Проблемы при сдаче отчетов в пфр

Сегодня в Пенсионный фонд сдают отчетность в электронном виде свыше 70 процентов компаний. С одной стороны, это очень удобно, но с другой стороны, возникают и трудности. То копейки не «бьются», то и весь отчет не «ложится». ПФР ссылается на то, что они не так давно занимаются электронным приемом, и поэтому ситуация еще не наладилась. Трудностями при сдаче отчетности и приемами по их преодолению с нами поделилась Анастасия Смотрицкая, бухгалтер и налоговый консультант АНО ЮС «Консультации и Услуги».

Отчетность в Пенсионный фонд за II квартал 2012 года я планирую сдавать с 15 июля до 5 августа. Это обусловлено тем, что в течение двух первых недель приема отчетности сотрудники ПФР обычно налаживают документооборот в связи со сменой программного обеспечения, изменения регламента приема отчетности. Причем это не зависит от того, изменились ли формы отчетности. А к концу сроков сдачи обязательно надо оставлять несколько дней на случай выявления непредвиденных проблем и возможности своевременного их решения.

Проблема № 1. Отправка отчетности через спецоператора

Как правило, технических проблем со стороны оператора связи не возникает. Могут возникнуть трудности, вызванные отсутствием подключения к Интернету или в связи с истекшим сроком действия сертификата подписи. Но этого можно избежать, своевременно обновляя сертификаты и не откладывая сдачу отчетности на последний день. Правда, иногда протокол приходится ждать не четыре дня, как установлено регламентом, а месяцами. Но отмечу, что даже при получении отрицательного протокола после окончания сроков сдачи отчетности она считается отправленной на дату подтверждения оператора. Поэтому ответственности за несвоевременную сдачу отчетности в этом случае не возникает.

Проблема № 2. Нумерация отчетности

Очень много проблем возникало у меня с нумерацией пачек в отчетности. В некоторых фондах сотрудники сами меняли нумерацию в соответствии со своим программным обеспечением. Но в большинстве отделений отчетность не принимали или высылали отрицательный протокол по причине неверной нумерации пачек. Насколько я знаю, сейчас эта проблема разрешилась, и бухгалтеры на местах знают, что нумеровать пачки отчетности надо нарастающим итогом, включая повторную и корректирующую отчетность. Главное, чтобы номера не повторялись.

Проблема № 3. Расхождения в отчетности

Много проблем в прошлом году возникло от того, что при очередной смене программы в отделениях ПФР суммы начисленных и уплаченных взносов начали исчисляться нарастающим итогом с 1 января 2010 года. Из-за этого возникли расхождения в сведениях, сданных по форме РСВ, и в персонифицированном учете. Ошибки, которые в ПФР не были обнаружены своевременно, всплыли через несколько кварталов. Причем такая ситуация могла сложиться как по вине бухгалтера, который неверно отразил показатели, так и по вине фонда, у которого какие-то данные по непонятным причинам не попали в базу. Многим компаниям пришлось подавать корректирующую отчетность за предыдущие периоды. Надеюсь, в этом году таких проблем у компаний не будет.

Проблема № 4. Излишний документооборот

Много проблем остается у компаний, которые используют пониженные тарифы страховых взносов. Иногда кажется, что фонды соревнуются в изобретательности, когда требуют представить те или иные документы для подтверждения осуществления льготного вида деятельности. Здесь всплывают и требования о перерегистрации компании, чтобы льготный ОКВЭД был как основной, и последняя сданная декларация по «упрощенке», и всевозможные справки из ИФНС. Но список документов, которые компании необходимо представить в фонд для подтверждения права на применение пониженных тарифов, для всех категорий организаций, имеющих на это право, четко определен законодательством. Обязанность представлять какие-либо дополнительные сведения у плательщика страховых взносов отсутствует. Как правило, фонды с этим соглашаются и принимают отчетность.

Проблема № 5. Смена адреса компании

На сегодняшний день остается серьезная проблема со сдачей отчетности для организаций, которые перешли в другое отделение ПФР в связи с изменением адреса. Проблема начинается с того, что в новом фонде отказываются принимать отчетность со словами «вы туда платили, туда и сдавайте». В старом фонде организация уже не числится в числе зарегистрированных, и там отчетность тоже не принимают. Это, кстати, абсолютно законно. Когда работников «нового» ПФР удается убедить принять отчетность, то оказывается, что данные из «старого» ПФР о начисленных и уплаченных взносах за весь период не были переданы и «программа выдает ошибку».

Причем даже в случае успешной сдачи это не является гарантией того, что проблема не вернется в следующем квартале. С одним из отделений мы ждали информацию по компании в течение трех кварталов.

На мой взгляд, самым правильным было бы отменить перерегистрацию в ПФР со сменой юридического адреса. По аналогии с системой перерегистрации в ФСС, где регистрационный номер и отделение ФСС не изменяются в связи с переездом компании по другому адресу (в пределах одного региона, конечно). Это помогло бы компаниям избежать многих проблем, связанных с передачей данных и с уплатой взносов по неверным реквизитам. А также избавило бы сотрудников ПФР от большого объема ненужной работы, позволив им своевременно и внимательно принимать отчетность в четко отведенные для этого сроки.

Еще советы: Как избежать ошибок при сдаче отчетов в электронном виде

Алла Козлова, главный бухгалтер Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»:

– При сдаче отчетности в электронном виде возможны сбои по вине оператора. Если организация чувствует, что что-то не так, то следует обратиться в службу технической поддержки. Она будет разбираться в статусе отчета. Главное стараться не откладывать сдачу отчетности на последний момент. Рекомендуется также обратиться к представителю оператора по телефону «горячей линии». От технических сбоев не застрахован никто. Но всегда есть подтверждающие документы, квитанции об отправке, квитанция о доставке. И в случае разбирательств и споров с проверяющими можно воспользоваться этими документами как доказательством того, что отчет был вовремя отправлен.

Елена Деменюк, главный бухгалтер ЗАО «СК ГРИФОН»:

– Часто встречается проблема по наличию переплаты. Вручную мы зарплату, естественно, не считаем, а используем программу, в которой производится расчет зарплаты и формирование отчетности в ПФР. Сформировав отчетность, выгружаем данные в программу спецоператора и отправляем в фонд. Но, как правило, ПФР присылает нам ответ, что в нем имеются ошибки, а именно «дельта» в виде переплаты. Это означает, что уплата страховых взносов больше, чем сами начисления. Поэтому по их рекомендации стали использовать расчет в Excel, заносим вручную данные по начислениям и уплате по каждому сотруднику в отдельную таблицу.

Как правило, большинство организаций готовит и сдает документы в ПФР силами двух отделов: бухгалтерии или отдела кадров. При этом именно на кадровике лежит ответственность за предоставление индивидуальных сведений о страховом стаже и сбор информации для заполнения форм персонифицированной отчетности. Какие ошибки, допущенные кадровиком, может найти Пенсионный фонд во время различного рода проверок? Какие штрафы грозят организации?

Ошибки при подаче индивидуальных сведений

Ошибки при подготовке кадровиком отчетности в ПФР относятся к нарушениям статьи 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ — предоставление недостоверных персонифицированных сведений в отношении работников.

Чаще всего кадровик допускает ошибки, не отражая периоды, которые не включаются в страховой стаж. Например, сотрудник ходил в отпуск без сохранения заработной платы, был выпущен соответствующий приказ, но в индивидуальных сведениях эта запись с кодом «НЕОПЛ» не отражена. Считается, что это нарушение, поскольку отпуск без сохранения заработной платы не включается в страховой стаж и влияет на его размер. Кроме того, сотрудники кадрового отдела нередко неверно указывают личные данные работников, даты приема на работу или увольнения, начала и окончания действия договоров гражданско-правового характера, перевода на другую должность или в другое подразделение.

Взыскание за предоставление недостоверных персонифицированных сведений составляет 5 % от суммы начисленных за последние 3 месяца взносов тех работников, по которым были поданы недостоверные сведения.

Рекомендую кадровикам максимум внимания уделять проверке соответствия дат и наименований профессий (должностей) в трудовых книжках работников первичным документам организации: штатным расписаниям, приказам о приеме (переводе), лицевым счетам, должностным инструкциям и т д.

Как выявляются ошибки при сдаче отчетности в ПФР?

Если кадровик предоставил в ПФР недостоверные персонифицированные сведения, это выявляется либо во время плановой выездной проверки, когда проверяющие требуют у страхователя документацию за предыдущие три года, либо если работник приходит в ПФР с трудовой книжкой, чтобы подать заявление на назначение пенсии. Специалисты ПФР начинают сверять данные и обнаруживают, что записи в трудовой книжке расходятся с информацией, которую им подавал работодатель в течение трудовой деятельности человека.

По плану выездные проверки в отношении конкретного страхователя ПФР не имеет права выполнять чаще, чем раз в три года. Некоторые организации могут не подвергаться проверкам много лет. Это зависит от того, насколько добросовестным страхователем зарекомендовала себя организация. Обычно те юридические лица, которые что-то скрывают, сдают нулевую отчетность или показывают, что размер зарплаты работников не превышает МРОТ. Подобные страхователи всегда находятся под пристальным вниманием контролирующих органов.

Ошибки при подаче Перечня льготных профессий

Но если неточности в персонифицированных сведениях могут обнаружиться лишь спустя несколько месяцев и даже лет, то ошибки по Перечню льготных профессий выявляются сразу, поскольку данные льготников проверяются очень тщательно.

Базовую роль в составлении Перечня льготных профессий играют первичные документы, подтверждающие факторы особых условий труда по каждой из профессий, которую кадровик вносит в Перечень. Если таких документов нет, то почти невозможно определить право работника на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

Наименования профессий (должностей) и функциональные обязанности работников должны также полностью соответствовать данным, указанным в Списках льготных профессий, ОК 016-94, ЕТКС, КСДС.

Среди типичных ошибок кадровиков при сверке индивидуальных сведений и Перечня льготных профессий в ПФР: несовпадение анкетных данных (ФИО, СНИЛС), расхождение периодов. Либо в отчетности кадровик отнес льготную профессию к Списку № 1, а в трудовой книжке работника — профессия, относящаяся к списку № 2. На исправление подобного несоответствия страхователю дается 5 дней.

В «Контур-Персонале» вам не нужно высчитывать периоды стажа и исключаемые периоды самостоятельно. Вы оформляете в программе приказы об отпусках (по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты и др.), приказы о направлении на обучение с отрывом от работы, вносите больничные листы и другие неявки. «Контур-Персонал» на основе этих приказов сам рассчитывает льготный стаж, периоды стажа и исключаемые периоды! А вы только автоматически формируете из программы перечень льготных профессий (ФУФ и печатные формы), а также ФУФ для РСВ-1 со стажевыми периодами, который в дальнейшем можно загрузить в любую программу подготовки отчетности в ПФР.

Дата размещения статьи: 11.11.2012

Вадим Егоров, юрист, г. Москва.

Все организации-работодатели обязаны сдавать в ПФР расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам. В процессе сдачи отчетности возникают проблемы, которые могут привести к многочисленным спорам в арбитражных судах.

Разберем проблемы, с которыми может столкнуться любая организация при сдаче отчетов в ПФР, на конкретных примерах.
Так, в одном деле ответственные лица общества, прекрасно понимая, что сдача отчетности - дело сложное, заранее, еще 07.05.2011, направили отчетность в ПФР посредством телекоммуникационных каналов связи. Однако она не была принята к обработке, о чем организацию известили. Повторно отчеты направлялись 12, 13, 14 мая. Однако 17 мая ООО узнало, что форма РСВ-1 не попала в посылку, направляемую все эти дни. До этого времени в адрес общества направлялись только отчеты о непринятии данных к обработке по причине несоответствия форматов данных о страхователях в отчете. В тот же день недостающая форма РСВ-1 по каналам связи была отправлена, но из-за ошибки принята не была, и только на следующий день ПФР ее принял.
Поскольку ООО опоздало со сдачей отчетности, Управление ПФР оштрафовало его на 354 тыс. руб., великодушно снизив размер штрафа в 2 раза из-за непродолжительного опоздания.
Все попытки организации доказать в суде, что ее вины в опоздании со сдачей отчетности нет, оказались безуспешными (Постановление ФАС ВСО от 22.05.2012 N А74-3074/2011).
Как видим, посвятив сдаче отчетности неделю и сдавая ее 6 раз, организация не смогла избежать огромного штрафа. А количество споров, связанных со сдачей отчетности, неуклонно растет.

Нет вины - нет ответственности

Споры, связанные со сдачей отчетности, можно разделить на две группы.
Первая группа связана с тем, что между организацией и ПФР находится посредник (провайдер), через которого отчетность в электронном виде и сдается.
Как выяснилось, есть много случаев, когда отчетность у посредника где-то застревает.
Так, ООО отправило расчет 29.04.2010, а ПФР получил его только 02.05.2010.
Суд установил, что организация после отправки расчета получила следующий ответ: "Ожидайте". Судьи решили, что это позволило обществу считать, что проблем с приемом отчета нет, поскольку сотрудники ПФР могли расшифровать и обработать отправленный файл как неформализованное сообщение в ручном режиме, учитывая, что он был подписан действительной электронно-цифровой подписью. Следовательно, по мнению суда, файл мог быть принят ПФР датой его поступления, то есть 29.04.2010.
Суд пришел к выводу об отсутствии вины общества в несвоевременном получении фондом расчета по форме РСВ-1 и о принятии мер для исполнения требований законодательства о представлении отчетности в срок. А в соответствии со ст. ст. 42, 43 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах. " привлечение к ответственности возможно только при наличии вины (Постановление ФАС ЗСО от 29.07.2011 N А27-14964/2010).
По мнению ПФР, только наличие положительного протокола контроля сведений, то есть протокола, не содержащего сведений об ошибках в переданной плательщиком информации, может свидетельствовать об исполнении обществом обязанности по сдаче отчетности.
Однако согласно отзыву провайдера причиной отрицательных протоколов приема сведений являлась ошибка при проверке сертификата, поскольку не получен правильный список отзыва сертификатов от центра сертификации, выпустившего этот сертификат.
Суд решил, что наличие технических ошибок в электронном документообороте не зависело от общества, поэтому его вины в несвоевременной сдаче отчетности нет (Постановление ФАС УО от 24.08.2011 N А47-9081/2010). ВАС РФ Определением от 05.12.2011 N ВАС-15531/11 в пересмотре данного дела отказал.

Иногда и техника подводит

ЗАО 03.02.2011 по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота были направлены сведения индивидуального (персонифицированного) учета в Управление ПФР, которые не были получены последним в связи с техническим сбоем на рабочем клиентском месте.
Общество 19.02.2011 вновь направило в Управление сведения индивидуального (персонифицированного) учета, которые были приняты.
Специализированный оператор связи подтвердил факт отправки обществом в адрес управления ПФР 03.02.2011 электронного документа "Пачка документов с индивидуальными сведениями в согласованном ПФР формате", указав, что в связи с техническим сбоем на клиентском рабочем месте в адрес получателя отчет не был доставлен.
ФАС УО в Постановлении от 11.07.2012 N А76-20172/2011 решил, что у ПФР отсутствуют законные основания для привлечения ЗАО к ответственности.
ФАС ЦО в Постановлении от 06.06.2012 N А14-4788/2011 сделал вывод: факт поступления отчета, а соответственно, и факт исполнения обязанности по представлению органу ПФР сведений и документов, установленных законодательством о страховых взносах, фиксируются квитанцией о поступлении документа в орган ПФР вне зависимости от дальнейшего принятия его к обработке или отказа от принятия к обработке. Наличие у страхователя квитанции о поступлении документа в систему электронного документооборота фонда подтверждает факт исполнения им обязанности по представлению органу ПФР сведений и документов, предусмотренных законодательством о страховых взносах, и исключает возможность привлечения его к ответственности за неисполнение этой обязанности. Последующее представление расчета не исключает и не опровергает первоначальное представление этого расчета своевременно.
С этим выводом согласился и ВАС РФ в Определении от 09.08.2012 N ВАС-10725/12.

Штрафы: суды против ПФР

Вторая группа споров связана с определением размера штрафа.
Согласно Методическим рекомендациям об организации работы территориальных органов Пенсионного фонда РФ по привлечению плательщиков страховых взносов к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах, утв. распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 05.05.2010 N 120р, размер штрафа исчисляется исходя из начисленных сумм страховых взносов за отчетный период.
Согласно ч. 2 ст. 10 Закона N 212-ФЗ отчетными периодами признаются I квартал, полугодие, 9 месяцев календарного года, календарный год.
Сотрудники ПФР это понимают так: если организация опоздала со сдачей отчетности за год, то и размер штрафа следует исчислять от суммы взносов, подлежащей уплате на основе этого расчета за целый год.
Однако арбитражные суды с этим полностью не согласны.
Системное толкование положений ч. 1 ст. 46, ст. 10 Закона N 212-ФЗ свидетельствует, что штраф рассчитывается именно за нарушение сроков представления отчетности, которая представляется 4 раза в год. Соответственно, расчет суммы штрафа должен осуществляться исходя из суммы начисленных взносов за период, отчетность по которому представляется.
Иное толкование приводило к тому, что даже при отсутствии страховых взносов за конкретные кварталы предприятие в случае нарушения сроков представления нулевой отчетности подвергалось бы штрафу, исчисленному с начала года нарастающим итогом.
ФАС ПО в Постановлении от 03.02.2012 N А55-8893/2011 признал ошибочным расчет штрафа, произведенный ПФР, исходя из начисленных страховых взносов нарастающим итогом с начала года. Другие суды также поддержали это мнение (Постановления ФАС ЗСО от 04.10.2011 N А27-3150/2011; ФАС ВСО от 10.10.2011 N А78-1626/2011, ФАС УО от 21.11.2011 N А60-5888/2011, ФАС МО от 08.02.2012 N А41-17032/11, ФАС ЗСО от 13.04.2012 N А75-3690/2011; Определение ВАС РФ от 19.07.2012 N ВАС-8743/12).

Понять и смягчить

Даже когда размер штрафа ПФР посчитан правильно, есть шанс его значительно уменьшить. Ведь ч. 1 ст. 44 Закона N 212-ФЗ предусмотрено, что при определении размера штрафа необходимо учитывать обстоятельства, смягчающие ответственность за совершение правонарушения. Причем перечень смягчающих ответственность обстоятельств, установленных данной статьей, является открытым.
Так, ФАС ВСО в Постановлении от 10.10.2011 N А78-1626/2011 согласился с тем, что, учитывая незначительный пропуск срока, несоразмерность назначенного штрафа последствиям совершенного правонарушения, отсутствие задолженности по страховым взносам, а также то, что организация привлекается впервые за подобное нарушение, можно размер штрафа за опоздание со сдачей отчетности снизить с 1,3 млн. руб. до 120 тыс. руб. ФАС ВВО в Постановлении от 31.05.2012 N А28-10174/2011 признал обоснованным снижение штрафа с 114 тыс. руб. до 10 тыс. руб. в связи с опозданием со сдачей отчетности в ПФР на один день. ФАС ПО в Постановлении от 03.02.2012 N А55-8893/2011 признал смягчающими ответственность обстоятельствами семейные обстоятельства ответственного за представление отчетности в Пенсионный фонд бухгалтера, подтвержденные документами.
ФАС УО в Постановлении от 24.04.2012 N А76-16586/2011 добавил к этому перечню смягчающих обстоятельств признание факта правонарушения и вины в его совершении, а ФАС СЗО - отсутствие умысла (Постановление от 27.01.2012 N А56-19757/2011).
ФАС ЗСО в Постановлении от 13.04.2012 N А75-3690/2011 решил, что можно ограничиться штрафом в 8 руб. (то есть ниже минимального, установленного Законом N 212-ФЗ в 100 руб.), поскольку образовательная школа, опоздавшая со сдачей отчетности, является бюджетным учреждением, не имеет собственных доходов, содержание учреждения производится согласно смете расходов, которой уплата штрафных санкций не предусмотрена. ВАС РФ в Определении от 19.07.2012 N ВАС-8743/12 с этим решением согласился.

Принял, но не то, что нужно

Был случай, когда вину за опоздание с отчетностью частично удалось возложить на Управление ПФР. ООО умудрилось вместо отчетности за первое полугодие 2010 года сдать повторно отчетность за первый квартал 2010-го.
Отчетность была получена ПФР 26.07.2010, что подтверждается квитанцией о доставке документов в территориальный орган ПФР: отчетность проверена, принята, передача завершена. Статус протокола приема сведений ПФР был положительный и содержал информацию о том, что РСВ-1 принят успешно, правда, без указания периода, за который принята отчетность. Замечаний и уведомления о том, что отчетность не принята, не было.
Спохватились в ООО только 02.11.2010, когда отчетность за полугодие и была сдана.
Управление ПФР 23.11.2010 составило акт камеральной проверки и приняло решение оштрафовать организацию на 70241 руб. 60 коп. (20% от 351208 руб. - суммы, подлежащей уплате по расчету).
Общество обжаловало этот расчет в суде, заявив, что ПФР своевременно не уведомил ООО об ошибке, в результате чего время просрочки увеличилось до 4 месяцев, а штраф с 5 до 20%.
Суд установил, что из протокола приема сведений индивидуального учета отчетливо следует, что между данными расчета и данными отчетности имеются значительные расхождения и несоответствия. Следовательно, ПФР было известно, что 26.07.2010 ООО требовалось представить отчетность за первое полугодие 2010 года, а не повторно за первый квартал. Ошибка ООО была очевидна для ПФР.
В силу ч. ч. 3 - 5 ст. 34 Закона N 212-ФЗ смысл контрольных мероприятий, проводимых ПФР, состоит в выявлении ошибок страхователя при представлении сведений и в предоставлении возможности страхователю (путем его уведомления) устранения таких ошибок без возбуждения процедуры привлечения к ответственности.
Данное обстоятельство рассмотрено судом как смягчающее вину. Кроме того, суд учел факт отсутствия у ООО задолженности по уплате страховых взносов. На этом основании размер штрафа был снижен до 18000 руб. (Постановление ФАС УО от 14.10.2011 N А60-3197/2011). ВАС РФ Определением от 03.02.2012 N ВАС-557/12 данное решение признал обоснованным.

Недостоверность, расхождения, корректировки

Не соглашаются суды с наложением на организации штрафов за недостоверность представленной информации в том случае, если ПФР находит в их отчетности расхождения данных в сумме страховых взносов, указанных в ведомости уплаты по форме АДВ-6-2 и формах РСВ-1. Например, ФАС УО в Постановлении от 03.07.2012 N А60-50871/2011 указал, что такие расхождения сами по себе не являются свидетельством недостоверности представленной информации.
Проверка представленных сведений должна производиться на основании документов, указанных в ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".
Кроме того, следует доказать размер платежей в ПФР, начисленных по лицам, в отношении которых представлены недостоверные сведения, исходя из которых мог быть определен размер штрафа.
В соответствии с позицией Президиума ВАС РФ, изложенной в информационном письме от 11.08.2004 N 79, следует, что сумма штрафа исчисляется не от причитающихся за отчетный год платежей в ПФР за всех застрахованных лиц, а от платежей за тех застрахованных лиц, в отношении которых сведения, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, не были представлены.
Кроме того, суд отметил, что в силу ст. 15 Закона N 27-ФЗ страхователь имеет право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах по согласованию с соответствующим органом ПФР.
Судом указано, что представленные страхователем сведения персонифицированного учета содержали недочеты, ошибки, впоследствии исправленные обществом, которые не могут быть расценены как недостоверные сведения, поскольку они подлежали корректировке в порядке, установленном п. п. 34, 41 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н.
Таким образом, абз. 3 ст. 17 Закона N 27-ФЗ не предусматривает ответственности за вышеуказанное нарушение, а также за представление скорректированных данных о застрахованных лицах.
Иногда избежать штрафа помогает и небрежность в оформлении сотрудниками ПФР результатов своих проверок.
ФАС СЗО в Постановлении от 24.04.2012 N А56-36039/2011 указал, что нарушение процедуры привлечения к ответственности является существенным, поскольку плательщик взносов не имеет возможности реализовать предоставленные ему законом права: давать объяснения, представлять доказательства, заявлять ходатайства и отводы, пользоваться юридической помощью, а также иными процессуальными правами, предусмотренными положениями Закона N 212-ФЗ. На этом основании наложение штрафа было признано незаконным.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Вернуться на предыдущую страницу

СЗВ-М — ежемесячная форма отчетности в ПФР. Сдавать ее нужно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если этот срок упущен, грозит штраф. Однако в некоторых случаях его удается избежать полностью или частично. Когда это возможно? Приведем примеры из судебной практики.

Напомним о санкциях

За опоздание с формой СЗВ-М установлена ответственность по статье 17 закона о персонифицированном учете № 27-ФЗ. Это 500 рублей за каждое застрахованное лицо, данные о котором поданы с нарушением срока. Таким образом, если в организации работает большое количество человек, то опоздание с подачей формы может вылиться в весьма крупный штраф.

Одно дело, если субъект не подал СЗВ-М в срок без уважительной причины. Понятно, что обращение в суд в этом случае вряд ли поможет. Однако бывает, что страхователя штрафуют по весьма обидным причинам. Например, когда просрочка случилась из-за того, что в последний день подачи отчетности в офисе нет электричества или интернета. Зачастую нарушение сроков возникает из-за того, что в своевременно поданной форме обнаруживается ошибка, исправление которой производится уже за пределами срока подачи отчетности. Далее рассмотрим подобные случаи.

Ошибка в первоначальной форме СЗВ-М

Страхователь подал СЗВ-М вовремя, но после этого обнаружил в ней ошибку. Для исправления он подает уточненную форму, однако это происходит уже позже 15 числа.

Отметим, что чуть более года назад вступила в силу Инструкция по ведению персонифицированного учета, утвержденная приказом Минтруда № 766н. В пункте 39 этого документа говорится о том, что к субъектам, самостоятельно исправившим свои ошибки, санкции не применяются. Тем не менее при проверках более ранних периодов специалисты ПФР нередко в таких ситуациях накладывают штрафы.

Сразу скажем, что в подобных случаях арбитры обычно встают на сторону страхователей. Примерами могут служить постановления АС Дальневосточного округа от 10.04.17 № Ф03-924/2017 и АС Поволжского округа от 17.01.18 № Ф06-28745/2017. Аргумент: поскольку страхователь самостоятельно обнаружил и исправил ошибку до того, как об этом узнали в Фонде, то штраф накладывать неправомерно.

О том же самом сказано и в постановлении АС Северо-Кавказского округа от 20.09.17 № А20-3775/2016. С той лишь разницей, что в нем речь идет о представлении отчетности в электронной форме.

Забытые сотрудники

Бухгалтер подал СЗВ-М своевременно, однако по невнимательности не включил в форму одного сотрудника. Чтобы исправить эту оплошность, была подана дополняющая форма с данными этого работника. Однако уложиться с ее подачей в срок бухгалтер не успел. В результате последовал штраф в сумме 500 рублей.

Если забытый сотрудник всего один или их несколько, это не беда. Но в крупных компаниях такая забывчивость может вылиться в весьма ощутимые проблемы.

Правомерно ли в такой ситуации наложение штрафа? Ведь за рамками срока подачи отчетности сдавалась лишь дополняющая форма, тогда как первичная была подана вовремя. Арбитражная практика неоднозначна, например:

Постановление от 25.12.17 № Ф03-5001/2017. Судьи встали на сторону ПФР. Аргумент такой: в дополняющей в форме сведения о забытых сотрудниках были поданы впервые. В исходной форме они отсутствовали, следовательно сведения о них поступили в фонд с опозданием.
Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 05.10.17 № А78-1989/2017. Суд поддержал страхователя. По его мнению, дополняющая форма СЗВ-М, по сути, является исправлением ошибок исходного отчета. А за это штраф не налагается.

Итак, судебная практика говорит о том, что в подобной ситуации шанс оспорить штраф все-таки есть. Так что если его сумма действительно существенна, стоит обратиться в суд.

Ошибочные данные по нескольким работникам

В следующем примере речь пойдет об оспаривании не самого факта наложения штрафа, а его суммы.

В организации работает 100 человек. СЗВ-М подавалась в последний день срока, однако принята не была. Причина — в отношении трех сотрудников указаны некорректные данные (СНИЛС либо ИНН). Бухгалтеру ничего не остается, кроме как исправить ошибки и подать форму позже 15-го числа. В Фонде посчитали, что отчет подан с нарушением срока, и наложили штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. То есть сумма штрафа составила 50 тыс. рублей.

Страхователь с этим не согласился. По его мнению, штраф должен рассчитываться исходя из количества лиц, в отношении которых в первоначально поданной форме были указаны некорректные данные. При таком расчете штраф должен составить всего 1,5 тыс. рублей. Кто прав?

Опять же, единого мнения арбитров на этот счет нет. Были решения, когда суди принимали сторону Фонда (постановление АС Дальневосточного округа от 21.11.17 № Ф03-4421/2017). Но есть и противоположные исходы разбирательств, например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.08.17 № А27-22235/2016. В нем указано, что отчет с ошибками в отношении отдельных лиц не может считаться несданным в полном объеме. Соответственно, исчислять штраф исходя из общего количества застрахованных лиц неправомерно.

Таким образом, учитывая практику арбитражных судов, шанс на оспаривание подобного штрафа у страхователей имеется. Воспользоваться им или нет — это зависит от масштаба «бедствия».

Какие обстоятельства могут признать смягчающими

Зачастую удается снизить сумму штрафа за несвоевременную сдачу СЗВ-М, если нарушения были допущены страхователем при смягчающих обстоятельствах. И примеров тому в арбитражной практике немало. К таким обстоятельствам могут отнести:

Небольшой период просрочки. В понимании судей это, как правило, не более 16 дней.
Первичность нарушения. Тем, кто прежде подобного не совершал, на первый раз штраф могут прилично скостить.
Отсутствие задолженности по уплате страховых взносов. Если плательщик на хорошем счету, ему могут пойти навстречу и уменьшить сумму санкций.
Технические неполадки: отсутствие связи, электричества, сбои программного обеспечения и так далее. Зачастую штрафы полностью отменяют.
Тяжелые жизненные обстоятельства лиц, от которых в силу должностных обязанностей зависит сдача СЗВ-М.

В следующей таблице приведены примеры смягчающих обстоятельств.

Таблица. Что может смягчить штраф за сдачу СЗВ-М с нарушением срока

Судебное постановление

Смягчающие обстоятельства, учтенные судом

Штраф ПФР (в рублях)

Штраф по решению суда (в рублях)

Постановление АС Западно-Сибирского округа от 10.10.17 № А81-5854/2016

Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 06.09.17 № А78-15400/2016

Постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.03.17 № А27-17653/2016

Постановление АС Уральского округа от 24.05.17 № А76-27244/2016

Постановление АС Волго-Вятского округа от 17.07.17 № А28-11249/2016

Автор: Татьяна Мокеева
Старший бухгалтер по расчету зарплаты

Несмотря на то, что налоговики с 2017 года взяли на себя контроль за пенсионными взносами, организации по-прежнему должны отчитываться и перед ПФР. Речь идет о персональных сведениях по застрахованным лицам. Рассмотрим, какие проблемы могут возникнуть у работодателей в связи со сдачей одной из таких форм — отчета СЗВ-М.

Что такое отчет СЗВ-М и кто должен его сдавать

В 2016 году была поставлена на паузу индексация пенсий для граждан, которые продолжают работать. Если же такой пенсионер принимает решение о завершении трудовой деятельности, то выплаты ему необходимо пересчитать. Обычная персонифицированная отчетность, сдаваемая один раз в год, для сбора такой информации, естественно, не подходит.

Именно по этой причине в 2016 году появился новый ежемесячный отчет — СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном…», постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п). Отчет достаточно прост: кроме сведений об организации он включает в себя ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудников. Речь идет о любых физических лицах, с которыми у работодателя есть действующие договоры, облагаемыми пенсионными взносами. Здесь важно учесть следующее:

Имеются в виду не только трудовые отношения, но и выплаты по договорам ГПХ и т.п.
Важно именно то, чтобы договор действовал в отчетном месяце. Были в это время выплаты или нет — значения не имеет.
Если получатель дохода не подлежит обязательному пенсионному страхованию, то его не нужно включать в отчет. Это относится, например, к иностранным гражданам, кроме тех, которые перечислены в п. 1 ст. 7 закона от 12.12.2001 №167-ФЗ.

Следовательно, СЗВ-М должны обязательно сдавать все юридические лица. Ведь в любой организации, даже если она фактически не работает, есть хотя бы один штатный сотрудник — директор.

Ошибочным является мнение, когда директор компании (он же — единственный учредитель) полагает, что он может не заключать трудовой договор. Сдавать СЗВ-М необходимо и в такой ситуации ( письмо Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).

А вот ИП, адвокаты и нотариусы, которые работают в одиночку, не обязаны отчитываться по этой форме: нулевой отчет СЗВ-М законом не предусмотрен.

Как принимается отчет СЗВ-М в ПФР?

Формат сдачи отчета зависит от количества физических лиц, включенных в него. Если их менее 25, то форму можно сдать «на бумаге». Если же застрахованных лиц больше, то допускается только электронный формат.

Срок сдачи СЗВ-М не зависит от формы — это 15 число месяца, следующего за отчетным. Иногда из-за простоты отчета его сдают раньше, а малые компании — даже в течение отчетного месяца (например, если бухгалтер собирается в отпуск). Но поступать таким образом нужно с осторожностью. Ведь до конца месяца может быть принят новый сотрудник, и тогда получится, что отчет сдан с ошибкой.

Почему ПФР может не принять СЗВ-М?

Наиболее распространенными ошибками при сдаче СЗВ-М «на бумаге» являются:

Отсутствие или некорректность необходимых реквизитов работодателя (ИНН, регистрационный номер ПФР, подпись).
Отсутствие части сведений о сотруднике (нет фамилии или имени, ИНН или СНИЛС).
ФИО и СНИЛС не соответствуют друг другу по данным базы ПФ.

При электронном формате сдачи ошибки могут быть теми же, но к ним добавляется неверное имя или формат файла, либо некорректная электронная подпись.

Ошибки кодируются в зависимости от их «тяжести»:

Эксперты 1C-WiseAdvice советуют:

Если ИНН фактически есть, но его просто забыли включить в форму, ошибку необходимо устранить.

Отчет СЗВ-М приняли частично, что делать?

При исправлении ошибок, выявленных по отдельным сотрудникам, возможны несколько вариантов:

Если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет, то нужно подать по ним отдельную форму с типом «доп».
Если в отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде), то их включают в корректирующий отчет с типом «отмн».
По тем работникам, в отношении которых допущены опечатки, придется подать две уточняющие формы: сначала аннулировать ошибочную запись («отмн»), а затем добавить правильную («доп»).

Как исходную, так и отменяющую/дополняющую отчетность необходимо сдать до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В противном случае будет начислен штраф.

Последствия отказа в принятии отчета СЗВ-М

За нарушение срока сдачи СЗВ-М придется заплатить штраф — 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Такое же наказание предусмотрено и за предоставление ошибочных сведений (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если при проверке отчета выявлены ошибочные данные, а страхователь устранил их за пять раб. дней, то санкции к нему не применяются (п. 39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 № 766н).

В этом же разделе инструкции предусмотрено право страхователя самостоятельно корректировать неверную информацию. Штрафы в таких ситуациях не применяются.

Однако, по мнению ПФ РФ, без штрафа можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в отчете. Если же работодатель «забыл» про кого-то из сотрудников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФ РФ от 28.03.2018 № 19-19/5602).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017).

Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Как без проблем сдать отчеты в ПФ

Часто бухгалтеры легкомысленно относятся к сдаче СЗВ-М, особенно перед уходом в отпуск или увольнением. Ведь эта форма внешне проста и не связана напрямую с бухучетом и начислением налогов.

Однако из-за ошибок в ней компания может серьезно пострадать. Например, если численность сотрудников составляет 100 человек, то при просрочке или сдаче СЗВ-М с искажениями формата организацию оштрафуют на 50 тыс. руб. А для крупных компаний суммы санкций возрастают многократно.

Передав всю рутинную работу с учетом и отчетностью на аутсорсинг, вы можете сосредоточиться на своем бизнесе и не думать о проблемах с Пенсионным фондом и другими контролирующими органами.

Вывод

Все юридические лица, а также ИП с наемными работниками должны ежемесячно сдавать форму СЗВ-М.

Если отчет не принят отделением ПФР, то нужно исправить ошибки в пятидневный срок. Это позволит избежать штрафа.

Если же вы нашли ошибку самостоятельно, то в некоторых случаях, чтобы отбиться от санкций, придется идти в суд.

Читайте также: