Сколько действительна копия трудовой книжки

Опубликовано: 26.12.2024

Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.

Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.

Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.

Зачем может понадобиться копия трудовой

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Кто вправе заверять трудовую книжку

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом

Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.

Обращение за заверением. Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству. Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора. Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.
Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа. Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере. Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.
Тут же проставляется дата заверения.
Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.

ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.

Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.

Альтернативный способ заверения копии

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Не допускайте этих ошибок

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Трудовая книжка – один из основных документов, без которой нельзя совершить ряд операций. Она находится в отделе кадров, пока человек является работником данного предприятия. На руки выдаётся, когда уходят на пенсию, увольняются по любой другой причине.

Иногда необходимо предъявить в определённые инстанции трудовую, заверенную нотариусом. Созданы специальные правила, которые регламентируют хранение, ведение, моменты заверения копий, или дубликатов.

Что делать, когда трудовой нет на руках?

Когда трудовая находится дома, то ксерокопию делают самостоятельно. Нужно скопировать
все страницы от первой по последнюю. Каждая должна располагаться на отдельном листе А4. Работающему человеку копию делает сотрудник предприятия.

Предварительно пишется заявление, где нужно указать, для чего это нужно, для каких действий. Заверенный документ выдаётся в течение трёх дней.

Иногда нужна не вся информация о стаже, а определённый период. Тогда копируют первую страницу, где личные данные и требуемые странички, например период работы в какой то организации. Заверяется трудовая работником отдела кадров, руководителем, иногда главным бухгалтером.

Необходимо придерживаться некоторых законодательных правил, чтобы документ приобрёл юридическую силу:

На каждой стороне листа пишется «Копия верна» или проставляется специальным штампом
с данными словами.
Каждый лист подписывается руководителем отдела кадров, указываются его инициалы,
фамилия.
Ставится печать на все страницы.

В конце делается запись «Работает по настоящее время», которая так же заверяется.

Проставляется дата, так как копия имеет срок действия. Работник так же подписывается на последнем листе. Можно заверить иным способом. Подготавливаются копии на отдельных листах, прошиваются все. На последний лист с обратной стороны приклеивают бумажный бланк, так чтобы он заклеил нитки.

На нём пишется количество листов, расписывается ответственный за копию документа, ставится дата, заверяется печатью, которая располагают, захватывая бланк и страницу листа. Заверенная надлежащим способом копия, может предъявляться по месту требования.

Процедура заверения у нотариуса

По какой-то причине уже не работаете? Понадобилась копия трудовой, тогда нужно идти к нотариусу. Метод заверения трудовой такой же, как и в организации. Готовят копии отличного качества на ксероксе, чтобы чётко было видно каждое слово. С собой взять паспорт и оригинал трудовой книжки. Согласно заявлению, нотариус готовит копии отличного качества на ксероксе, чтобы чётко было видно каждое слово.

Сам сверяет копию с подлинником, если всё совпадает, заверяет копию в таком же порядке, как и в отделе кадров.
После этого копия юридически действующий документ, который должны принимать в любой инстанции.

Возможные причины для заверения

Иногда необходима копия трудовой книжки для совершения некоторых действий. Для подтверждения платёжеспособности, чтобы доказать, что есть доход.

Копия документа нужна в следующих моментах:

если нужно устроиться на вторую работу;
при оформлении документов на кредит в банке;
для сдачи в ПФ при оформлении пенсии;получение визы;
начисление пенсионных выплат, где необходим стаж;
процесс усыновления, чтобы доказать трудоспособность;
для выдачи загранпаспорта.

Могут произойти непредвиденные обстоятельства и срочно нужна трудовая. Советуют заранее сделать копию, чтобы застраховаться на случай утери, повреждения документа. Дубликат поможет восстановить оригинал.

Из чего складывается сумма подлежащая уплате

Нотариальная контора имеет свой прейскурант цен на услуги, которая устанавливается нотариальными палатами. Каждый территориальный орган может утвердить свой тариф.

Взимается госпошлина, установленная налоговым законодательством в размере 100 рублей.

Ксерокопия от 50 до 100 рублей одна страница. Если нужно сделать срочно, возможно вне рабочего времени, вероятно, тариф несколько выше. Поэтому, когда идут к нотариусу, кроме паспорта нужно захватить некую сумму за услуги.

Срок действия

Срок, в течение которого копия трудовой действительна, определяют те учреждения, кому она потребовалась. Может быть от двух недель до месяца. Иногда, могут продлить на своё усмотрение, всё зависит от решаемого вопроса. Если за этот период появляются изменения, копия трудовой книжки обновляется.

Видео по теме:

С момента начала ведения деятельности в новой должности трудовая книжка сотрудника должна находиться в отделе кадров организации.

Не редко возникают ситуации, когда гражданину надо предоставить в какие-либо инстанции сведения о своем стаже, а трудовая находится у работодателя, тогда заверяется копия документа. Сотрудникам и руководству следует заранее изучить, как правильно заверить копию трудовой книжки и посмотреть образец документа, чтобы процедура не вызвала сложностей.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Кто заверяет?

Наниматель обязан выдать сотруднику копию его трудовой книжки, так гласит 7 пункт Правил, утвержденных 225 правительственным Постановлением, и статья ТК под номером 62.

Право на беспрепятственное получение копии предусматривается и статьями под номерами 89 и 84, в которых говорится о сроках рассмотрения поданного заявления (не позднее 3 рабочих дней с момента получения его от сотрудника) и об отсутствии взимаемой оплаты за выдачу документа.

Главное, четко отличать копию, считающуюся действительной только при существовании оригинала и не являющейся его заменой, от дубликата — он выдается вместо трудовой при ее потере.

Можно ли восстановить трудовую самостоятельно читайте в нашей статье.

Право наемного сотрудника на получение информации и доступа к собственным персональным данным закреплено в Трудовом кодексе, в статье под номером 89.

Работодатель не в праве интересоваться причинами просьбы о выдаче копии, брать за нее плату, отказывать в ее предоставлении.

После получения от работника заявления уполномоченное лицо, к числу которых могут относиться главный бухгалтер и сотрудники кадрового отдела, или непосредственно руководитель обязаны выдать сотруднику заверенную копию его трудовой книжки.

Важно знать, что заверение должно происходить непосредственно при самом работнике, после чего он проверяет их правильность и актуальность.

уполномоченное лицо — сотрудник делопроизводства, отдела кадров, бухгалтер;
сам руководитель, если в организации нет вышеперечисленных должностей в штате (в соответствии с пунктами 10 и 35 Правил под номером 225);
иной сотрудник, на которого отдельным Приказом возлагается данная функция.

Процедуру допускается проводить и без непосредственного присутствия владельца документа, если имеется соответствующая доверенность.

Важно помнить, что с момента трудоустройства безработного выданная ему копия считается недействительной.

Для совершения нотариального действия лицу необходимо предоставить оригинал заверяемого документа и паспорт в подлиннике. Стоимость заверения копий документов у нотариуса в 2017 году стоит 580 рублей за копию.

Правила заверения копии трудовой книжки

Наиболее частый вариант — на каждой из копированных страничек проставляется отметка «Копия верна», указывается дата и ставиться оттиск печать предприятия, уполномоченное лицо ставит свою подпись и расшифровывает ее.
Иной вариант используется реже, но также юридически разрешен.

В этом случае все страницы копируются, затем нумеруются, прошиваются при помощи шила и ленты (толстой нити), а на оборотной стороне последнего листа на узелок приклеивается лист бумаги.

текст в документации должен быть читаем и разборчив;
копировать следует абсолютно все страницы в самой трудовой книжке и вкладыше;
следует уточнить в инстанции, куда будет предоставляться документ, допустимо ли на одном листе размещать несколько копий страниц;
в документе может стоять печать как самой организации, так и ее подразделения.

Так выглядит пример заверения копии:

Для получения кредита и декретнице

Работником подается заявление в отдел кадров предприятия, где указывается необходимость получения копии.
Уполномоченным лицом рассматривается поданное заявление в течение 3 дней, после чего выносится решение.

Если работнику отказывают в выдаче запрошенного документа, не мотивируя отказ в соответствии с законодательством — это является грубейшим нарушением, ущемляющим права гражданина.

Если такой документ понадобился сотруднице, находящейся в настоящий момент в декретном отпуске, алгоритм действий по оформлению заверенной копии отличаться от вышеуказанного не будет. В нем также следует указать, что сотрудник «Работает на момент выдачи копии».

Если же банк не допускает дополнительных надписей на предоставляемой копии, отдел кадров выдает декретнице справку на отдельном листе, где будет указана информация о работе.

Как устроиться на работу без трудовой узнайте у нас.

Срок действия документа

Срок действия полученной копии напрямую зависит от того, для какой цели ее оформили. Так, минимальный «срок годности» книжки составляет 3 дня — такие жесткие рамки обычно ставят кредитные организации.

В иных инстанциях копия книжки может быть действенна на срок до 30 дней, например, при получении загранпаспорта. При оформлении визы срок еще более удлиняется и составляет 3 месяца, но может потребоваться перевод некоторых страниц на иностранный язык. Чтобы не пришлось переделывать документацию, уточните требования к ней в конкретной инстанции.

Следует помнить, что если после заверения копии в трудовую книжку внесена какая-либо запись, копия теряет юридическую силу.

При проведении процедуры заверения трудовой книжки важно строго соблюдать алгоритм, следить за точностью и актуальностью указываемых данных, проверять наличие всех необходимых печатей и подписей. Если срок действия документа истек, сотрудник в праве попросить работодателя выдать ему новую заверенную копию трудовой.

Как правильно затребовать копию документов у работодателя смотрите в ролике:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Трудовые документы сотрудников, называемые трудовыми книжками, имеют свой вес среди других значимых документов. Как и с других документов, с трудовой можно снимать ксерокопии, которые будут подлинными, если все сделано по закону. Работнику и его руководителю необходимо быть в курсе того, при каких условиях и сколько времени действительна копия трудовой книжки.

Условия утверждения копии трудовой книжки

Сколько времени действительна копия трудовой книжки
Книжка сотрудника хранится в организации у лица, на которое возложены полномочия за данные действия (работодатель, кадровик). На руки свой документ специалист может получить только в случае ухода из компании при оформлении определенных документов и составлении нужного приказа со всеми подписями и печатями. Если в других организациях, куда гражданин обратился по различным причинам, нужна трудовая книжка, то работник имеет право на получение ее копии.

Работник компании сначала должен написать заявление о том, чтобы ему выдали копию трудовой. На рассмотрение этого вопроса руководителю отводится по закону три дня. Затем работодатель безвозмездно предоставляет данный документ.

Копируются все заполненные страницы документа, после чего требуется обязательно их утвердить. Согласно правилам, каждый лист копии с обеих сторон заверяется подписью руководителя или доверенного лица. На страницах пишется надпись «Верно», затем указывается должность человека, заверяющего копию, подпись и ее расшифровка, число, месяц и год. Закрепляется вся информация печатью, которая находится у руководителя или у кадрового работника. В самом конце следует указать, что сотрудник работает в компании на данный момент. Если нужно заверить копию трудовой неработающего гражданина, то это может сделать нотариус.

Сколько времени действует копия трудовой книжки

Любая заверенная ксерокопия документа имеет свой срок действия. Не является исключением и копия трудовой книжки сотрудника. В законе нет определенных временных рамок по поводу такого документа. В организации, куда человек обратился по какому-либо вопросу, должны быть установлены свои определенные правила, связанные со сроками копий документации. Для правильного ответа на вопрос, сколько действительна копия трудовой книжки, нужно рассмотреть, для чего может потребоваться данный документ. Основные организации, которые могут потребовать копию книжки работника:

банк>
управление Федеральной миграционной службы>
посольство>
социальная защита>
суд и т. д.

Целью предоставления копии данного документа является:

кредит, субсидия>
загранпаспорт>
виза>
пособие>
судебное разбирательство>
усыновление и т.д.

Сколько действует копия трудовой книжки в банках

Любой банк имеет свои условия по поводу предоставления документов. Копия трудовой, заверенная по всем правилам, нужна банку для предоставления:

ипотечного кредита>
большого денежного кредита>
субсидии.

Копию рабочей книжки гражданина данные организации требуют для того, чтобы убедиться, что человек имеет постоянную работу и является платежеспособным. В условиях, которые выдвигают банки, существуют прописанные правила по сбору документов на оформление кредита. При помощи их банк должен заранее предупредить потенциального заемщика о том, сколько времени действуют заверенные копии трудовой книжки и других документов.

Во многих банках копия книжки сотрудника действует один месяц после того, как ее заверил работодатель или другой сотрудник, имеющий на это полномочия. Данные сроки относятся и к предоставлению ипотечного кредита.

Банки, которые дают большие денежные кредиты под проценты, могут выдвинуть условие об уменьшении месячного срока действия копии трудовой до двух недель. Соответственно, если после заверки копии документа прошло больше четырнадцати дней, то она не будет иметь законного веса. Вследствие этого гражданину могут отказать в выдаче кредита.

Сколько времени действует копия трудовой книжки
Существуют банки, которые выдвинули условие о минимальном размере срока действия копии рабочей книжки. Тогда временные рамки данного документа сводятся к трем дням.

Основным пунктом в оформлении кредита является запись в конце копии книжки о том, что специалист в данное время работает в компании. Действие ксерокопии заканчивается и тогда, когда работник увольняется из организации, где она была заверена.

Сколько дней действительна копия трудовой книжки для отдела управления Федеральной миграционной службы

В управлении Федеральной миграционной службы граждане России могут оформить загранпаспорт. Для совершения данной процедуры отдел дает определенный перечень документации, которую нужно предоставить. Сюда входит копия рабочей книжки. Это относится только к работающему населению. Если гражданин не имеет места работы, то ему нужно принести саму трудовую книжку, в которой зафиксирована информация о прежнем месте работы.

Действительна такая утвержденная копия месяц. Если срок ее подошел к концу, то организация УФМС позволяет продлить документ. Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи. Подлинность данной ксерокопии не должна вызывать сомнений. Каждые знак, буква и цифра должны быть разборчивы.

Сколько по времени действует копия трудовой книжки в других организациях

Гражданин, который оформляет визу, также должен предоставить копию рабочей книжки. Здесь действуют свои определенные сроки. В основном каждый документ действителен максимум три месяца. Копия книжки утверждается по общим правилам. Но для получения визы нужен перевод некоторых страниц на другой язык (часто это английский или итальянский).

Сколько действительна копия трудовой книжки
Оформление пособий в соцзащите тоже требует большого объема документов. Копия книжки рабочего здесь необходима при единовременной выплате по рождению ребенка и при оформлении детских пособий. Действие данного документа в этой организации составляет месяц. Этот же срок действует при усыновлении ребенка или при судебном разбирательстве.

Копия трудового документа тоже немаловажна при определенных обстоятельствах. Многие организации, куда гражданин обращается с какой-либо целью, требуют большого объема документации. Сюда включаются справки и ксерокопии.

Важные пункты

Копия трудовой для всех организаций должна быть сделана по всем правилам (по закону). Организации требуют утверждения каждой страницы при помощи печати компании и подписи ответственного человека.

Значительным пунктом в предоставлении такой копии является ее срок действия. Условия по данному вопросу каждое предприятие выдвигает свои. В основном ксерокопия трудовой действительна лишь один месяц с даты ее утверждения компанией. Некоторые банки уменьшают данный срок до двух недель по причине выдачи в кредит большой суммы денег. Есть и такие организации, которые позволяют иметь законную силу данному документу на протяжении трех месяцев. И только в одном случае законом не ограничивается срок действия копии книжки гражданина до внесения в подлинник новой информации – если ее заверил нотариус.

После истечения дозволенного срока копия трудового документа гражданина становится недействительной. В этом случае сотрудник может взять еще одну копию или же (если позволяет инстанция) продлить время действия, обратившись к работодателю. Также действие такого документа может закончиться в том случае, если после снятия ксерокопии в книжке была зафиксирована новая информация.

Трудовая книжка – документ, содержащий всю основную информацию о трудовой деятельности гражданина. Функции трудовой книжки сводятся к отражению фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений или взысканий.

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина. Все операции по ее ведению и хранению осуществляются сотрудниками кадровой службы организации-работодателя в соответствии с законодательно утвержденными нормами и правилами.

Оригинал трудовой книжки может быть выдан сотруднику лишь при увольнении, а также при оформлении им трудовой пенсии – в последнем случае документ выдается на ограниченное время. В остальных случаях выдача оригиналов трудовых книжек сотрудникам либо иным лицам, не имеющим соответствующего допуска, запрещена законодательством.

Копия трудовой книжки: необходимость, оформление и сроки действия

Зачастую в жизни граждан возникают ситуации, требующие обращения в те или иные инстанции – как государственные учреждения, так и частные организации различного профиля. При этом нередко требуется подтверждение сведений в отношении их (граждан) трудовой деятельности. Фактически единственным подтвердительным документом в данном случае может выступить только действительная трудовая книжка государственного образца.

Однако если гражданин официально трудоустроен, то, как правило, он не может получить оригинал данного документа на руки. Таким образом, единственным возможным вариантом действий в подобных ситуациях является предоставление в запрашивающую инстанцию заверенной копии (либо выписки из) трудовой книжки.

Согласно требованиям трудового законодательства РФ, срок рассмотрения и удовлетворения подобных заявлений не должен превышать трех дней с момента поступления от сотрудника. При этом заверенная копия выдается на безвозмездной основе.

Требования в отношении оформления копии

Копия трудовой книжки считается заверенной и, соответственно, имеет юридическую силу (т. е. может быть принята запрашивающей инстанцией) лишь в случае ее оформления в соответствии с законодательно утвержденными правилами.

Каждая страница копии трудовой книжки должна содержать:

печать организации-работодателя;
подпись уполномоченного лица (как правило – начальника отдела кадров либо руководителя организации) с указанием занимаемой должности;
дату заверения копии;
пометку о подлинности («копия верна» либо аналогичную).

В том случае, если гражданин официально не трудоустроен, имеет оригинал книжки на руках и по тем или иным причинам ему требуется заверенная копия данного документа, он может обратиться к лицензированному нотариусу. Однако в этом случае процедура заверения будет платной.

Сроки действия копии

В действующем законодательстве отсутствует какая-либо информация в отношении сроков действия заверенных копий трудовых книжек. Фактически означенные сроки зависят лишь от требований организации или учреждения, запрашивающего сведения о трудовой деятельности гражданина.

Чаще всего заверенная копия трудовой книжки требуется для предоставления при обращении в следующие организации и учреждения (указанные сроки действия считаются с момента регистрации копии):

банки. В большинстве случаев срок действия копии – один месяц, однако, правилами некоторых коммерческих банков данный срок ограничивается в пределе от двух недель до трех дней;
отделения ГУВМ МВД РФ. Срок действия копии – один месяц;
посольства (РФ и иных государств). При оформлении загранпаспорта срок действия копии трудовой книжки может составлять до трех месяцев;
отделения соцзащиты и судебные инстанции. В большинстве случаев срок действия копии составляет один месяц.

Важным обстоятельством является тот факт, что действие копии (кроме правил запрашивающей стороны в отношении сроков) также зависит от оригинала документа.

Заявление на получение копии: правильное составление и порядок подачи

Утвержденного законом образца заявления на предоставление копии трудовой книжки не существует. Как правило, подобные заявления составляются в сравнительно произвольной форме, однако в ряде организаций и учреждений также существуют внутренние нормы, строго регламентирующие как форму, так и процедуру подачи данного документа. В некоторых организациях заявление принимает уполномоченный сотрудник отдела кадров, в прочих – заявление может подаваться руководителю организации или структурного подразделения – лично либо через секретариат.

Среди сведений, обязательных к отражению в заявлении, выделяются:

адресат: должность, фамилия и инициалы лица, на чье имя подается заявление (как правило – начальник отдела кадров или руководитель организации);
заявитель: должность, фамилия и инициалы сотрудника, запрашивающего выдачу копии;
наименование организации-работодателя с указанием ее правового статуса (ООО, ЗАО, ИП и т. д.);
просьба о выдаче копии (указание причины ее необходимости – на усмотрение заявителя);
дата подачи заявления и место государственной регистрации организации-работодателя;
должность, подпись (и расшифровка) заявителя.

Во избежание возможных затруднений при получении копии, заявление следует составлять в двух экземплярах. Первый передается уполномоченному представителю организации-работодателя (в отдел кадров, руководителю организации либо иным уполномоченным сотрудникам), второй – регистрируется в отделе кадров или секретариате и остается у заявителя. Данная мера позволит избежать возможных проволочек со стороны работодателя.

Невозможность получения (в ряде случаев) оригинала трудовой книжки у ответственных представителей работодателя компенсируется возможностью безвозмездного получения ее заверенной копии. При этом подобная копия трудовой книжки во многом эквивалентна оригиналу – но лишь в течение определенного времени и при условии неизменности оригинального документа по отношению к ней.

Срок действия заверенной копии не установлен законодательно и зависит исключительно от требований запрашивающей ее инстанции. По окончании установленного срока копия теряет свою юридическую силу, что, в зависимости от конкретного случая, требует ее продления у работодателя либо получения нового заверенного экземпляра.

Читайте также: