Как правильно называется должность секретаря

Опубликовано: 12.03.2025

Профессия секретаря на сегодняшний день одна из наиболее востребованных. Всего несколько лет назад фирме, как правило, был необходим лишь один единственный секретарь. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса.

Сегодня же в одиночку справляться с таким количеством обязанностей в крупных, да и в средних компаниях просто невозможно. Существует много компаний, где один сотрудник выполняет все секретарские обязанности, а в других организациях работает целый отдел секретарей, которыми управляет руководитель секретариата, все зависит от размеров фирмы, а также от специфики ее деятельности.

Мы постарались выделить и классифицировать все существующие секретарские должности в зависимости выполняемых функций и месте сотрудника в структуре организации.

Если допустить, что в компании трудится максимальное число секретарей, то работа отдела секретариата может выглядеть следующим образом.

Штат операторов на телефоне обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. В то же время от клиентов идет поток звонков, потому что фирма дает рекламу в средствах массовой информации. Эти звонки принимает секретарь на телефоне и назначает позвонившим время посещения. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн, который провожает клиентов в специальное помещение. Там внимательный администратор офиса, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то администратор наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть хозяйственный офис-менеджер, он рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров, контролирует функционирование офиса. У каждого руководителя личный секретарь, а у руководителей высшего звена еще и секретари-референты и личные помощники. Для полноты картины можно добавить операторов ПК, заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы, проспекты, буклеты с постоянно обновляющейся информацией, а также секретарей-делопроизводителей, занимающихся ведением документации, осуществляющих учет и архивирование. Всеми секретарскими службами заведует руководитель отдела секретариата.

И это далеко не полный список секретарских должностей, поэтому попробуем объединить наиболее близкие специализации в некие базовые группы, чаще всего встречающиеся на практике, а именно:

телефонный оператор;
секретарь приемной/администратор/ Секретарь на ресепшн;
секретарь отдела;
секретарь-референт;
офис-менеджер/руководитель секретариата;
личный помощник/персональный ассистент.

Оператор на телефоне

Это, пожалуй, самая низкооплачиваемая, но наиболее востребованная позиция из всех офисных служб. Существует масса других названий данной должности, например сотрудник, чаще сотрудница, для работы на телефоне, менеджер для ведения переговоров, диспетчер на телефоне и т. п.

Основная обязанность такого сотрудника является работа с входящими или исходящими звонками. Как правило, работа не связана с непосредственным обслуживанием посетителей или выполнением заданий руководства.
Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой
хорошие коммуникативные навыки, умение располагать к себе в ходе телефонной беседы
способности к технике продаж по телефону

1. Прием звонков на русском и / или иностранных языках:

- звонки от клиентов и заказчиков организации;
- звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией;
- звонки от сотрудников организации, участвующих в производственных циклах.

2. Осуществление продаж по телефону при исходящих звонках, либо при входящих звонках от клиентов.

3. Передача по телефону справочной информации.

4. Отображение в специализированных программах организации результатов приема телефонных звонков:

- Запись информации о клиентах;
- Результаты продаж;
- Рекламные источники обращений звонков;
- и т.д.

Подобная должность существует обычно в крупных компаниях или в компаниях, ориентированных на большой поток клиентов (сервисные, справочные и прочие службы). Перечень требований к этому сотруднику невелик и обычно ограничивается наличием приятного голоса и желания работать.

Секретарь приемной/администратор/Секретарь на ресепшн

Это название происходит от наименования административной стойки reception, за которой расположено рабочее место секретаря. Отсюда самые разные варианты написания и произношения: ресепшн, рецепция, а также название самой профессии ресепшенист. Изначально такие должности, как и сами стойки администратора, существовали только в гостиницах и салонах красоты. Теперь во многих офисах, где ведут активную работу с посетителями, необходим такой человек. Схожие обязанности у диспетчера, дежурного секретаря, секретаря на телефоне и т. д.

Вакансию секретаря приемной открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков, приходит много посетителей. Поэтому на должность секретаря приемной обычно приглашают девушек с хорошими внешними данными.

Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой
знание иностранных языков факультативно
хорошие коммуникативные навыки

1. Прием звонков на русском и / или иностранных языках:

- от клиентов и заказчиков организации
- звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией

2. Встреча и регистрация посетителей на reception

3. Получение писем, факсов, электронной документации
4. Выполняет некоторые другие мелкие поручения руководства. В некоторых случаях ведет статистику, принимает наличность, заполняет формы документов, печатает письма (без самостоятельного составления).
Чаще всего данная должность встречается в иностранных компаниях и российских фирмах, ориентированных на иностранных клиентов. Как правило, одно из основных требований к кандидатам на данную вакансию знание иностранного языка минимум на хорошем разговорном уровне.

Секретарь работающий в составе какого-либо структурного подразделения компании (департамента, отдела, сектора и т.п.), нередко обладающий специальными знаниями, касающимися специфики работы соответствующего структурного подразделения.

Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой

высшее образование желательно либо специальные знания, касающиеся специфики работы соответствующего структурного подразделения
знание иностранных языков для иностранных компаний
хорошие коммуникативные навыки

1. Прием звонков, ответы на стандартные запросы в рамках работы данного структурного подразделения, переадресация звонков на конкретных сотрудников.
2. Встреча посетителей.
3. Покупка канцелярских принадлежностей.
4. Ведение делопроизводства структурного подразделения.
5. Просмотр почты, отбор и структуризация необходимой корреспонденции.

Данная должность встречается только в крупных компаниях имеющих структурные подразделения или множество отделов.

Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам.
Данный секретарь, также как и личный помощник, работает с одним лицом, но это чаще всего вторые лица компании (заместители директоров, вице-президенты, начальники департаментов и отделов и т.п.). Также секретарь-референт может работать и с первым лицом, без выполнения представительских и некоторых других функций личного помощника.

Основные предъявляемые требования:

высшее образование
опыт работы в аналогичной должности от года
исполнительность, ответственность, обучаемость
уверенное пользование компьютером и офисной техникой

1. Самостоятельное составление писем.
2. Контроль исполнения документов и заданий, подведомственного/нных непосредственному руководителю структурного/ых подразделения/й.
3. Составление рабочего графика руководителя.
4. Обзор и подготовка информации для руководителя.
5. Составление аналитических записок и справок для шефа.
6. Подготовка и обеспечение переговоров.

Офис-менеджер - это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на ресепшн. Офис-менеджер вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании). А также часто именно на этого секретаря возлагаются обязанности по организации корпоративных мероприятий, конференций, доставке обедов в офис и т.п.

Основные предъявляемые требования:
высшее образование
уверенное пользование компьютером и офисной техникой
ответственность, энергичность
опыт работы в аналогичной должности от двух лет

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса (организация закупки канцтоваров, доставки воды, контроль за наличием бумаги в принтерах, ксероксах и многое другое).

2. Решение административных вопросов (аренда здания, уборщицы, водители, секретари и многое другое).
3. Внедрение новых форм организации работы.
4. Представительские полномочия (в госорганах и т.п.).
5. Подбор, руководство и обучение подчиненного персонала.
Должность более типична для компаний с большими офисными помещениями.
Руководитель секретариата встречается только в крупных компаниях, со штатом секретарей в офисе не менее 58.

Личный помощник/персональный ассистент

Основные предъявляемые требования:

психологическая совместимость с руководителем
высшее образование
опыт работы в аналогичной должности от двух лет
исполнительность, ответственность, обучаемость, исключительная предупредительность
уверенное пользование компьютером и офисной техникой

1. Координирует действия руководителя.
2. Самостоятельно составляет документы.
3. Готовит материалы для совещаний и переговоров.
4. Готовит аналитические записки и справки.
5. Ведет протоколы совещаний, переговоров, собраний акционеров и совета директоров.
6. Переводит с иностранного языка по мере необходимости.
7. Проводит подготовку командировок руководителя (выбор, заказ гостиницы, билетов на транспорт, такси и т.п.).
8. Подчиняется только своему непосредственному руководителю. В редких случаях его работа может координироваться офис-менеджером.

Уровень заработной платы секретарей, зависит от предъявляемых секретарю требований к знаниям, опыту, навыкам и квалификации. Так же нельзя не учитывать финансовое положение конкретной компании и политику, проводимую ею, в отношении заработных плат своих сотрудников.
На уровень заработных плат секретарей, как правило, влияют следующие факторы:

владение одним или несколькими иностранными языками;
опыт работы на аналогичной позиции;
наличие высшего образования;
специальные навыки необходимые для конкретной должности, а так же знание специальных компьютерных программ;
требования к внешности кандидатов.

Ниже представлена средняя заработная плата по г. Москве секретарей в зависимости от должности и вышеперечисленных факторов, влияющих на уровень заработных плат.

Желая быть современными, отечественные наниматели очень часто заимствуют наименования должностей из зарубежной практики, чаще всего российской. К примеру, в последнее время можно встретить такие новые должности, как «офис-менеджер» или «секретарь-ресепшионист», которых, увы, мы пока не найдем в Едином квалификационном справочнике должностей служащих (далее - ЕКСД).

Между тем российские квалификационные справочники и классификаторы давно носят рекомендательный характер. В то время как белорусское законодательство, а именно п. 3 ч. 2 ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) содержит строго требование о том, что наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утвержденным в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь. В свою очередь, и в п. 1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД), говорится о том, что ЕКСД обязателен к применению в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте).

О неприятных правовых последствиях, которые могут возникнуть в связи с нарушением вышеуказанных требований законодательства, мы писали в предыдущем номере нашего журнала[1] и здесь повторяться не будем. Однако настоятельно советуем: прежде чем вносить должность секретаря в штатное расписание организации и делать в трудовой книжке работника запись о приеме на работу, стоит изначально заглянуть в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-2009), утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125, и убедиться, что такая должность предусмотрена этим документом, а затем уточнить по ЕКСД, соответствуют ли обязанности вашего секретаря той должности, которую вы ему подобрали.

ОКРБ 006-2009 предусмотрено более десятка должностей, в наименовании которых присутствует слово «секретарь». Среди них есть такое, например, как «Секретарь президиума», «Секретарь ученого совета» или «Секретарь судебного заседания». Нас же интересуют те секретари, без которых невозможна работа офиса, канцелярии, приемной руководителя и т.п. Должностные обязанности таких секретарей, а также квалификационные требования к данным должностям изложены в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (с многочисленными изменениями и дополнениями, последнее из которых внесено постановлением от 03.09.2012 № 95).

Секретарь приемной руководителя

ВНИМАНИЕ: изложенная здесь информация несколько устарела, об изменениях см. здесь!

Секретарь приемной руководителя (код должности по ОКРБ 006-2009–24690), пожалуй, самая распространенная секретарская профессия. Однако нельзя не заметить то, что исходя из самого наименования должности для ее введения в штатное расписание необходимо наличие в организации не только руководителя, но и приемной. Правда, насколько это необходимо, мы утверждать не беремся.

принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;
подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;
ведет контрольно-регистрационную картотеку;
обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
копирует документы на персональном ксероксе;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Для качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей секретарь приемной руководителя должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В соответствии с квалификационными требованиями ЕКСД на должность секретаря приемной руководителя может быть назначено лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Секретарь-референт

Должность секретаря-референта (код должности по ОКРБ 006-2009–24692) также относится к категории специалистов, однако ЕКСД предъявляет к ней более высокие требования по сложности функциональных обязанностей и уровню подготовки.

Секретарь-референт в соответствии со своими должностными обязанностями организует работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы); рационально формирует свой справочно-информационный фонд, организует информационное обслуживание руководителя; ведет делопроизводство; подготавливает обзоры печати, комплектует справочные материалы, классифицирует и систематизирует их, ведет тематическое досье; обеспечивает прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам, а также:

контролирует своевременное исполнение документов;
готовит аналитические материалы, краткие справки по отчетам, проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы);
осуществляет работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации;
организует заседания, совещания, ведет и оформляет протоколы, контролирует реализацию их решений;
готовит проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимает участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовит ответы авторам писем;
обеспечивает организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени;
ведет учет и контролирует положение по исполнению поручений руководителя;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Секретарь-референт согласно требованиям ЕКСД должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе; руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений; структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали; правила составления деловых писем; приемы и методы ведения переговоров и протокола; руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала; технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации; 1–2 иностранных, русский и белорусский языки; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы общей социальной психологии, этики, эстетики; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

К должности секретаря-референта ЕКСД предъявляет следующие квалификационные требования: высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы. По данной должности категорирование также не предусмотрено.

Помощник руководителя

В данном контексте будет логичным упомянуть и такую должность, как «помощник руководителя организации» (код должности по ОКРБ 006-2009–24347), которая по своим функциональным обязанностям значительно схожа с секретарской, но отличается от последней более высокой сложностью функциональных обязанностей. Хотя данная должность также относится к категории специалистов, ее часто считают пиком секретарской карьеры.

Согласно ЕКСД помощник руководителя выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя; осуществляет информационно-техническую работу с документами, которые поступают на имя руководителя и выходят за его подписью; подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения; участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и пр., принимает меры по его соблюдению, а также выполняет следующие функции:

осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта и пр.; организацию встреч, совещаний, переговоров и пр.);
сопровождает руководителя в деловых поездках, встречах, специальных приемах и пр.; принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий;
ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результаты встреч, переговоров, совещаний и пр.;
осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, СМИ для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя;
по поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение;
осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю;
получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю;
контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя;
выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению;
выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

Помощник руководителя организации должен знать: нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики; внутреннюю и внешнюю политику организации; профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации; структуру и оборудование современного офиса; принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях; принципы и методы управления; организацию делопроизводства, связей с общественностью, СМИ; основы этики и эстетики; порядок делового общения; порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, организации труда и управления; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Согласно квалификационным требованиям ЕКСД лицо, назначаемое на должность помощника руководителя организации, должно иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы. Категории по данной должности ЕКСД также не предусматривает.

Секретарь. Просто секретарь…

До недавнего времени в справочниках и классификаторах существовала такая должность, как «секретарь-машинистка». В отличие от вышеперечисленных относилась она к категории других служащих (технических исполнителей), поэтому и тарифицировалась значительно ниже.

Пожалуй, не стоит объяснять, почему в последнее время эта должность не пользовалась популярностью и встретить ее было практически невозможно даже в самых захудалых организациях. Не сказать, чтобы оперативно, но законодатель, тем не менее, отреагировал на новые веяния и разделил эту должность на две: секретарь и машинистка. Про последнюю говорить не будем, поскольку она по характеристике своих должностных обязанностей никак не относится к нашей сегодняшней теме.

А вот что касается должности «секретарь» (код по ОКРБ 006-2009–24658), то нужно отметить, что ее появление в ЕКСД вполне оправдано. К слову, применение этой должности будет вполне к месту, когда в организации нет как таковой приемной руководителя и название «секретарь приемной руководителя» вызывает сомнения, о чем говорилось выше. Или как, к примеру, назвать человека, который сидит в приемной заместителя руководителя организации, или в приемной руководителя структурного подразделения? Вот тут как раз и нужен просто секретарь.

Секретарь в соответствии с должностными обязанностями, прописанными в ЕКСД, выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений), в том числе:

собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей;
организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных;
при владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных;
передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники;
принимает документы на подпись руководителю;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений;
осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы;
обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.

ЕКСД установлено, что секретарь должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.

На должность секретаря может назначаться лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Еще раз обратим внимание читателей, что эта должность относится к категории 3 - «Другие служащие» - и она должна тарифицироваться ниже, чем все перечисленные раньше, которые относятся к категории 2 - «Специалисты». Иными словами, «секретарь» на ступеньку ниже, нежели «секретарь приемной руководителя».

Возможно, отечественные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы наименования должностей, отстают от жизни, что вполне естественно, так как нормы права, регулирующие определенные отношения, появляются только после появления самих отношений. Не исключено, что в должностных обязанностях вышеперечисленных профессий не предусмотрены все функции современного секретаря, либо перечисленные функции не соответствуют текущему моменту. Тем не менее при наименовании должностей следует придерживаться требований законодательства о соответствии этих наименований квалификационным справочникам и классификаторам.

Предприятие или офис нуждается в услугах многих специалистов. И в любой организации есть куча мелких обязанностей, которые не поручишь ни бухгалтеру, ни рядовому менеджеру. Именно с этой целью была придумана должность секретаря-референта, или просто секретаря.

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии - secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;

Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;

Работа с документами и текстами выступлений руководителя;

Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;

Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Условия труда секретарей

График работы у секретарей довольно напряженный. По идее – это стандартная пятидневка с двумя выходными днями, но на деле секретарь находится на работе ровно столько, сколько и его руководитель. Секретарю приходится много планировать, отменять и назначать встречи, готовить документы, нередко сопровождать босса в деловых поездках.

В целом же профессия секретаря считается чемпионом по количеству переработок и задач.

Требования к навыкам секретаря

Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:

Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);

Навык слепой печати;

Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;

Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);

Познания в архивном деле;

Знание иностранного языка (преимущественно - английского).

Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.

Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.

Возможен ли карьерный рост для секретарей

Несмотря на обилие обязанностей и тяжесть труда, карьерных перспектив у секретарей не так уж много. Начинают такие работники, как правило, с должности секретаря на ресепшен. То есть принимают звонки, встречают гостей, заказывают канцелярию и носят документы на подпись. Во многих компаниях на этой позиции, собственно, их карьера и заканчивается.

Альтернативный вариант – стать личным помощником руководителя (секретарем-референтом). В крупных компаниях или государственных ведомствах можно дорасти также до начальника секретариата.

Где выучиться на секретаря

Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.

Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.

Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

организационное;
документационное;
информационно-аналитическое.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

требуемый уровень образования;
социальный статус;
престижность профессии;
оплата труда;
перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

специалист;
или руководителям среднего и низшего звена.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Организационное обеспечение деятельности организации

Документационное обеспечение деятельности организации

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности

СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации. Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование. При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения. Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно. Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе. Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность. В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Виды секретарей

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Плюсы и минусы профессии

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

представитель профессии в короткие сроки на практике получает массу новых знаний и навыков;
работник находится у всех на виду, заводит связи, имеет возможность проявить себя;
не обязательно иметь специальность. Можно параллельно получать высшее или профессиональное образование в интересующей области. К моменту выдачи диплома у секретарей уже есть опыт, благодаря чему они способны без проблем сменить должность на профильную;
работа на позиции редко подразумевает тяжелый физический труд, но при этом она требует активности;
выполнять обязанности обычно приходится в комфортном помещении. При правильном планировании рабочего дня у сотрудника нередко остается свободное время, когда можно отдохнуть;
у представителей секретариата достойные зарплаты;
такие сотрудники обычно заводят массу полезных знакомств и выгодных связей, что позволяет им развиваться в профессиональном плане;
профессионалы и новички всегда востребованы. Профильные ресурсы обычно переполнены вакансиями на любой вкус.

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом. На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

Образец должностной инструкции

Образец инструкции (стр. 2)

Образец инструкции (стр. 3)

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.

Где учиться

Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.

Карьера

Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.

Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.

Образец резюме

Образец резюме (стр. 2)

Где работать секретарю

Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.

Зарплата секретаря

На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.

Зарплата на 30.04.2021

Россия
25000—65000 ₽

Москва
30000—65000 ₽

Заключение

Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.

Читайте также: