Как вернуть директору потраченные деньги

Опубликовано: 21.04.2025

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:

Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.

Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.

В течение установленного работодателем количества рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Обратите внимание! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У требование о сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х рабочих дней было отменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.

Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).

Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:

Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.

Продолжение примера 2

Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.

Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:

Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.

Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.

Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:

Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.

Итоги

Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.

Директор внес предоплату за услуги поставщика собственными наличными средствами. Поставщик выдал все документы для учета данной операции: акт, счет-фактуру, ПКО (на юридическое лицо), кассовый чек. Возможности оформить "задним" числом выдачу денежных средств директору под отчет нет. Как отразить данную операцию в бухучете, чтобы минимизировать риски? Стоит оформить договор займа на уплаченную сумму или не стоит? Сумма сделки - 1700 руб.

По мнению автора, договор займа оформлять не стоит. Достаточно будет приложить к расходному кассовому ордеру заявление директора на выдачу денежных средств в возмещение расходов, понесенных при оплате услуги поставщикам.

Дело в том, что ни в одном действующем законодательном акте нет прямого запрета на приобретение сотрудниками организации товаров (работ, услуг), предназначенных для использования организацией в производственных целях, с последующим возмещением организацией понесенных расходов сотрудникам.

Пунктом 14 Порядка ведения кассовых операций на территории Российской Федерации (утвержденного Советом директоров Банка России решением от 22.09.1993 N 40) предусмотрена выдача денег из кассы предприятия по заявлениям. Кроме того, поскольку допускается перерасход денежных средств по авансовому отчету (см. форму авансового отчета), то почему не может быть стопроцентного перерасхода?

Хотя не все так просто, и Ваши опасения небеспочвенны. Налоговые органы нередко рассматривают такие ситуации, как приобретение ТМЦ (услуг) для использования в личных целях приобретателя и доначисляют НДФЛ и ЕСН. Поэтому в таких ситуациях следует особенно внимательно отнестись к документам, оформляющим использование приобретаемых услуг для производственных целей.

В Вашем случае кроме перечисленных документов неплохо было бы иметь еще и договор об оказании услуг, заключенный с Вашей организацией, с условием о предоплате.

Тогда в Вашей ситуации налоговые органы не могут применить свой главный аргумент в споре - отсутствие распоряжения руководителя на приобретение услуги. Руководитель приобрел услугу сам (имеет право, отраженное в Уставе организации).

Кроме того, даже если бы услугу приобрел работник организации, нарушений гражданского законодательства все равно бы не было. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, только если другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку (ст. 183 ГК РФ). Последующее одобрение сделки представляемым создает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Под прямым последующим одобрением сделки представляемым могут пониматься письменное или устное одобрение, конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки (п. 5 информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда от 23.10.2000 N 57). Например, такими действиями могут быть полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, реализация других прав и обязанностей по сделке. Действия работников представляемого по исполнению обязательства исходя из конкретных обстоятельств дела могут свидетельствовать об одобрении при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, либо полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (это уже о директоре).

На тему оплаты ТМЦ из личных средств работника есть Постановление Арбитражного суда г. Москвы от 17.11.2005 N А40-53403/05-141-442, а также Постановление 9-го апелляционного суда (по тому же делу) от 18.01.2006 N 09АП-15823/05-АК, в котором налоговые органы проиграли это дело окончательно. В этих постановлениях сказано:

"Вывод о приобретении товара (услуг) сотрудниками заявителя для собственных нужд налоговым органом был сделан исходя из более ранних дат приобретения товаров (услуг) по сравнению с датами оформления отчетных документов. Без наличия доказательств неиспользования приобретенных товаров (услуг) заявителем в своей деятельности суд признает довод налогового органа, сделанный им в оспариваемом решении, формальным и неправомерным".

К сожалению, другие примеры по этой теме в арбитражной практике (насколько известно автору) не встречались. Вероятно, налогоплательщики не хотят спорить с налоговыми органами и просто не обращаются в арбитраж ввиду незначительности суммы. В бухгалтерском учете необходимо в первую очередь отразить получение услуг на основании акта об их оказании, подписанного

Вашей организацией, и счета с резолюцией директора об оплате проводкой:
Дебет 20 (26, 44) - Кредит 60
- 1700 руб. -признаны расходы на оказанные услуги для производственных целей (предполагаем, что НДС нет, а если он есть, то должен быть выделен в кассовом чеке и отражен на 19 счете в последующем предъявлен к вычету в обычном порядке). После отражения расходов в учете возникает задолженность перед поставщиком.

Поскольку аванс в кассе директор не получал, авансовый отчет, по мнению автора, может не составляться. К заявлению директора о возмещении его расходов по оплате услуги следует приложить приходный ордер и кассовый чек.

Выплачивая деньги из кассы, следует сделать проводку:
Дебет 76 - Кредит 50
- 1700 руб. - выданы из кассы денежные средства работнику в возмещение расходов, понесенных в пользу организации.

В Вашем случае, по мнению автора, нельзя использовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", поскольку подотчетное лицо в этой ситуации отсутствует. Можно в принципе использовать счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", введя дополнительный субсчет для таких операций. При этом следует иметь в виду, что счет 73 не корреспондирует со счетом 60, на котором учтена задолженность Вашей организации перед поставщиком (согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Поэтому для закрытия задолженности необходимо будет сначала учесть выданную сумму на счете 76, а затем на основании бухгалтерской справки сделать проводку по закрытию задолженности перед поставщиком:

Дебет 60 - Кредит 76
- 1700 руб. - отражена оплата счета поставщика услуг через работника организации.
При таком оформлении риски минимальны. Но все же не стоит использовать такую схему приобретения услуг на постоянной основе, чтобы не привлекать излишнее внимание налоговых органов.

А. ВОРОНЦОВА, заместитель генерального директора ЗАО "Консалтинговая группа "Зеркало"

Открывая бизнес, каждый предприниматель задумывается о том, как получит заработанные деньги в личное пользование, какие законные способы существуют, безопасны и оптимальны.

Прежде чем ответить для себя на этот вопрос, каждый бизнесмен должен знать три вещи:

Деньги ООО – это не личные средства предпринимателя! Они принадлежат компании, нельзя просто взять и безосновательно перевести их себе на карту только потому, что вам так хочется. Для этого нужны веские основания.

Деньгами ИП можно свободно распоряжаться, снимать наличные, переводить на карту физического лица все, что остается от предпринимательской деятельности после уплаты всех налогов и страховых взносов.

Будьте осторожны при проведении некоторых типов операций и у ИП и у ООО есть ограничения в соответствии с Законом № 115 ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.2001г и инструкциями Центробанка России, так как можете попасть в межбанковский «черный список»

Читайте нашу статью:

Итак, как легально вывести средства с ООО?

Расскажу о 5 законных, безопасных и относительно безопасных способах. У каждого из них есть достоинства и риски. Что использовать в своей деятельности решать, конечно же вам, но, рекомендую предварительно взвесить все «за» и «против».

1 Способ: Вывод прибыли через дивиденды.

Полная легальность с возможностью установить частоту выплат самостоятельно, прописав это в Уставе.

Возможность отсрочки уплаты НДФЛ с полученного дохода до конца текущего года, в случае если дивиденды выплачены имуществом, а не деньгами.

Достаточно «дорогой способ», можно сказать, что сначала ООО платит налог с полученной прибыли, а затем, при распределении и выплате этой прибыли, с учредителя удерживается НДФЛ 13%.

2 Способ: Выплата заработной платы генеральному директору

Среди руководителей и собственников принято считать, что этот способ самый дорогостоящий и не выгодный. Но это не всегда так и я поясню почему.

Все зависит от системы налогообложения. Прочитайте нижеприведенные тезисы, и вы поймете, что некоторым компаниям этот способ вывода денежных средств весьма выгоден.

Итак, генеральный директор, он же собственник, выплачивает себе заработную плату и премии, в соответствии с внутренним положением об оплате труда или трудовым договором. При применении стандартной тарифной ставки страховых взносов заработная плата облагается 30 % процентами, плюс страхование от несчастных случаев (ставка зависит от ОКВЭД и составляет 0,2%-8,5%). С заработной платы, удерживается НДФЛ по ставке 13%. Считаем и суммируем полученную налоговую нагрузку. Согласно Налоговому Кодексу, расходы на заработную плату и страховые взносы можно учесть при расчете налога на прибыль и налога на УСН. Приведу расчет калькуляции налоговой нагрузки компании при выплате заработной платы при разных системах налогообложения. Данная калькуляция наглядно покажет экономическую выгоду.

Плюсы способа:

Абсолютная легальность, ни у проверяющих из органов, ни у банковского финансового мониторинга вопросов не возникнет.

Затраты на страховые взносы и заработную плату можно учесть при расчете налога на прибыль и при расчете налога на УСН (доходы минус расходы). При применении ставки налога на УСН 6 %, сам налог уменьшается на сумму страховых взносов, но не более чем на 50%.

Этот способ получения денежных средств особенно подходит компаниям, у которых есть регулярный доход и система налогообложения ОСНО или УСН доходы минус расходы. Налоговая нагрузка для ОСНО составляет всего 17,16%

Минусы способа:

Способ не очень подходит компаниям, работающим в убыток, так как страховые взносы и заработную плату необходимо заплатить сейчас, а налоговые выгоды от экономии уплаты налога на прибыль и налога на УСН начнутся только тогда, когда появится доход и необходимо будет платить налог в бюджет.

УСН 6%, патент, ЕНВД данный способ получения денежных средств не подходит, так как велика доля налоговой нагрузки.

3 способ: Осуществление расходов за счет средств компании.

Генеральный директор (учредитель) может использовать денежные средства ООО в рамках перечня законодательно утвержденных расходов по налогу на прибыль и налогу на УСН, а также, в рамках экономически оправданных для компании расходов. Осуществлять такие расходы можно, как напрямую с расчетного счета ООО, так и получая деньги под отчет.

Есть возможность оплатить за счет ООО представительские расходы: чай, кофе, закуски, обеды в ресторанах во время деловых встреч, транспортное обслуживание во время проведения представительских мероприятий.

Возможна оплата расходов на ГСМ, автострахование запчасти, ремонт, мойку собственного автомобиля. Генеральный директор заключает с компанией договор аренды транспортного средства на свой личный автомобиль. Договор должен предусматривать возмещение эксплуатационных расходов за счет арендатора (ООО).

Выплата арендной платы генеральному директору по договору аренды его личного транспортного средства без экипажа. При этом сумма облагается НДФЛ по ставке 13%. Данная выплата не является объектом налогообложения страховыми взносами.

Способ помогает не только законно использовать денежные средства ООО в личных целях, но и снижает налог на прибыль, при условии, что все расходы экономически оправданы, обоснованы и документально подтверждены.

Для проведения представительских расходов необходимо тщательно собрать и оформить пакет документов, что вызывает немалые сложности. Представительские расходы налоговыми службами рассматриваются в особо приближенном порядке, поэтому по документам и оформлению все должно быть идеально.

При списании ГСМ по договору аренды транспортного средства необходимо оформление путевых листов, в которых должно быть подробное указание маршрута транспортного средства. Также, использование автомобиля должно носить производственный характер, и есть определенные трудности и нюансы, связанные с передачей автомобиля в аренду, так как в рабочее время автомобиль используется для нужд работодателя, а в оставшееся находится в распоряжении работника.

Если генеральный директор взял под отчет денежные средства, потратил их и не предоставил в бухгалтерию документы, или произведенные расходы для ООО экономически не целесообразны, то такие денежные средства считаются доходом физического лица и, соответственно, подлежат налогообложению НДФЛ.

4 способ. Выдача займа генеральному директору (учредителю) «ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ»

Компания выдает займ генеральному директору (учредителю) по договору выдачи процентного займа со сроком возврата «до востребования». Процентная ставка по договору должна быть не менее 2/3 от ключевой ставки, установленной Центральным банком России, иначе возникнет необходимость начисления и удержания материальной выгоды от экономии по уплате процентов (ставка НДФЛ по такому доходу, для резидентов составляет 35%). По такому договору займа учредитель должен вернуть деньги в течение 30 дней после того, как компания предъявит требование (п. 1 ст. 810 ГК РФ). Если компания не требует возврат, то долг продолжает «висеть на балансе».

Как вариант данного способа – это вариации со способ номер один, описанным в данной статье. создание взаимных обязательств между компанией и собственником. Для этого, по итогам периода и с частотой, установленной Уставом Общества, начисляются дивиденды и выдается процентный займ «до востребования». При этом дивиденды не выплачиваются, а зачитываются в счет погашения однородных требований.

Необходимо понимать все риски данного способа, так как способ хоть и легальный, но практика неоднозначна.

Данный способ позволяет генеральному директору (учредителю) получать денежные средства и при этом налогооблагаемый доход у физического лица не возникает.

Способ относительно безопасный, только если правильно к нему подойти. Позиция налоговиков в том, что беспроцентные займы, выданные учредителям, возвраты по которым не осуществляются это скрытые дивиденды, несмотря на противоположную позицию судов.

Еще одна позиция налоговиков. При проведении зачета встречных однородных требований между займом выданным учредителем и начисленными дивидендами есть мнимость сделки если суммы и периоды выплаты дивидендов совпадают. Чтобы исключить этот момент можно подстраховаться и выдать займ в период отличный от начисления дивидендов. Это должны быть разные суммы, участник может частично погасить долг и проценты.

Согласно пп. 4 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода определяется как день зачета встречных однородных требований. На основании п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. В данной ситуации в результате прекращения обязательства по выплате дивидендов зачетом встречных однородных требований выплата физическому лицу денежных средств не производится, НДФЛ с дивидендов начисляется, но удерживается только за счет любых доходов, выплачиваемых компанией генеральному директору (собственнику), например, при выплате заработной платы (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).

Согласно Закону 115 ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.2001г, выплата займа учредителю подлежит особому контролю со стороны банка. Банк может приостановить операцию и проверить основания для ее проведения. Поэтому данную операцию рекомендую проводить только с небольшими суммами.

Если вы не возвращаете займ «ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ», не зачитываете встречные однородные требования, то рано или поздно его все-равно придется вернуть, либо списать при прощении долга, при этом возникнут налоговые затраты, которые экономически не выгодны ни компании, ни учредителю.

5 способ. Оплата учредителю вознаграждения работы и услуги

Если учредитель может оказать компании действительно полезные работы и услуги, то это один из лучших способов получения денежных средств с ООО. При приятии решения об использовании этого способа, выгоднее оформить индивидуальное предпринимательство и применить специальный налоговый режим.

Какие работы и услуги, учредитель может оказывать организации:

Сдача в аренду неисключительного права пользования брендом компании

Сдача в аренду сайта компании

Сдача в аренду личного имущества: нежилое помещение, здание, земельный участок, транспорт и т. д

осуществление сборки товаров или их компонентов

осуществление монтажа и (или) установка оборудования

проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ

осуществление функций по ремонту, гарантийному обслуживанию

продвижение на новые рынки товаров (работ, услуг), маркетинг, реклама

хранение товаров

транспортировка товаров

страхование

оказание консультаций, информационное обслуживание

ведение бухгалтерского учета

юридическое обслуживание

предоставление труда работников (персонала)

выполнение агентских функций, посредничество

финансирование, осуществление финансовых операций

осуществление контроля качества

осуществление стратегического управления и осуществление оперативного управления

обучение, повышение квалификации сотрудников

организация сбыта и (или) производства товаров

И т. д, перечень можно продолжать

Использовать услуги ИП учредителя надо обдуманно, взвесив все риски и плюсы.

Этот способ наиболее безопасный для сохранения имущества. Так как оно принадлежит физическому лицу, это ограничивает доступ к нему конкурентов и недобросовестных партнеров.

Договоры и выплаты по услугам экономически обоснованы, и документально подтверждены, что соответствует понятию «расходы для целей налогообложения».

Компания списывает затраты по работам и услугам учредителя на расходы по хозяйственной деятельности, уменьшая тем самым налогооблагаемую базу.

Услуги, оказанные взаимозависимыми лицами, могут быть оценены налоговиками, как искусственное дробление бизнеса с целью получения необоснованной налоговой выгоды. Есть риск, что при совокупном доходе компании и ИП учредителя более 150 млн. руб, налоговики могут сложить доходы, доначислить НДС и налог на прибыль. Следовательно, рекомендую отслеживать такой показатель как совокупный доход по бизнесу в целом.

Признание ООО и ИП учредителя взаимозависимыми дает налоговым органам дополнительные возможности проверять насколько уровень цен, установленный за услуги по сделкам между учредителем и компанией соответствует рыночному уровню по сопоставимым сделкам.

Существует риск признания отношений ИП и ООО трудовыми. В таком случае, проверяющие доначислят НДФЛ и страховые взносы.

Читайте подробнее о рисках признания договора подряда трудовым договором в нашей статье:

Если вы приходите к мнению, что не можете самостоятельно определить все риски, связанные с применением описанных выше способов, вы всегда можете обратиться в нашу компанию для получения налоговой консультации.

Работа с подотчетными лицами обычно начинается с выдачи аванса, но иногда, когда нужно что-то срочно купить (запчасти на простаивающее авто, материалы для ремонта), а пересылка денег затянется, сотрудник сам совершает покупку, а потом идет в бухгалтерию за возмещением.

Собственники-директора тоже порой приобретают что-то для своей организации, а еще можно купить подешевле б/у технику, автотранспорт или другие нужные вещи у «своих». Как оформлять такие траты, удерживать или нет НДФЛ, какие требовать документы – сегодняшняя тема.

Что? Где? Когда?

На самом деле это действительно ключевые вопросы:

Что приобретено?

Где (у кого)?

Когда происходит переход права собственности (и происходит ли вообще)?

Закупить можно материалы, инструменты, основные средства, включая помещения, здания, транспорт, оборудование и т.д. Фирма может не только купить, но и взять имущество в аренду или временно использовать (как ни странно, это разные вещи), а еще просто возместить расходы.

Передающий может быть обычным сотрудником, собственником или подрядчиком (по договору ГПХ). Сочетаний тут невиданное множество. Сформируем список самых распространенных на практике ситуаций, а частные случаи разберем ниже:

Работник приобретает товар для организации за собственные средства.

Имущество временно используется для нужд компании.

Имущество передается во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.

Компенсируются затраты подрядчика в интересах организации.

Имущество полностью переходит во владение организации, оплата производится разом или в рассрочку.

Участник общества, он же, как правило, руководитель, передает безвозмездно организации свое имущество.

А теперь подробнее по каждому пункту, налогообложению и оформлению операций.

Верните деньги!

С таким требованием приходит обычно сотрудник в бухгалтерию, потрясая увесистой пачкой чеков. Он потратил свои деньги и хочет компенсации, но вправе ли бухгалтер вольно распоряжаться средствами организации? Конечно, нет. Правда, и отказать нельзя, пока не выяснены обстоятельства, поэтому для начала блиц-опрос:

Работнику выдавали деньги под отчет? Если да, то, видимо, он израсходовал больше полученной суммы, значит, выясняем, почему вышел перерасход.

Дальше может быть несколько вариантов действий. Пусть заполнит отчет как есть, его передадут начальству, и оно либо санкционирует траты, утвердив отчет, либо потребует объяснительных.

Обратите внимание! Для получения денег положено писать заявление под отчет (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У) с указанием суммы, направления расходов и срока, на который они выдаются. Оно визируется руководителем.

Сразу «выбросить» все некорректные расходы, в т. ч. числе те, которые документально подтверждены не были, или по ним представлены не все документы (есть кассовый чек, но без расшифровки товарных позиций), и составлять уже более корректный авансовый отчет.

Траты были санкционированы непосредственным руководителем или другим должностным лицом, отвечающим за закуп? Да – возвращаемся к первому пункту и следуем тем же путем. Нет – требуем объяснительную, но работник вправе отказаться ее писать и просто представить авансовый отчет. Отказать нельзя, но не факт, что директор одобрит нежданную покупку.

Примеры, когда могут отказать в возмещении расходов:

Куплена запчасть для ремонта, который решено было прекратить или отложить, либо на нее уже сделан заказ от имени организации, о чем работника известили.

Любая несанкционированная покупка, даже если имущество было использовано для нужд организации.

Если расход (перерасход) не был вынужденным, объективным или вызывает сомнения. Товар приобретен за цену гораздо выше обычной. ИП или ООО, чьи данные указаны в документах, отсутствуют в базе ЕГРЮЛ или ЕГРИП (подделка документов).

Имущество не соответствует требуемым параметрам. Электрика отправляют за силовым кабелем для подключения приборов, а он приносит «слаботочный», который организация не применяет и не сможет использовать в дальнейшем. Решать вопрос о компенсации можно в суде.

Все ли подтверждающие документы приложены и правильно оформлены? Не перестаю твердить подотчетникам, что большинство ИП и организаций в 2020 году уже применяют онлайн-кассы, поэтому чек должен быть! И все равно «голые» товарники (порой без подписи, номера и других обязательных реквизитов) регулярно протискиваются в отчет. Ни в бухгалтерском, ни тем более в налоговом учете отразить эти затраты нельзя, значит, и возмещать их сотруднику мы не станем, ведь фактически нет подтверждения, что он действительно потратил деньги.

Итак, с подотчетными лицами все более или менее понятно: решение о принятии расходов остается за руководителем. Причем если бухгалтер не согласен с мнением директора, то имеет право написать служебную записку или попросить дать письменный приказ на принятие затрат, это обезопасит работника бухгалтерии от претензий проверяющих, штрафов и других кар от КоАП.

Все свое ношу с собой

Работодатель не всегда готов предоставить все необходимое для труда, а иногда сами сотрудники хотят пользоваться собственными инструментами или техникой, к примеру, удаленщики. Тогда приходится договариваться, за чей счет банкет, кто оплатит текущие расходы и физический износ.

Компенсации предусмотрены Трудовым кодексом, размер определяется соглашением сторон. Правила заранее требуется прописать в положениях организации, включить в трудовой, коллективный договор или дополнительное соглашение.

Компенсирование относится к выплатам, необлагаемым ни НДФЛ, ни страховыми взносами, при условии что сумма была документально зафиксирована и доказана ее производственная необходимость. ФНС еще желает видеть обоснование расчета суммы. По авто он может включать:

Расчет стоимости среднемесячного расхода ГСМ.

Износ, с учетом среднерыночной цены авто и его срока безопасной эксплуатации, а также ее условий.

Регулярные сервисные услуги (замена масла и фильтров, диагностика и прочее ТО).

Аналогичный подход применяется к компьютеру, мобильному телефону, принтеру, МФУ и другому оборудованию.

Важно! Путевые листы нужны всегда: свой автомобиль у организации, арендуемый – неважно. Без этого документа с вероятностью 100% расходы будут сняты, а компенсации ФНС превратит в облагаемые НДФЛ и взносами начисления.

Бухгалтерские проводки

Д 20, 26, 23, 44 К 73 – начислена компенсация за использование имущества;

Д 73 К 50, 51 – произведена оплата.

Так отражаются затраты по любому имуществу, кроме автомобиля. В БУ проблем с учетом нет, а вот тем, кто применяет ПБУ 18/02, придется учитывать разницы из-за того, что для налогообложения принимается только нормативная часть.

Важно! Имущество должно принадлежать работнику, получающему компенсацию, на праве собственности. Нельзя выплачивать ее третьему лицу.

Аренда

Возвращаемся к третьему пункту списка практических ситуаций. Там указано, что сотрудник предоставляет имущество во временное пользование, сам его не использует или применяет наравне с другими работниками.

Отличие этого случая от рассмотренного выше в том, что, если имуществом пользуются другие, а организация процесс контролирует (рандомно никто за руль не садится и принтер из кабинета в кабинет не таскает), речь уже об аренде. Ее оформить нетрудно, главное, договориться о сумме и сравнить ее с рыночной ценой на аналогичные услуги. Важно обоснование размера арендной платы перед ФНС.

Аренда облагается только НДФЛ, проводки по операциям проводятся через счет 73 или счет 76, в зависимости от учетной политики, затраты относятся на счета учета соответствующих затрат – 20, 26, 44 и т.д.

Возмещение затрат подрядчика

Совсем другое дело, когда компенсировать нужно какое-то имущество или его использование подрядчику (исполнителю) по договору ГПХ. Формально он не сотрудник фирмы и все затраты должен включать в стоимость своих услуг, если иное не указано в договоре. Смущает последняя фраза про «иное», правда? Как учесть такие выплаты, должен ли исполнитель подтвердить свои расходы и облагать ли их налогом и взносами?

Не все затраты стоит возмещать. Рассмотрите только расходы, которые исполнитель несет при производстве работ или оказании услуг для вас, как заказчика, это в основном материалы. Оборудование или технику не получится окупить, ведь они могут применяться и при выполнении других заказов и остаются у подрядчика.

Кстати! Предусмотреть возмещение можно в договоре или дополнительном соглашении к нему, издержки обосновываются документально и компенсируются в действительном размере, т.е. без наценки.

Необходимо разделить размер вознаграждения и возмещения, лучше всего дополнительно установить норматив (например, в проценте к сумме договора). Если соблюсти все правила, не нужно будет облагать оплату НДФЛ и взносами, ведь исполнитель ничего не зарабатывает, а использованные материалы остаются в распоряжении заказчика.

Для ОСНО и УСН подобные расходы рассматриваются в зависимости от сути подрядного договора:

Ремонт, монтаж, реконструкция ОС – на счетах 07, 08, 01.

Обслуживание оборудования – счета 20, 26, 23.

Освоение нового производства – счет 97.

Реклама – счет 44 и т.д.

Отмечу, что на УСН список расходов закрытый и определен статьей 346.16 НК РФ, поэтому нужно прежде заглянуть в него и определить, есть ли там соответствующий пункт.

Нельзя принять к вычету НДС, входящий в стоимость возмещенных материалов – в документах подрядчика значится именно он, а перевыставить их физическое лицо не может.

Продажа

Выкуп имущества у собственника также возможен. Сделка проводится в рамках обычного гражданского законодательства. Заключается договор купли-продажи, в котором особое внимание надо уделить моменту перехода права собственности.

Кстати! ФНС продолжает удерживать такую позицию: нужно применять онлайн-кассу при покупке у физлица товаров. Причем не только исключительных, вроде металлолома, а вообще всех (Письмо Федеральной налоговой службы от 13 апреля 2020 г. № АБ-4-20/6201@).

Вместо договора иногда применяется закупочный акт, к примеру, для мелких вещей (обычно он применяется для закупа у населения). В нем необходимо указать реквизиты:

Наименование товара и его количество.

Цену и сумму.

Место и дату сделки.

ФИО и должность представителя организации.

ФИО, адрес и паспортные данные продавца.

Если имущество требует регистрации, перехода права собственности (автомобиль, недвижимость), необходимо подтвердить право владения и получить согласие супруга на сделку. Последнее не всегда обязательно, но рекомендуется.

Это один из самых выгодных для организации и продавца вариантов. Удерживать НДФЛ не нужно. Работник сам отчитывается за полученный доход, может применить имущественные вычеты.

Обратите внимание! По мнению ФНС и учитывая положения НК, физлицо, бывшее ранее ИП и использовавшее имущество (недвижимость) в предпринимательской деятельности, не вправе применять имущественные вычеты к доходам, полученным от его продажи. Вычет применяется только к жилым помещениям или земельным участкам для индивидуального жилищного строительства. Уменьшить налогооблагаемую базу можно на вычет в размере 250 000 (по прочему имуществу).

Алименты

Отдельный вопрос составляют алименты. Если получатель выплат – алиментщик, на которого организацией получен исполнительный лист, то следует ли удержать средства в пользу взыскателя?

Есть несколько позиций:

С компенсации за использование инструмента удерживать алименты не нужно – пп. 8 «б» пункта 1 статьи 101 Федерального закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

С остальных компенсаций логически проводить удержание не требуется, ведь дохода не возникает, но эту позицию, вероятно, придется организации и сотруднику отстаивать в суде. Есть положительная практика – Постановление Конституционного Суда РФ от 01.02.2019 № 7-П в отношении использованного в рабочих целях авто.

С арендных платежей нужно произвести удержание – пп. «и» пункта 2 Постановления Правительства № 841 от 18.07.1996 (перечень видов доходов для взыскания алиментов).

По доходам от продажи имущества мнения разделились. Юристы считают (их позиция поддерживается судебными решениями), что если продажа носит несистематический характер, т. е. не относится к предпринимательской деятельности, то нельзя удерживать алименты, что вполне справедливо. В то же время приставы пытаются оспорить такой подход. В первую очередь это относится к крупным сделкам: реализация квартиры, дома, автомобиля и т.п.

Незаконное предпринимательство

Если продать товар один раз, то, вероятно, сомнений сделка не вызовет, а вот при систематической реализации – наверняка. Потребуется ли сотруднику зарегистрироваться в качестве ИП? ФНС будет проверять заключенные договора и подписанные закупочные акты, рассматривать совокупность сделок: их регулярность, частоту, виды имущества (возможно, в одном случае проданы остатки стройматериалов, а в другом – гараж).

Помощь собственника

Особняком стоит имущественная помощь со стороны участника общества – руководителя (он может занимать и другую должность). Рекомендуется рассмотреть возможность передачи имущества от собственника.

НК содержит норму, по которой внесение имущества обладателем доли более 50% в организации (пп. 11 пункта 1 статьи 251) не считается доходом, что, конечно, выгодно компании-налогоплательщику. Существует оговорка – имущество нельзя передавать третьим лицам в течение 1 года, иначе льгота теряется. Удобный способ обзавестись оборудованием, транспортом или даже недвижимостью, которые фирма использует для собственного развития.

Генеральный директор предоставил чек от февраля, возмещение планируется сейчас. Имеет ли право ООО возместить ему расходы согласно авансовому отчету задним числом?

Ответ:

В законодательстве нет запретов на использование сотрудником личных средств для оплаты покупок, в которых нуждается организация. Однако в данной ситуации существует налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов. Поэтому для организации важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

В подобных ситуациях необходимо иметь в виду два обстоятельства.

1. Авансовый отчет составляется, когда денежные средства были выданы под отчет заранее (п. 6.3 Указаний Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Выдача аванса должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем. В заявлении должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет подается в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока, затем проверяется и утверждается руководителем.

Следовательно, если сотрудник (в данном случае директор) сначала купил товар, а затем требует возмещения расходов, то оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку его (директора) уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Соответственно, если из кассы не был выдан аванс, то и отчитываться не за что.

Однако сотрудник может использовать личные средства для оплаты покупок, в которых нуждается организация, и имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве нет ни запретов, ни каких-либо ограничений на подобные операции. При этом важно верно оформить документы.

2. Налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов.

Расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений гл. 25 НК РФ, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся.

Избежать налоговых рисков в данной ситуации можно следующим образом:

оформить общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками, например, приказ, в котором указаны лица, должности, которые могут совершать покупки от лица организации;

можно включить пункт в учетную/кадровую политику или политику обращения денежных средств (ЛНА), в котором описать правила документооборота для подобной ситуации, которые организация устанавливает самостоятельно.

При оформлении операции возмещения расходов сотруднику без подотчета может помочь следующее.

Поскольку при покупке товара за собственные средства в рабочих целях сотрудник (генеральный директор) выступает от имени организации, то необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем;

отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т.д.);

приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника .

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Нередко спонтанные покупки для рабочих нужд делаются на небольшие суммы (канцтовары, расходные материалы, оплата мелких хозяйственных услуг). Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Также под пристальное око проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник в данной ситуации, по сути, не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды.

Позиция Минфина РФ подтверждает, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для целей НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).

Читайте также:


Если человек не работал всю жизнь будет ли он получать пенсию

Что должен знать каждый сотрудник компании

Как посчитать страховые взносы ип на усн без работников

Работа дознавателя в полиции в чем заключается

Можно ли работать на двух работах официально в беларуси