Кто должен подавать сведения в пфр кадровик или бухгалтер

Переход на электронные трудовые книжки добавит работодателям обязанность готовить новый ежемесячный отчет в ПФР: форму СЗВ-ТД впервые надо сдать уже в феврале 2020 года. В связи с этим встает резонный вопрос: кто должен готовить и сдавать СЗВ-ТД? Бухгалтерия или все-таки кадровая служба?

Что включается в СЗВ-ТД?

Посмотрим на новый бланк:

Пошаговую инструкцию по заполнению нового СЗВ-ТД смотрите здесь.

Как видим, информация в нем больше «подойдет» отделу кадров. Но, памятуя о том, что и другую персотчетность с кадровыми сведениями чаще заполняют совсем не кадровики, вопрос лучше переформулировать так: не «Кто будет делать СЗВ-ТД?», а «Кто НЕ будет делать СЗВ-ТД?».

Иначе говоря, кто первый спихнет с себя эту «почетную» обязанность — тот и не будет.

Посмотрим, какие аргументы можно привести каждому подразделению в таком споре.

Почему СЗВ-ТД должны сдавать бухгалтеры?

Собственно, потому, почему и всегда: «Онижбухгалтеры». Расшифровать этот краткий тезис можно примерно так:

У бухгалтерии богатый опыт подготовки и сдачи отчетов в различные структуры (ФНС, ПФР и др.), поэтому они будут делать все правильно и в срок.
У бухгалтеров специальные программы, позволяющие им «легко и просто» формировать отчет одним нажатием наманикюренного пальца, а вторым нажатием — отправлять его электронно прямехонько в ПФР.
Пусть будет до кучи: одним отчетом больше — одним меньше: какая уже разница?
У «бухов» больше шансов обнаружить ошибку, вовремя с ней разобраться и сдать правильный отчет (почему — см. пункт 1 аргументов).
У отдела кадров нет ни времени, ни желания возиться с ежемесячной отчетностью в ПФР.

Внимание! Последний аргумент только для «продвинутых» кадровиков, имеющих особо доверительные отношения с руководством.

Почему СЗВ-ТД должны сдавать кадровики?

И опять несколько аргументов. Их меньше, но они весомее.

Во-первых, потому что те данные, которые надо вносить в новую форму, находятся в ведении именно кадровой службы. По сути — раньше была обязанность вести бумажные трудовые книжки сотрудников, а теперь будет обязанность помогать ПФР вести электронные трудовые книжки. И это не бухгалтерская обязанность.

Во-вторых, электронные книжки без бумажного аналога должны заводиться только для тех, кто впервые поступит на работу после 01.01.2020. Все остальные (а их пока будет большинство) вправе попросить вести и бумажный, и электронный вариант книжек. И, скорее всего, попросят. Бумажные трудовые покинут нас еще ох, как нескоро.

А если у работника будут расхождения в данных электронной и бумажной книжек? Если ему понадобится копия бумажной трудовой? Если работнику нужна выписка из нее — куда ему пойти? В кадры, конечно же, не в бухгалтерию.

Бухгалтерия к ведению трудовых книжек имеет достаточно опосредованное отношение (если, конечно, она не «2 в 1» — бухгалтерия + кадры). Поэтому и заполнять СЗВ-ТД не обязана.

И третий хороший аргумент, который сможет магически воздействовать на руководство: передача кадровикам ответственности за форму несложной отчетности — отличный способ повысить дисциплинированность и внимательность этих специалистов. А это фирме только на пользу.

Кстати, не забудьте об ответственности: если по СЗВ-ТД дважды за календарный год допустить нарушение — опоздать с отчетом, не сдать вообще или показать в нем недостоверные сведения, будет штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Что еще можно переложить на кадровую службу?

Если у бухгалтера получится успешно воспользоваться нашими аргументами, советуем попытать счастья дальше: переложить на кадры СЗВ-М. А высший пилотаж — передача ежегодного СЗВ-СТАЖ.

Первый отчет — совершенно точно без труда кадровики смогут заполнить (и заполняют в некоторых организациях). И самый бронебойный аргумент здесь — это СНИЛС. Собирать документы, связанные с работой, — прямая обязанность кадровой службы. И речь идет не только о СНИЛС, но и документах о смене фамилии и др.

Поэтому, если в вашей организации СЗВ-М лежит на плечах бухгалтеров, вполне его можно перевести на кадры по все тем же основаниям: отчет содержит не столько бухгалтерскую, сколько кадровую информацию.

А там и до СЗВ-СТАЖ недалеко! Кто, лучше кадровиков заполнит в ней данные о периоде работы, о кодировке условий труда? И уж только от кадрового специалиста зависит беспроблемное заполнение графы 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица».

Коллеги, а вы как считаете — кто должен заполнять персонифицированные отчеты и как у вас на работе с этим заведено?

Друзья, поддержите нас — подпишитесь на наш блог на Клерке :).

kto_sdaet_szv-td_kadrovik_ili_buhgalter.jpg

В каких случаях подается отчетность СЗВ-ТД

Сведения должны быть переданы в ПФР не позже 15 числа следующего месяца за отчетным. Работодатель заполняет СЗВ-ТД, если:

на работу принят новый сотрудник;
был оформлен постоянный перевод с одной должности на другую;
сотруднику установили новую профессию, специальность или присвоили другую квалификацию;
работник уволился из компании;
вступило в силу постановление суда о лишении права занимать определенную должность или установлен запрет заниматься конкретным видом деятельности;
компания переименовалась;
от сотрудника было получено заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Все данные в отчет включаются на основании кадровых документов предприятия. Образцы заполнения сведений о кадровых мероприятиях вы найдете здесь.

Кто сдает СЗВ-ТД - кадровик или бухгалтер?

Законодательство возлагает ответственность за передачу отчетов на работодателей – компании и ИП с работниками. Руководитель вправе сам выбрать отдел, отвечающий за представление СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, или назначить уполномоченное лицо, которое будет заниматься подготовкой отчетности.

На небольших предприятиях обязанности отдела кадров часто переданы бухгалтерии, поэтому вопроса, кто будет заполнять и сдавать форму, у них нет.

В организациях с большим штатом отчетность в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды отправляет бухгалтерия, а трудовыми книжками и прочими документами, связанными с движением персонала, занимается отдел кадров. Кому же передать обязанности по предоставлению сведений в ПФР?

Почему ответственность за СЗВ-ТД стоит возложить на отдел кадров

Отчет СЗВ-ТД содержит персональные данные сотрудника. Что указывают в форме:

фамилию, имя, отчество застрахованного лица;
дату его рождения;
номер СНИЛС.

Эту информацию получает отдел кадров при приеме на работу нового сотрудника.

В «Сведения о трудовой деятельности» заносятся кадровые события. Какие именно случаи нужно отражать в СЗВ-ТД, было перечислено выше. Прием, перевод, увольнение сотрудников - все это сфера деятельности кадровой службы предприятия.

Кроме того, цель новой отчетности – ведение трудовых книжек в электронном виде. Заполнением бумажных экземпляров трудовых занимается инспектор отдела кадров, поэтому логичное решение - доверить этому же лицу составление электронной формы ТК. Тем более, что обе записи, в ТК и СЗВ-ТД, должны быть идентичны (если сотрудник не выбрал электронную версию документа). Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки от работников тоже поступает в отдел кадров.

Еще одна причина для того, чтобы доверить заполнение СЗВ-ТД кадровой службе - сроки. Со следующего года информацию о приеме и увольнении нужно будет передавать в ПФР не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Кадровику, непосредственно оформляющему такие приказы, гораздо проще оперативно составить нужную форму и отправить ее в Фонд, чем бухгалтеру, занимающемуся совсем другой работой, отследить появление новых приказов по кадрам, своевременно заполнить и передать отчет.

Стоит ли передавать обязанности по представлению СЗВ-ТД бухгалтерии

Финансовой и налоговой отчетностью организации, включая отчеты по страховым взносам, занимается бухгалтерия. Но формы для ПФР не содержат финансовых или стоимостных показателей. Отслеживать и оформлять кадровые изменения – задача кадровика, а не бухгалтера. Иногда ответственность за представление отчета в ПФР, даже при наличии отдела кадров, все равно возлагают на бухгалтерию. Вот список некоторых причин, из-за которых так происходит:

у бухгалтера есть действующая ЭЦП для подписания документов, у кадровика - нет;
у специалистов по кадрам нет доступа к программе отчетности, или выгрузка файла из имеющихся источников не организована;
бухгалтерия чаще отслеживает изменения в законодательстве и обновляет программы;
руководителю удобнее возложить ответственность за передачу отчетности на одного сотрудника, занимающегося отчетами;
бухгалтеру привычнее учитывать сроки подачи различных форм и соблюдать их.

Исходя из практики, если в компании отчеты в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) сдает бухгалтерия, а не кадровики, вероятнее всего, заполнять и отправлять СЗВ-ТД также придется ей.

При выборе лица или отдела, ответственного за представление сведений в ПФР, надо учитывать все обстоятельства и уровень загруженности специалистов. Окончательное решение о СЗВ-ТД, кто сдает форму - кадры или бухгалтерия, принимает руководитель. При необходимости компания вправе назначить другое уполномоченное лицо или отдел, отвечающий за отчетность по трудовой деятельности сотрудников.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Формирование и сдачу отчетов, которые содержат только персонифицированные данные (как, например, СЗВ-М), можно переложить на отдел кадров. Отказ заполнять отчет СЗВ-СТАЖ отдел кадров аргументирует обычно тем, что он содержит не только персонифицированную информацию. Как уладить конфликт между бухгалтерией и отделом кадров?

Как распределить отчеты СЗВ-СТАЖ между отделами компании

Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ похожи, и, если бухгалтерии уже удалось переложить первый и более простой из них на отдел кадров, то можно сделать еще одну попытку. При этом нужно сразу оговорить, что кадровики будут задействованы:

один раз в год (основная нагрузка – ежегодный отчет СЗВ-СТАЖ);
в случаях выдачи отчета СЗВ-СТАЖ увольняемым работникам.

Самый сложный случай – назначение пенсии, при котором формирование отчета СЗВ-СТАЖ не терпит отлагательств, бухгалтерия оставляет за собой. Необходимо подчеркнуть, что указание в отчете СЗВ-СТАЖ типа сведений «Назначение пенсии» – единственный случай, когда нужно заполнять «бухгалтерские» разделы 4 и 5, отражающие сведения:

о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
об уплаченных страховых взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Все остальные разделы содержат информацию, которую вносит в базу отдел кадров.

Дополнительные аргументы в пользу бухгалтерии

Самый очевидный аргумент, который бухгалтерия также активно использует при передаче в отдел кадров того же отчета СЗВ-М, – это СНИЛС.

Бухгалтер никак не может повлиять на его наличие, так как обязанность получения этого важного документа уже давно возложена на самих работников. А собирать необходимые документы с работников – обязанность отдела кадров. И это не только СНИЛС, но и документы о смене фамилии, а в последнее время даже имени и отчества.

В отличие от СЗВ-М, отчет СЗВ-СТАЖ содержит и другие данные, которые целесообразнее заполнять отделу кадров. Например, графы, отражающие:

период работы;
кодировку территориальных и особых условий труда.

И только от отдела кадров зависит отсутствие проблем при заполнении графы «Сведения об увольнении застрахованного лица». Ведь эта графа предусмотрена только в одном случае – дата увольнения пришлась на последний предновогодний день года.

Как соблюсти интересы компании

Разногласия между бухгалтерией и отделом кадров ни в коем случае не должны лихорадить компанию и, тем более, вызывать недовольство руководства. В случаях, если:

конфликтные ситуации неизбежны;
функции отдела кадров возложены на бухгалтерию;
споры о том, кто должен сдавать отчет СЗВ-СТАЖ , привели к штрафу,

целесообразно передать расчет зарплаты на аутсорсинг , поскольку в данном случае сдача отчетности по сотрудникам в фонды, в том числе, в ПФР переходит в руки провайдера бухгалтерских услуг.

Дополнительные бонусы передачи расчета зарплаты на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice:

отчет СЗВ-СТАЖ, как и другие отчеты в ПФР, статистику и налоговую будут отправлены специалистами нашей компании;
финансовые потери из-за ошибок, допущенных нашими специалистами, будут компенсированы клиенту – это предусмотрено полисом страхования профессиональной ответственности (когда отчетность сдается «своими силами», ни штатный бухгалтер, ни кадровик обычно не возмещают компании штрафные санкции).

Отметим, что мы возмещаем штрафы даже в том случае, если договор с клиентом уже расторгнут, но отчетность сдавали мы. На практике нам пока не приходилось прибегать к страховке на участке зарплаты. Причем не только благодаря высокой квалификации наших специалистов, но и за счет основательной автоматизации, позволившей практически исключить действие человеческого фактора.

Как известно, до 2017 года отчет РСВ содержал в себе и данные о начисленных суммах, начисленных взносах и данные о стаже работника. Этот отчет сдавался в ПФР. Формировали и сдавали этот отчет расчетчики.

С 2017 данные о начисленных суммах, начисленных взносах сдаются в налоговую отчетом РСВ или ЕРСВ - еще так его называют.
А вот данные о стажах сдают все также в ПФР - отчет СЗВ-СТАЖ.

Раньше эти данные формировали и сдавали расчетчики - так как и суммы и стажи были в одном отчете.
Теперь же это 2 разных отчета. РСВ расчетчики уже сдали. Теперь очередь за СЗВ-СТАЖ.
И вот вопрос: кто должен делать и сдавать отчет СЗВ-СТАЖ: кадровики или расчетчики?

Как у вас? И вообще, были ли проблемы с определением ответственного за отчет СЗВ-СТАЖ?

Предприятие - большая семья, а посуду в семье моет самый слабый. :)

Так и с этой работой: делает тот, кому не удалось спихнуть ее на другого.

(1) сейчас есть такая штука, как проф. стандарты

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 6 октября 2015 г. N 691н

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО СТАНДАРТА
"СПЕЦИАЛИСТ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ"

там есть, например,
Необходимые знания
Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам

Трудовые действия
Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках

ну и еще чего-нибудь похожего надергать

(4) Спасибо, за информацию,

только на крупных предприятиях есть еще экономисты по труду,
есть ли аналогичный приказ для них?

(6) ваших так называемых экономистов по труду, тоже многие перенесли в службы по управлению персоналом, после выхода профтстандартов
читайте, там много интересного

например, оттуда же

E
Деятельность по организации труда и оплаты персонала
6
Организация труда персонала
Организация оплаты труда персонала
Администрирование процессов и документооборота по вопросам организации труда и оплаты персонала

Понятие кадровик, в привычном понимании, слишком узкое, т.к. в службах по управлению персоналом много чего сейчас, та же охрана труда, оплата труда

Да есть не спорю,а группы доступа никто не отменял, т.е она отображать в стандартном интерфейсе не будет.

А если бы начальство за сдачу этого отчета установило отдельную хорошую доплату то вопрос стоял бы совсем иначе: кто не сдает этот отчет :)

Я думаю учитывая что для заполнения этого отчета нужны исключительно кадровые данные то в общем случае и сдавать его должен отдел кадров. А уже в конкретных организациях возможны отклонения, если недоукомплектована кадровая служба, если компетенция кадровой службы оставляет желать лучшего - всё таки 500 рублей штрафа за ошибки в сведениях по каждому сотруднику, ответственность и собранность кадровика, то есть если вообще просрочить отчет например 600 человек в организации * 500р. штрафа= 300 тысяч рублей штрафа.

(15) Нужно чтобы СЗВ-СТАЖ соответствовала первичным документам. А первичные документы по стажу в кадрах.
А еще СЗВ-СТАЖ должна соответствовать СЗВ-М и Т-2 :)

Сверка всех сданных отчетов между собой тоже важная задача, но это не означает что бухгалтер должен кроме бухгалтерского учета еще и кадровый начинать вести.

(23)
Нужно - это понятно, но поверьте мне - НЕ РЕАЛЬНО.

В
"Постановление Правления Пенсионного фонда России от 11 января 2017 г. N 3п
"Об утверждении формы "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)", формы "Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)", формы "Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)", формы "Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)", порядка их заполнения и формата сведений"

под
"Коды "Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения (периоды, не включаемые в страховой стаж)", используемые при заполнении форм "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)", "Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)", формы "Сведения о заработке (вознаграждении,) доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)""

стоит
"ДЛОТПУСК" - пребывание в оплачиваемом отпуске.
и нет ни слова что только если в месяце нет начислений.

Выдается не ошибка ,а предупреждение - есть две записи ДЛОТПУСК. Бухгалтер ходила на семинар - сказали на это предупреждение не обращать внимание. Отчет принимают.

Письмо для подтверждения подписки отправлено на указанный вами e-mail.

20 мая 2020 09:48

С 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан ведутся в электронном виде.

На телефон регионального контакт – центра поступают вопросы страхователей по представлению сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Отвечаем на самые актуальные из них.

- Как страхователю заполнить форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» для представления ее в ПФР?

Форма, формат и порядок заполнения формы СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

- На кого представляются сведения о трудовой деятельности в ПФР?

Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в орган ПФР на всех зарегистрированных лиц, включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в отношении которых произведены кадровые изменения, а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1ТК РФ.

- Какие кадровые мероприятия необходимо отражать в форме СЗВ-ТД?

В форме СЗВ-ТД указываются: прием на работу (службу), перевод на другую работу, изменение наименования страхователя, установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации, увольнение с работы, лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

- Надо ли представлять сведения о трудовой деятельности работника за периоды до 1 января 2020 года?

При представлении работодателем формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые в неё следует включить сведения о последнем кадровом мероприятии у этого работодателя, содержащем информацию о приеме работника на работу, переводе на другую должность или установлении работнику второй и последующей профессии, специальности, квалификации, по состоянию на 1 января 2020 года.

В случае приема на работу нового работника в форме СЗВ-ТД указывается информация только об этом кадровом мероприятии.

- В какой срок необходимо представлять сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД?

- В случаях приема на работу и увольнения работника - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

В случаях перевода на другую постоянную работу, подачи работником заявления о способе ведения сведений о трудовой деятельности - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления. В эти же сроки представляются сведения и в случае переименования организации.

Если в течение 2020 года в отношении работника будут отсутствовать кадровые мероприятия и им не будет подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде, то по этому работнику работодателю надо будет представить в ПФР сведения о его последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя в срок не позднее 15 февраля 2021 года.

- В каком случае в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» формы СЗВ-ТД указывается значение «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)»?

Мероприятие «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется только в случае, установления работнику разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.д.) непосредственно работодателем.

- Может ли работодатель за один и тот же период представить несколько файлов, содержащих сведения о трудовой деятельности, в целях дополнения поданных сведений?

Может, но не позднее установленного законодательством срока представления сведений СЗВ-ТД (в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

- Следует ли индивидуальным предпринимателям, не имеющим наемных работников, представлять сведения по форме СЗВ-ТД?

Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных работников, сведения по форме СЗВ-ТД не представляют.

- Представляется ли форма СЗВ-ТД на работников, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера?

- Нет, не представляется.

- На кого следует подавать форму СЗВ-ТД в случае переименования организации в 2020 году?

- При изменении наименования страхователя форма СЗВ-ТД подается в отношении всех работников у этого страхователя (кроме тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера).

- Следует ли оформлять трудовую книжку работнику, который принят на работу в 2020 году и до этого момента нигде не работал?

Такому работнику следует оформить трудовую книжку. Если работником будет подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то в трудовую книжку вносится соответствующая запись и книжка выдается работнику на руки.

Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?
Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?
Содержание отчета СЗВ-М
Итоги

Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?

Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.

Причем если на фирме менее 25 человек, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность составляет 25 человек и более, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?

Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.

Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.

ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму. Подробнее о штрафах читайте здесь.

Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.

Например, сотрудник был принят на работу 28 февраля 2020 года. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен. Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС. В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 15-го марта.

См. также:

На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято. И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М. И сможет при получении заветного номера сразу подать форму СЗВ-М с признаком «доп», то есть дополняющую.

Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.

Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?

Форма СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах компании-работодателя. Она утверждена постановлением ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Сдается эта форма в территориальное отделение ПФР до 15-го числа каждого месяца.

Подробнее о сроках сдачи отчетности в нашей статье «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?».

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны сдавать все организации и ИП, которые имеют трудовой договор либо договор ГПХ хотя бы с одним сотрудником, вознаграждения по которому облагаются страховыми взносами.

О том, какие именно выплаты облагаются страховыми взносами, подробно рассказано в статье «Что является объектом обложения страховыми взносами?».

Даже если в ООО числится только директор, с которым заключался трудовой договор, заработная плата которому не начисляется, или директор сам себя отправил в бессрочный отпуск — все равно сдать форму на самого себя необходимо. Такие пояснения приведены в письме от 06.05.2016 № 08-22/6356. Сотрудники, начислений зарплаты по которым не было, также должны быть отражены в данной отчетности.

ВАЖНО! Если у ИП нет работников, то сдавать данный отчет он не обязан!

Для чего это надо? Таким образом ПФР будет контролировать работающих пенсионеров для корректировки ежегодной индексации пенсии.

При формировании данной отчетности есть некоторые нюансы, на которые хотелось бы обратить внимание:

Если в отчетном периоде уже уволенному в прошлом месяце сотруднику вдруг перечислили премию, то в отчет все равно этого человека добавлять не надо, так как договора с ним уже нет.
Подача СЗВ-М не связана с наличием либо отсутствием выплат или начислений. Необходимо только наличие договора с работником. Так что не забудьте указать в форме и сотрудниц, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком.

ВАЖНО! При отсутствии деятельности (все сотрудники отправлены в неоплачиваемый отпуск, например), но при наличии оформленных трудовых отношений СЗВ-М все равно необходимо подавать!

Если в организации работников нет (не заключены договоры) и не ведется деятельность, то отчет можно сдать и без списка застрахованных лиц, это следует из информации на сайте ПФР — там приведены данные о новом модуле проверки, который пропустит четвертый раздел без указанных данных.
Если в компании существуют договоры гражданско-правового характера, выплаты по которым начисляются не каждый месяц, то данные сотрудники все равно должны быть включены в отчет на постоянной основе, пока длится действие договора в соответствии со сроками.

Содержание отчета СЗВ-М

Итак, из чего же состоит отчет и как правильно его сформировать?

Отдельного утвержденного порядка по заполнению и представлению формы не утвердили. Форма достаточно проста, и некоторые указания по заполнению приведены в ней самой.

Во-первых, указываются реквизиты страхователя — регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все поля формы этого раздела являются обязательными к заполнению.

Во-вторых, это отчетный период. Период для представления отчета — месяц, данные можно подать и раньше, запрета на это не установлено. Но необходимо помнить, что если в последние дни месяца после сдачи отчета вы примете на работу нового сотрудника, отчет будет считаться неверным и его придется дополнить.

В-третьих, важно указать тип формы — исходная, отменяющая или дополняющая. Определить тип формы поможет бланк, там прописаны все возможные варианты.

Ну и непосредственно сам раздел сведений о застрахованных лицах. В данном разделе необходимо указать следующие данные:

Фамилия, имя, отчество сотрудника;
СНИЛС (указывается обязательно);
ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Сразу заметим, что закон от 01.05.2016 №136-ФЗ четко определил, что ИНН заполняется только в том случае, если он известен.

В соответствии с пояснениями к разделу 4 формы СЗВ-М, здесь указываются сведения о работниках, с которыми в указанном периоде существуют трудовые или ГП-договоры (на разовое выполнение работ или оказание услуг) либо другие виды контрактов, с выплат по которым перечисляются страховые взносы.

Итоги

Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.

Наше предприятие пытается оштрафовать через Арбитраж местное отделение Пенсионного фонда за несвоевременную подачу сведений за год по работникам. Дело в том, сведения мы подавали своевременно, но нам их неоднократно возвращали из-за ошибок и неточностей, в конце концов мы вышли за сроки и нам влепили штраф, который теперь и пытаются взять. Когда я начал выяснять кто же виноват из наших сотрудников, оказалось, что никто не хочет отвечать. Главбух говорит, что эти данные он не должен составлять, так как они печатаются в достаточно сложной программе и их должен набивать программист, программист, не имея бухгалтерского образования, говорит, что он поэтому и наделал ошибок, что разбирается только в программе, а не в самих сведениях, кадровик, который предоставлял сведения, говорит, что кадры до её вступления в должность вела бухгалтерия, которая и подала ей искаженные данные из-за которых была масса ошибок. В процессе разбирательства бухгалтер вообще заявил, что эти сведения бухгалтерия вообще не должна подавать, она только занимается начислением взносов, а сведения по сотрудников подает кто угодно, кроме бухгалтера. Прав ли он ? И кто в нашем случае больше виноват ?

Кадровик (расчетчик), если такого нет, то бухгалтер или гл.бухгалтер. Но не как не программист, его дело маленькое, поставить программу и посадить на неё кадровика или буха, если они тупы в работе с этой прогой, то оказать им услугу по заполнению этой проги с ИХ слов. В конце концов надо выяснить, кто подавал эти сведения в другом налоговом периоде и когда брался кадровик, вменялось или нет ему в обязанность подавать сведения в ПФР. Лично я думаю, что виноват кадровик.

Где-то в форумах обсуждалось - пенсионный не имеет права штрафовать - в законах не прописано.

Гм, наверное они поэтому и подали в Арбитраж, что оштрафовать прямо не могут. Хотя сейчас все штрафы идут через суд.

Да нет, оштрафовать они могут, они даже ссылочку на Закон дают. А вот что касается ответственного, у нас вместе с отчетами требовали копию приказа по предриятию, в котором четко указано кто отвечает за персонифицированный учет. Сразу все встает на свои места.

Правлением Пенсионного Фонда РФ 21.10.2002г. было принято постановление № 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

В соответствии с п.10 Указа Президента РФ от 23.05.96 № 763 и п.12 «Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», утвержденных Приказом Минюста РФ от 14.07.99 № 217, - нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат обязательной государственной регистрации.

Постановление ПФ РФ зарегистрировано в Минюсте РФ 19.12.2002г. № 4051.

Кроме того, в соответствии с п.1 Указа ПРФ «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента РФ, Правительства РФ и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» от 23.05.96г. № 763, обязательным условием вступления НПА в силу является его официальное опубликование.

Более раннее официальное опубликование Постановления ПФ РФ № 122п от 21.10.2002г. произошло в «Российской газете», в номерах с 20 по 25-й, в период с 01.02.2003г. по 08.02.2003г.

Так как порядок вступления в силу Постановления ПФ РФ № 122п не определен в самом акте, то в соответствии с п.12 Указа Президента РФ от 23.05.96 № 763 и Указом Президента РФ от 20.03.2001 № 318 «О введении государственной регистрации актов, издаваемых Пенсионным Фондом Российской Федерации…», указанное постановление Пенсионного Фонда РФ вступило в силу 19 февраля 2003г., и, следовательно, не может применяться к правоотношениям, возникшим до его вступления в силу.

Таким образом, страхователи не обязаны были представлять сведения о каждом работающем у него застрахованном лице по новым формам (СЗВ-4).

Старые формы (СЗВ-3) не прошли в свое время в установленном порядке государственную регистрацию, и, соответственно, не вступили в силу.

Постановлением Правления ПФ РФ № 122п были одновременно введены формы СЗВ-3 (старая) и формы СЗВ-4 (новая) и вступили в силу одновременно, 19.02.2003г.

Как следствие, страхователи обязаны работать по персонифицированному учету начиная с 2003г.

Все кто ранее подавал хоть какие-либо сведения в Пенсионный фонд нарушали ст. 88 Трудового кодекса РФ.

Работа кадровой службы, как и любой другой, подлежит контролю, а значит, без сдачи отчетности не обойтись. Кадровые отчеты и их виды – тема нашей статьи.

Виды отчетности

Все кадровые отчеты можно разделить на две большие группы: внутренняя отчетность и отчетность внешняя.

Внутренние отчеты предназначены, как правило, для руководства фирмы, управленческого анализа и учета. Это оперативные сведения за период о принятых сотрудниках, уволенных, расчеты текучки кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации; в целом, по подразделениям. В большинстве случаев для таких отчетов используются не унифицированные формы, а принятые в организации и закрепленные в ЛНА.

Внешние отчеты более разнообразны по составу и, как правило, унифицированы. Потребители информации – различные государственные органы, специфика работы которых диктует требуемые от организаций отчетные формы. Влияют на состав отчетности и особенности работы самой фирмы.

Отчеты в течение года

Основные потребители внешней кадровой отчетности – это Росстат, Пенсионный фонд, служба занятости, военкомат. Разберемся, какие формы необходимо им сдавать.

Росстат

Важная форма, содержащая сведения о численности и зарплате сотрудников — № П-4 (приказ Росстата № 404 15/07/19). Порядок предоставления у нее разный:

Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый и предшествующий ему год, оборот более 800 млн руб. – каждый месяц.
Организация, имеющая лицензию на добычу полезных ископаемых, – каждый месяц.
Все новые организации, начавшие свою деятельность в этом или минувшем году, – каждый месяц.
Если средняя численность работников (всех, включая ГПД) не более 15 человек за прошлый год, оборот не более 800 млн руб. – раз в квартал.

Если соблюдаются условия, указанные в предыдущем пункте и организация является потребкооперативом; объединением КФХ; СРО; благотворительной организацией; относится к другой организационно-правовой форме, указанной в прил. 15 к приказу Росстата № 404 от 15/07/19 г. (Указания по заполнению формы П-4), то вместо П-4 каждый квартал они сдают один раз в год форму № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». За 2020 год используется форма, утвержденная приказом Росстата № 412 от 24/07/20. Помимо этого, если организация не входит в сферу малого бизнеса, средняя численность работников (всех, включая ГПД) свыше 15 человек за прошлый год, оборот более 800 млн руб., сдается форма № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» – раз в квартал.

Форма № 1-Т (условия труда) ежегодная. В ней отражаются сведения об условиях труда и компенсациях при работе с вредными, опасными факторами. Как и многие статистические формы, она содержит сведения не только о кадрах, но и о расходах: финансировании средств индивидуальной защиты, гарантиях, компенсациях. Представители малого бизнеса эту форму не сдают. Обязанность предоставления возникает, если речь идет об определенной деятельности, например, сельскохозяйственной, добыче ископаемых, в сфере информации и связи. Список видов деятельности помещен в шапку формы.

Годовая форма № 7 по травматизму, утвержденная пр. № 417 от 21/06/17, сдается всеми юрлицами, кроме микрофирм. Освобождение касается и некоторых видов деятельности, например, страхования, финансов, образовательной сферы. Полный список также содержит шапка документа.

Обратите внимание! Приказ № 404 от 15/07/19 внес значительные изменения в состав и структуру форм статистической отчетности. Введены новые отчетные формы, касающиеся отдельных сфер деятельности: науки, культуры, здравоохранения, образования, соцобслуживания.

Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдается форма СЗВ-М, содержащая сведения о застрахованных лицах. Включаются все сотрудники, в том числе и работающие по ГПД. СЗВ-СТАЖ предоставляется 1 раз в год. Она содержит информацию о стаже всех работников за прошедший год.

Относительно новый отчет — СЗВ-ТД. Его введение в этом году связано с введением электронных трудовых книжек (пост. Правления ПФ РФ № 730п от 25/12/19). По сути, ведение этого документа сведено к заполнению кадровиками указанной формы и передаче ее в ПФР.

Служба занятости

Согласно ФЗ № 181 от 24/11/95 (ст. 21) фирмы, имеющие списочный состав более 35 человек (кроме работающих во вредных условиях), обязаны соблюдать квоты на обеспечение работой инвалидов. Сдается ежемесячный отчет в службу занятости о наличии свободных мест. Форму отчета разрабатывают чиновники службы занятости.

Военкомат

В организациях обязаны вести воинский учет граждан. Если фирма небольшая, менее 500 человек, отдельный сотрудник для выполнения этих функций может не назначаться. Обязанности по ведению воинского учета могут быть поручены кадровой службе.

Каждый год в сентябре (дата законом не установлена) передаются в военкомат списки работников предпризывного возраста: 15, 16 лет, а до 1 ноября – всех работников-мужчин, подлежащих воинскому учету в следующем году.

До конца года сдаются форма № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», форма №18 «Карточка учета организации», содержащая общие сведения об организации и количестве военнообязанных, форма № 19 «Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами на период мобилизации и на военное время». Во избежание недоразумений актуальные формы лучше попросить в военкомате.

Кроме того, необходимо отчитываться в течение двух недель после изменений или получения сведений о нарушении:

о приеме, увольнении военнообязанного;
об изменениях в семейном положении, ФИО, адресе, состоянии здоровья военнообязанного;
об уклоняющихся от воинского учета.

Такая обязанность установлена рядом нормативных актов: ФЗ-61 от 31/05/96 «Об обороне», Методическими рекомендациями Генштаба от 11/07/17, правительственным Постановлением № 719 от 27/11/06 («Положение о воинском учете»).

«Особые» отчеты

Некоторые кадровые отчеты сдаются нерегулярно, либо порядок их предоставления имеет особенности. ФЗ-1032-1 от 19/04/91 «О занятости» (ст. 7.1) дает полномочия региональным властям принимать программы трудоустройства молодежи, устанавливать соответствующие квоты, значит, может возникнуть необходимость отчитываться в администрацию.

Раз в несколько лет Росстат предлагает сдать некоторые отчеты (например, форма № 1-кадры, сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке, сдается раз в 3-4 года и др.). Субъекты малого предпринимательства сдают некоторые формы либо раз в 5 лет, либо по выборке Росстата. Орган статистики обычно уведомляет фирму о необходимости предоставления отчета (ФЗ-209 от 24/07/07 ст. 5).

В МВД отчитываются в течение 3-х дней, если на работу принят иностранец либо уволен. Форма договора — ГПХ или трудовой — не играет роли (приказ № 363 от 04/06/19).

Служба занятости должна быть уведомлена за 2 месяца, если фирма ликвидируется или предстоит сокращение штата. Если ИП прекращает работу, срок 2 недели. О введении режима неполного рабочего времени, приостановке производства также сообщают в службу занятости (ФЗ «О занятости», ст. 25) не позднее 3-х дней после введения режима.

В случае забастовки в организации Росстат потребует заполнить и сдать форму № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы». Форма месячная, действует с начала текущего года.

Административная ответственность

За не вовремя сданные отчеты или за их непредоставление кадровиков могут оштрафовать согласно ст. 13.19 КоАП. От 10 до 20 тыс. рублей – размер первичного штрафа на должностное лицо. Последующее аналогичное нарушение увеличивает его до 30-50 тыс. рублей. На организацию размеры штрафных санкций выше: соответственно, 20-70 тыс. рублей, далее — 100-150 тыс. рублей. Сдача отчетов, содержащих недостоверную информацию, ведет к таким же санкциям.

Читайте также: