всех сотрудников …
Правовая	Договор Доверенность	(Наименование сторон) заключили договор о нижеследующем … Банк обязуется осуществлять расчетно-кассовое обслуживание клиента Фирма … в лице … обязуется …
Я, нижеподписавшийся, доверяю …
Инициирующая поддержание отношений	Справка Гарантийное письмо Письмо-просьба	Дана в том, что … действительно работает в … (является студентом); (является членом кооператива …) Фирма…гарантирует… Гарантируем оплату счета… Прошу рассмотреть мое заявление…(вопрос о…) Просим сообщить…
Выражающая предупреждение, требование, отказ, приглашение	Письмо-напоминание Письмо-требование (рекламация)	Напоминаем, что… Вынуждены выразить несогласие с качеством поставляемого товара… Предъявляем претензию к…
Письмо-ответ	Ваши рекомендации приняты к сведению… Договор не может быть заключен в силу следующих причин… Ввиду отсутствия документов за…годы в архиве подтвердить стаж Вашей работы не представляется возможным…

Использование предлогов в деловых документах:

- для выражения значения причины

По какой причине? (по вине, по небрежности, по болезни)

Благодаря чему? (благодаря решительным действиям)

Вследствие чего? (вследствие болезни)

Ввиду чего (ввиду отсутствия)

В силу чего? (в силу решения комиссии)

По причине чего? (по причине халатности)

В связи с чем? (в связи с переходом на другую работу, в связи с производственной необходимостью)

- для указания на мотивы создания документа

Сообразно чему? (сообразно имеющимся знаниям)

В соответствии с чем? (в соответствии с занимаемой должностью)

Согласночему? (согласно постановлению)

Вопрекичему? (вопреки заявлению)

- для указания на цели написания документа

Во избежание чего? (во избежание разночтений, во избежание несчастных случаев)

Во исполнение чего? (во исполнение решения)

В целях чего? (в целях улучшения)

С целью чего? (с целью налаживания)

- для выражения значения времени

В течение чего? (в течение всего срока действия)

В продолжение чего? (в продолжение месяца)

Впредьдо чего? (впредь до особого распоряжения)

По мере чего? (по мере поступления запросов)

По истечении чего? (по истечении срока хранения)

По окончании чего? (по окончании экзаменов)

Речевой этикет в документе

Речевой этикет – это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения, соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.

Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Деловой этикет требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

Между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей тональности учтивости и корректности.

Адресант не должен побуждать адресата к срочному принятию решения; навязывать решение вопроса; начинать ответ с отказа в тех случаях, когда не представляется возможным положительное решение вопроса.

Адресат, со своей стороны, обязан дать оперативный и четкий ответ.

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания.

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания.

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу.

Обращение в деловой переписке

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий:

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!»

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением».

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась».

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц.

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества:

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству».

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность:

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки».

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ.

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению:

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…».

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность:

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату».

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру».
Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…».
Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам:

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями. ».

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav Текст: Светлана Щербак

Читайте также: