Можно ли использовать факсимиле при подписании трудового договора

Опубликовано: 26.12.2024

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

Почетных листах и грамотах.
Страховых (медицинских) полисах.
Служебных и наградных удостоверениях.
Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи. Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
Заявления граждан и организаций.
Векселя.
Налоговые декларации.
Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Факсимиле на кадровых документах зачастую ставится сотрудниками организации вместо ее руководителя в том случае, если последний временно отсутствует, либо физически не справляется с огромным объемом кадровых бумаг. Законно ли использование факсимиле, даже если оно не передается другим лицам? Разберемся ниже.

Факсимиле: что это такое, и чем регламентировано его использование?

Факсимиле представляет собой точную копию рукописной подписи. Изображение подписи наносится на носитель (штамп, печать), и с помощью чернил воспроизводится на бумаге.

Использование факсимиле удобно. Время – деньги, а применение такого способа заверки документов значительно экономит время и силы подписанта, особенно если документов много. Минусов тоже достаточно – взять хотя бы риск того, что документ может быть заверен лицом, завладевшим факсимильным штампом противоправно.

Действующее законодательство не содержит понятия факсимиле, порядка использования данного способа заверения документов. Одно из немногих упоминаний о возможности применения факсимиле содержится в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Данная норма гласит, что факсимиле может применяться при подписании договора, если такая возможность прописана в законах, или предусмотрена соглашением сторон договора.

Поскольку ни одного закона, который допускает возможность применения факсимиле не принято, единственный способ заверки гражданско-правовых договоров с помощью факсимиле – подписание сторонами соглашения, в котором оговаривается такая возможность.

Допускается ли использование факсимиле вместо подписи в трудовом договоре?

В настоящее время заверить трудовой договор с помощью факсимиле нельзя. Он будет признан недействительным, со всеми вытекающими последствиями.

Напомним, что ст. 2 ГК РФ допускается использование факсимиле при заключении договоров, если такая возможность отражена в соглашении между сторонами сделки. Возникает вопрос, применимо ли данное правило для трудовых отношений, и может ли работодатель заключить с работником соглашение, в котором будет прописана возможность заверения трудового договора факсимиле?

Ответ отрицательный. В ст. 5 ТК РФ прямо указано, что трудовые отношения не регулируются ГК РФ, даже по аналогии. Они регулируются только Конституцией, трудовым законодательством, иными актами, которые содержат нормы трудового права.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Итак, заверить трудовой договор факсимиле нельзя. Но можно ли заверять данным способом трудовую книжку? Разберемся далее.

Допускается ли вместо подписи в трудовой книжке ставить факсимиле?

Порядок подписания трудовой книжки установлен п. 2.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Согласно данному пункту, на титульном листе ставит свою подпись работник, чем удостоверяет правильность отраженных сведений. Кроме того, на титульном листе ставит подпись ответственный сотрудник, который выдал книжку.

Аналогичные правила действуют и в отношении подписей сотрудника и ответственного кадровика, которые заверяют сведения об увольнении, отраженные в трудовой книжке.

Иных правил не предусмотрено. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что факсимиле в трудовой книжке ставить нельзя. В противном случае, записи в ней могут признаваться недействительными, как и сама книжка, ввиду того, что она не подписана.

Таким образом, не допускается ставить в трудовой книжке факсимиле вместо живой подписи, поскольку, во-первых, это не оговорено нормами трудового права, а во-вторых, противоречит Инструкции № 69.

Возможно ли использование факсимиле в кадровых документах?

Помимо трудовых договоров и трудовых книжек существует множество иных кадровых документов – приказы, коллективные договоры, соглашения, и т.д. Можно ли заверять их факсимиле? Ответ отрицательный. Обоснование простое – это не предусмотрено нормами трудового права.

Возможно в будущем в трудовое законодательство будут внесены соответствующие поправки, но в данный момент факсимиле не применяется.

Если в судах оцениваются в качестве доказательств любые кадровые документы, заверенные факсимиле, они однозначно будут признаны недопустимыми доказательствами, поскольку не подписаны надлежащим образом, а значит юридической силы не имеют.

Таким образом использование факсимиле на кадровых документах не правомерно. Даже если отразить в локальном акте организации такую возможность, заверенные документы будут признаваться не подписанными.

Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

Прежде всего отметим, что нормы трудового законодательства не содержат определения понятия "факсимиле", а также не предусматривают порядок или возможность его применения. Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается факсимиле, является Гражданский кодекс: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

При этом трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит статье 5 Трудового кодекса (далее - Кодекс), не предусмотрено статьей 2 Гражданского кодекса и, следовательно, невозможно. В то же время Трудовой кодекс не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.

Факсимиле на трудовом договоре

Трудовой договор заключают в письменной форме, составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). Если работодателем является юридическое лицо, то его права и обязанности в трудовых отношениях осуществляются органами управления или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (абз. 8 ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, определенный Кодексом порядок оформления трудовых отношений устанавливает, что от имени работодателя - юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.

При этом по вопросу использования факсимиле со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку статья 67 Кодекса предусматривает именно подписание сторонами документа, то есть проставление собственноручной подписи; под факсимиле же понимается аналог подписи. Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.

Отметим, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ст. 16 ТК РФ). Поэтому, если трудовой договор будет подписан с использованием факсимиле, при возникновении спора между работодателем и работником, если последний сможет доказать те или иные обстоятельства дела (например, размер заработной платы, установленный трудовым договором) либо работодатель часто применяет практику подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, с использованием факсимиле, суд удовлетворит требования работника (апелляционные определения СК по гражданским делам Самарского областного суда от 12.11.2013 по делу № 33-10804/2013, СК по гражданским делам Курганского областного суда от 18.04.2013 по делу № 33-1055/2013, СК по гражданским делам Московского городского суда от 24.07.2012 № 11-15083).

Факсимиле на соглашении о совмещении

Соглашение о выполнении работником дополнительной работы на условиях совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ) не является трудовым договором, так как работа, выполняемая по такому соглашению, осуществляется одновременно с работой по основной должности сотрудника. Об этом свидетельствует и порядок прекращения работы, выполняемой на условиях совмещения, не предусматривающий обычных при расторжении трудового договора гарантий трудовых прав работника: работник и работодатель в любой момент могут по своему усмотрению прекратить выполнение дополнительной работы, уведомив об этом другую сторону за три рабочих дня (абз. 3 ст. 60.2 ТК РФ).

Также соглашение о совмещении не является и дополнительным соглашением к трудовому договору работника, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Дополнительная работа выполняется сотрудником "наряду с работой, определенной трудовым договором", то есть она выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.

Вместе с тем данное соглашение, как и трудовой договор, устанавливает обязанность работника в период его действия исполнять возложенные на него соглашением трудовые функции, а также должно предусматривать размер доплаты за совмещение (абз. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Принимая во внимание, что под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, можно сделать вывод, что такое соглашение также способствует установлению между работником и работодателем определенных трудовых отношений. Поэтому вопрос о том, как должно быть подписано такое соглашение, должен, на взгляд автора, решаться аналогично вопросу о подписании трудового договора.

Как следует из буквального толкования статьи 60.2 Кодекса, для самого оформления работы на условиях совмещения заключение соглашения между работником и работодателем не обязательно. Согласно части первой указанной статьи работодатель поручает выполнение дополнительной работы сотруднику, а последний в письменной форме выражает свое согласие на ее выполнение. Иными словами, вместо подписания соглашения о совмещении работодатель может издать приказ о возложении на работника обязанности по выполнению дополнительной работы в его основное рабочее время, а работник - подписать соответствующее согласие.

В свою очередь, судебная практика приходит к выводу о том, что кадровые документы, не относящиеся к соглашениям между работником и работодателем (например, приказы о приеме на работу, направлении в командировку и т.п.), могут быть подписаны факсимиле. Так, в одном из дел суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (апелляционное определение СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693).

Тем не менее, как уже упоминалось выше, сторонам в любом случае придется заключить соглашение об установлении размера доплаты за совмещение должностей, подписание которого с помощью факсимиле может согласно изложенной позиции быть признано неправомерным. Кроме того, нельзя исключить и то обстоятельство, что при возникновении спора доказательственная сила даже приказа, подписанного факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение.

Факсимиле: ставить или нет

Использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Автор полагает, что данный вывод в силу изложенных выше причин должен распространяться и на соглашения о совмещении. Вместе с тем, по мнению автора, использовать факсимиле при подписании трудового договора, а также соглашений о выполнении дополнительной работы на условиях совмещения с работником все же не следует, так как в случае использования факсимиле руководителя достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора или соглашения о совмещении с каждым конкретным работником именно на таких условиях. Ведь, в частности, соглашение о совмещении должно устанавливать доплату, размер которой зависит исключительно от соглашения сторон.

Кроме того, проблемы могут возникнуть при проверке организации контролирующими органами. Например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства. Соответственно, подписывать трудовые договоры и соглашения о совмещении со стороны работодателя следует руководителю (собственноручно); при его отсутствии подписать трудовой договор может сотрудник, уполномоченный руководителем доверенностью, в которой в обязательном порядке должно быть указано право на подписание трудовых договоров.

Если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, который также регулирует трудовые отношения (ст. 8 ТК РФ), где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, можно рекомендовать назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Сергей Широков, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, к.ю.н.

Факси́миле (от латинского fac simile, что буквально означает «делай подобное») – воспроизведение любого графического оригинала – рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, – передающее его вполне точно, со всеми подробностями*.

Возможность подписания документов путем проставления факсимиле предусмотрена Гражданским кодексом РФ в отношении документов, подтверждающих совершение сделок. Пункт 2 статьи 160 ГК РФ говорит об этом: «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Трудовой кодекс РФ понятие факсимильной подписи не содержит, а также не содержит норм, допускающих использование факсимиле в кадровых документах. Применение электронной подписи работодателя допускается при взаимоотношениях с дистанционным работником (ст. 312.1 ТК РФ), при предоставлении сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа (ст. 66.1, 84.1 ТК РФ). Во всех же остальных случаях фигурирует понятие «подпись» работодателя (а не ее аналог или копия). Таким образом, можно с большой уверенностью говорить о том, что законность применения факсимиле для подписания кадровых документов сомнительна .

Такого же мнения придерживаются и специалисты портала «Онлайнинспекция.рф»:

«…Использование аналога собственноручной подписи трудовым законодательством не предусмотрено.
Только с дистанционным работником допускается заключение трудового договора путем обмена электронными документами. В этом случае у сторон должны быть оформлены электронные подписи в соответствии с законодательством.
В трудовых книжках не допускается использование факсимиле, поскольку на данных документах требуется личная подпись работодателя…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 99762 от 26.07.2018).

«…На кадровых документах не допускается использование факсимиле, поскольку на данных документах требуется личная подпись работодателя…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 58664 от 20.10.2015).

Роструд неоднократно высказывал мнение, что кадровые документы являются первичными учетными документами организации, в связи с чем требования к оформлению первичных документов должны соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском учете. Так в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 09.01.2013 N 2-ТЗ разъяснено:

А пункт 7 части 2 статьи 9 предусматривает в качестве обязательного реквизита «подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».

Таким образом, даже если организация предусмотрит в своем локальном нормативном акте возможность и порядок применения факсимиле для подписания кадровых документов, нужно быть готовыми к тому, что в случае возникновения спора это действие будет признано незаконным со всеми вытекающими последствиями.

Кадровику-практику следует знать, что существует и другое мнение, противоположное, согласно которому использование факсимиле при оформлении кадровых документов все-таки возможно , поскольку прямого запрета на использование факсимиле при оформлении трудовых отношений законодательство не содержит. С таким мнением вы можете столкнуться в суде.

Познавательна и практика, в которой документы с факсимиле не признавались судами законными.

Как видим, судебная практика по этому вопросу неоднозначна.

Настоятельно не рекомендуем использовать факсимиле в кадровых документах, трудовое законодательство этого не разрешает.

Если руководитель организации всё-таки примет решение об использовании факсимиле, то необходимо учитывать следующее:

- в этом случае достаточно сложно определить, имелось ли действительно волеизъявление работодателя на заключение трудового договора с конкретным работником;

- при возникновении спора доказательственная сила документов, подписанных с использованием факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение (судебная практика по этому вопросу неоднозначна);

- не исключено, что могут возникнуть претензии проверяющих инстанций к использованию факсимиле на первичных учетных документах (мнение специалистов Роструда по данному вопросу однозначное – использование факсимиле при подписании документов кадрового учета недопустимо).

В условиях возросшего объема документооборота, для упрощения работы многие организации заказывают факсимильную печать, которая позволяет подписывать большое количество бумаг. Но не все знают, в каких случаях можно ставить подобную клише-печать, а когда она не имеет юридическую силу. Рассмотрим основные особенности использования факсимильной печати.

Содержание статьи:

1. Что такое клише-печать?
2. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?
3. Когда нельзя использовать печать?
4. Как создать оттиск подписи руководителя

Что такое клише-печать?

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

на страховых и медицинских полисах;
почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
служебных удостоверениях;
приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
патентах;
свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
на трудовых книжках, договорах, приказах;
в кассовой книге и на расходных ордерах.

Также недопустимо применение штампа факсимильной печати в федеральных законах и других нормативных актах правового характера.

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати. В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Читайте также: